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13.4.1 Archive des courriers (Lettres, Emails, Fax)

Par archivage des courriers on désigne la conservation des éléments qui ont permis de les réaliser (dans le but d'éventuellement les rééditer). Ces éléments sont la Date d'expédition du courrier et le Code du Courrier-Type (code qui caractérise le contenu du courrier)
On distingue deux types d'archive très distincts:
. L'Archive des lettres dans le Tableau Archive: Le bouton "Archive" de l'Écran Courrier affiche le Tableau Archive (fond vert) à la place du Tableau Courrier (fond blanc)
Ce Tableau Archive permet de visualiser toutes les lettres qui ont été archivées automatiquement lors de l'impression, avec tous les champs du Tableau Courrier dont la date d'impression.
Plus précisément, la commande d'impression (bouton "Imprimer" + option "Impression") provoque le transfert du "Tableau Courrier" vers le "Tableau Archive" de toutes les lignes validées par "X" en colonne "Archive".
Le tableau archive contient donc également toutes les lettres qui ont été archivées sans avoir été imprimées, avec une date d'impression à blanc.
Notons que ce type d'archive ne concerne que les lettres réalisées dans l'écran courrier avec des document-type interne (à l'exclusion des Emails, des Fax et des courriers réalisés dans l'écran principal avec des documents-types externes).
. L'Archive des courriers (lettres, Emails, fax) dans l'Écran Principal: Il s'agit, pour tous les courriers, sauf les mailings, de la conservation de la date suivie du code (sous la forme "JJ/MM/AA:T") dans les zones archives, généralement nommées zones  "Derniers Courriers" et situées à droite de la zone des correspondants, à côté de la petite zone réservée aux codes de lettres-types. L'archive du courrier ("JJ/MM/AA:T) se place automatiquement sur la ligne du correspondant émetteur du courrier.
Notons que l'on peut effectuer cet archivage des courriers (sous la forme "JJ/MM/AA") dans une autre zone de l'écran principal choisie dans l'écran paramètre dans "zone des lettres expédiées". La zone dernier courrier de la zone des correspondants est alors disponible pour tout autre usage.
Nota: Il peut-être intéressant de définir une zone pour garder trace des lettres expédiées, tout en conservant les zones "Derniers Courriers" pour conserver les Emails et les Fax. Pour cela il suffit de transformer en minuscule la première position de la liste. Cette entrée ne sera alors utilisée que pour les lettres.
Signalons le grand intérêt de cet archivage dans l'écran principal, car il permet d'être en permanence informé de tous les courriers expédiés aux correspondants.
Nota concernant l'archive des Mailings. L'archivage des mailings n'est pas concerné par ce qui précède.
L'archivage des Mailings est exposé en fin du chapitre "Les Mailings" .

 

Nota: Il est possible de modifier et de compléter certains courriers-types avant son impression (cas d'une lettre avec un courrier-type externe) ou avant son expédition (cas d'un Email ou d'un Fax). Dans ce cas, si l'on souhaite conserver ce courrier avec ses modifications spécifiques, il convient de le sauvegarder sous un autre nom (et non pas sous le nom d'origine, ce qui aboutirait à dégrader le document type).