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13.2.1 Les 3 options du panel "Choix du type de courrier"

Rappelons que pour générer un courrier il faut commencer par cliquer sur la zone courrier du correspondant destinataire (les zones courriers sont situées à l'extrême droite du secteur des correspondants de l'écran principal).
Le clic dans la zone courrier provoque l'ouverture de la liste de choix des courriers-types. La figure ci-dessous correspond à un clic sur la zone courrier du 2ème correspondant .
Il faut ensuite choisir la Lettre-type à utiliser en cliquant dans la liste. La figure ci-dessous correspond au choix de la Lettre-type "D Envoi de Documentation Standard".
La boite de dialogue "Choix du type de courrier" s'ouvre alors et donne le choix entre:

13.2.1.1 Renseigner la zone courrier choisie avec le code sélectionné, pour insérer ultérieurement une ligne dans le tableau de l'écran courrier.
13.2.1.2 Lancer Word (ou le traitement de texte en service) avec la Lettre-type sélectionnée dans le presse-papier.

13.2.1.3 Ouvrir un document Word ou Excel lié à la fiche courante, par l'intermédiaire du fichier de liaison.


 

13.2.1.1 Renseigner la zone courrier choisie avec le code choisi, pour insérer ultérieurement une ligne dans le tableau de l'écran courrier.
L'insertion des lettres dans le tableau de l'écran courrier s'effectue par le bouton "Sélection" de l'écran Courrier, généralement en fin de session, comme décrit à la rubrique "Sélection des Lettres". L'impression ultérieure de ces lettres est décrite dans la rubrique: Impression des Lettres spécifiées dans le tableau de l'Écran Courrier

 

13.2.1.2 Lancer Word (ou le traitement de texte en service) avec la Lettre-type choisie dans le presse-papier.

Dans cette Lettre-type, les champs ont été remplacés par les zones correspondantes de la fiche courante.
Word s'ouvre avec le document vide "Transit.doc" qui, comme son nom l'indique ne sert qu'à coller la Lettre-type du presse-papier et à permettre sa modification éventuelle, son impression, sa sauvegarde sous un nom et à un emplacement approprié.
Le document "Transit.doc" peut, soit être vide, soit contenir une en-tête et un pied de page correspondants à un papier à en-tête.
Les importants avantages de l'Ouverture d'une Lettre-type avec Word à partir de l'écran principal sont:
. la rapidité d'exécution (2 clics + 1 collage)
. la possibilité de modifier le document à son entière convenance (y compris les zones de champs)
. la possibilité de sauvegarder le document, éventuellement modifié, sous un autre nom (pour ne pas altérer Transit.doc)
. la possibilité d'expédier rapidement une télécopie de qualité sous Windows XP ou Vista avec la méthode décrite ci-dessous, à la différence près que le numéro de télécopie n'est pas inséré automatiquement en tête du document et qu'il convient donc de prévoir dans la Lettre-type un champ qui le contienne.
. l'absence de toute autre mise en place que la création d'une Lettre-type, contrairement à l'ouverture d'un document Word ou Excel décrite au paragraphe suivant.
 

13.2.1.3 Ouvrir un document Word ou Excel lié à la fiche courante par l'intermédiaire du fichier de liaison: Liaison.doc (généré automatiquement par le programme)

Lorsque l'on exécute cette troisième option, le programme génère les fichier "Liaison.doc" et "Liaison.xls" (qui contiennent la valeur de tous les champs de la fiche est sont utilisables l'un comme l'autre, au choix) et cherche à ouvrir l'un des 2 documents-types situés dans le répertoire de l'application:

Fusion_baseX.doc, ou   Fusion_baseX.xls,

où "base" est le nom de la base de données et où "X" est le Code Lettre de la Lettre-type choisie.
Ces documents types (Word ou Excel) doivent-être liés par publipostage (au sens Microsoft Office) au document Liaison.doc (jouant le rôle de "source de données") donc à la fiche.

 
Si l'un de ces 2 fichiers existe, il s'ouvre, renseigné avec les champs valorisés par "Liaison.doc" ou "Liaison.xls". Le document peut alors être retouché, imprimé et sauvegardé sous un autre nom, pour ne pas modifier le document-type.

 

Si, ni l'un ni l'autre de ces documents n'existent, le programme ouvre la boîte de dialogue ci-dessous qui propose la création d'un document-type Word de départ lié au document de "Liaison.xls" et contenant déjà les champs relatifs à l'adresse. Il ne reste plus qu'à insérer (éventuellement à l'aide de copier-coller) le texte du courrier, avec éventuellement d'autres champs, et à sauver ce document sans changer son nom: Fusion_BaseX.doc.
 

 

Les avantages importants de l'Ouverture d'un Document Word ou Excel lié au fichier de liaison sont:
. la grande rapidité d'exécution (3 clics)
. la possibilité de modifier le document à sa convenance
. la possibilité de sauvegarder le document, éventuellement modifié, sous un autre nom (pour ne pas altérer le document de fusion)
. la possibilité d'expédier rapidement une télécopie de qualité sous Windows XP ou Vista ou 7 avec la méthode décrite en annexe, à la différence près, que le numéro de télécopie n'est pas inséré automatiquement en tête du document et qu'il convient donc de prévoir dans la Lettre-type un champ qui le contienne.
Le seul inconvénient résulte de la relative complexité de mise en œuvre, en raison de la nécessité de maitriser la fonction publipostage de Microsoft Office.

Signalons, à titre d'exemple, que toutes les factures relatives au logiciel Déclic (factures de location de licence, d'assistance technique, lettres de rappels) sont réalisées automatiquement avec cette méthode.