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13.1 Les Courriers-types: Création, Modification et Suppression

13.1.1 Généralités sur les Courriers-types,
Les courriers-types sont des modèles de courrier comportant :

. le texte du courrier avec sa présentation ou mise en forme (police, taille, couleur des caractères, ...).
. des champs liés à la fiche courante par l'intermédiaire d'un fichier de liaison généré automatiquement. Il est notamment indispensable d'utiliser des champs pour les zones adresses.
. une en-tête de service (uniquement pour les Emails et les Fax), non visible sur le document expédié. Cette en-tête contient des informations utiles à l'expédition: N° d'Email, de Fax, Objet de l'Email ou du Fax, ...

On distingue 2 sortes de courriers-types différentes par leur utilisation:

. les lettres-types (code lettre majuscule) utilisées pour les lettres et les mailings sur support papier,
. les Emails-types ou les Fax-types (code lettre minuscule).
On distingue également 2 sortes de courriers-types différentes par leur nature:

. les courriers-types internes au logiciel Déclic, définis dans l'écran courrier (bouton "Créer, Modif. Supprim. un courrier-type") à l'aide d'un traitement de texte interne à Déclic. Ces courriers-types internes sont liés directement, par le logiciel, aux fiches correspondantes (c'est à dire à la base de données) par l'intermédiaire des champs.
. les courriers-types externes au logiciel, réalisés avec Word ou Excel (ou éventuellement un autre logiciel similaire) 

Ces courriers-types externes sont liés aux fiches correspondantes par l'intermédiaire des champs définis dans les courriers-types et de documents de liaison générés automatiquement par le logiciel à chaque impression ou expédition de courrier. Les documents de liaison contiennent les valeurs de tous les champs pour les fiches concernées, ce qui permet de renseigner les courriers-types. La liaison entre les courriers-types et les documents de liaison s'effectue par fusion-publipostage, au sens Word ou Excel.

 

13.1.2 Les courriers-types internes. Ils sont créés, supprimés, modifiés dans l'écran courrier (bouton "Créer, Modif. Supprim. un courrier-type") :

. Création: Pour créer un Courrier-type il faut:

. cliquer sur le bouton "Créer Modif." puis sur "Créer un Courrier-type"

. saisir le code (1 ou 2 caractères) suivi d'un espace et du titre (50 caractères maxi), afin que ceux-ci figurent dans la liste des Courriers-types.
Dans le cas d'une Lettre, le 1er caractère du code doit nécessairement être un caractère majuscule.
Dans le cas d'un Email ou d'un Fax, le  1er caractère du code doit nécessairement être un caractère minuscule.
. saisir le Texte du nouveau courrier dans l'écran qui s'affiche, comme indiqué ci-dessous dans "Modification du Texte ...".
Dans le cas d'un Email ou d'un Fax, la 1ère ligne du Texte doit être l'Objet de l'Email ou du Fax.
. sortir par "Enregistrer" afin que la création du courrier soit effective ou "Annuler" pour l'inverse.

. Suppression: Pour supprimer un Courrier-type il faut:
. cliquer sur le bouton "Créer Modif." puis sur "Supprimer un Courrier-type"

. cliquer sur le courrier à supprimer dans la liste proposée.

. Modification: Pour modifierer un Courrier-type il faut:

. cliquer sur le bouton "Créer Modif." puis sur "Modifier un Courrier-type"

. cliquer sur le courrier à modifier dans la liste proposée.

. modifier éventuellement le Titre du courrier, dans la zone du bas de l'écran qui s'affiche.
. modifier le Texte du courrier, comme indiqué ci-dessous dans "Modification du Texte ...".
. sortir par "Enregistrer" afin que la modification du courrier soit effective ou "Annuler" pour l'inverse.
 

Modification du Texte d'un Courrier-type Pour modifier le texte d'un Courrier-type on peut:

. mettre en valeur des zones du texte d'un Courrier-.type, après les avoir sélectionnées, en utilisant les boutons adéquats (gras, italique, souligné, couleur, …)

. introduire des données provenant des fiches Prospects  à l'aide de champs (par ex.: l'Entreprise ou Nom, l'Adresse, ...)
Ces Champs (situés entre < >) sont remplacés au moment de l'édition par les valeurs respectives correspondant à chaque fiche concernée.
Pour choisir les champs, il faut utiliser le bouton "Champs", qui affiche la liste complète des champs. Un clic dans cette liste, place le champ choisi dans le presse-papier. Ce champ peut ainsi être inséré à l'aide du bouton "Coller", à tout endroit du Courrier-type.
Les noms des champs (qui figurent dans la 1ère ligne du tableau de l'écran courrier) sont généralement les titres des zones de la fiche Prospect auxquelles ils correspondent.
Les exceptions sont:
. . Le champ "Date" qui permet d'insérer la date du courrier (chargée automatiquement lors de l'insertion dans le tableau).
. Les champs "Adresse1", "Adresse2", "Adresse3".
. Le Champ "Adresse Ville" combinaison du Code Postal et de la Ville et le champ Ville_Suite (à droite de la Ville).
. Le champ "Code Lettre", code du Courrier-type concerné.
 

Nota 1: Quand il n'est pas connu, le nom du correspondant peut être remplacé par le Libellé "Correspondant Vide" défini dans l'écran paramètres (ex. "Service Achat") . Dans ce cas, il est très important de laisser la civilité en blanc (4ème et dernière option de la liste); la civilité dans le corps du courrier sera "Messieurs".
Nota 2: Le champ "Civil_Adresse" correspond à la civilité du correspondant dans le cas d'une personne physique. Elle doit rester vide dans le cas d'un service (Ex.: "Service Achat") pour éviter "Monsieur Service Achat" dans l'adresse.
Le champ "Civil_Adresse" doit être utilisé dans l'adresse. Par contre, dans le corps du courrier, il faut utiliser le champ "Civil_Texte". Ce champ, calculé par le programme, est égal au champ "Civil_Adresse" si ce dernier n'est pas vide et à "Messieurs" dans le cas contraire.
Nota 3: Le champ "DATE" permet d'insérer la date du courrier (chargée automatiquement lors de l'insertion dans le tableau).
Nota 4: Les champs peuvent être utilisés une ou plusieurs fois, à un endroit quelconque du courrier
Nota 5: Les attributs de police des libellés des champs seront appliqués, à l'édition, à la valeur de ces champs.

 

Remarque: Il n'est pas possible de justifier les lignes (comme avec Word). On peut néanmoins le faire par approximations successives en insérant des blancs (de taille éventuellement réduite). Avec quelques essais, on peut ainsi obtenir une justification parfaite pour les Courriers-types.


13.1.3 Les courriers-types externes. Ces courriers-types externes :

. sont créés suivant les besoins avec Word ou Excel (ou éventuellement un autre logiciel similaire) 

. sont liés par fusion-publipostage, au sens Word ou Excel, au fichier de liaison généré automatiquement par le logiciel à chaque impression ou expédition de courrier.
Le fichier de liaison est un tableau de 2 lignes. La 1ère ligne contient le nom de tous les champs décrits ci-dessus. La seconde ligne contient les valeurs prises par tous ces champs
dans la fiche concernée.
. contiennent des champs, ceux de la 1ère ligne du fichier de liaison.
. contiennent  une en-tête de service éventuelle décrite ci-dessus au §13.1.1.