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Annexe 10 Nombre de lignes de Correspondants. Tri des lignes

La fenêtre relative aux lignes de Correspondants (figure ci-dessous), s'affiche par un clic sur la zone de titre "Correspondant (x)" (x désignant le nombre de correspondants, 5 dans le cas de la figure). Cette fenêtre propose les trois fonctions ci-dessous.
 


 

1. Choix du nombre de lignes de Correspondants pour chaque fiche
Comme le montre la figure ci-dessous, il est possible de modifier pour chaque fiche le nombre de Correspondants (de 0 à 5) affichés en cliquant sur le libellé "Correspondants (x)". Lorsqu'il est indiqué 0 le secteur des Correspondants disparaît totalement (y compris le libellé "Correspondants"). Pour le faire réapparaître, il faut cliquer sur le libellé "Entretiens" (à gauche du bouton "Mémo").
Cette possibilité de choisir pour chaque fiche le nombre de lignes de Correspondants est particulièrement utile dans les cas suivants:
. fiches comportant beaucoup de Correspondants; dans ce cas on peut augmenter à 5 le nombre de Correspondants,
. fiches répertoires (sans Correspondant); pour lesquelles on réduira à 0 le nombre de Correspondants afin de disposer d'une zone en texte libre maximum.

Rappelons que l'option de traitement n°25 permet de choisir le nombre de Correspondants par défaut (de 1 à 5). Dans les bases de départ ce nombre est fixé à 4; toutes les fiches ont donc à l'origine 4 Correspondants.
Le nombre de Correspondants affichés pour chaque fiche figure entre parenthèses, à la fin du libellé "Correspondants (x)".


 

2. Optimisation du nombre de lignes de Correspondants pour toutes les fiches
Cette fonction permet de renseigner le nombre de lignes de Correspondants pour toutes les fiches, en fonction, du nombre de Correspondants effectivement renseignés et d'un nombre de lignes disponibles fixes souhaitées (généralement une). Le nombre de lignes de chaque fiche est alors égal au nombre de Correspondants renseignés plus le nombre de lignes vides souhaitées, avec un maximum de 5 lignes.

Cette fonction permet donc d'optimiser le nombre de correspondants d'une base de données avec des fiches comportant un nombre de correspondants variable, de façon à laisser, pour chaque fiche, un certain nombre de lignes vides disponibles ( le plus souvent 1 ou 0).
3. Tri des Correspondants
Le tri s'effectue en ordre croissant des Correspondants.
Il est simple de trier dans un autre ordre en rajoutant provisoirement un N° d'ordre en tête des Correspondants.
Les lignes de Correspondants complètement vides sont supprimées.
Cette fonction permet une réorganisation rapide et fiable des lignes de Correspondants.