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Rappelons que pour générer un courrier il faut commencer par
cliquer sur la zone courrier du correspondant destinataire (les zones courriers sont situées à l'extrême droite du secteur des correspondants
de l'écran principal).
Le clic dans la zone courrier provoque l'ouverture de la liste de choix des courriers-types.
La figure ci-dessous correspond à un clic sur la zone courrier du 2ème
correspondant .
Il faut ensuite choisir la Lettre-type à utiliser en cliquant dans la liste.
La figure ci-dessous correspond au choix de la Lettre-type "D Envoi de Documentation Standard".
La boite de dialogue "Choix du type de courrier" s'ouvre alors et donne le choix
entre:
13.2.1.1 Renseigner la zone courrier choisie avec le code
sélectionné,
pour insérer ultérieurement une ligne dans le tableau de l'écran courrier.
13.2.1.2 Lancer Word (ou le traitement de texte en service) avec la
Lettre-type sélectionnée dans le presse-papier.
13.2.1.1 Renseigner la zone courrier choisie avec le code
choisi, pour insérer ultérieurement une ligne dans le tableau de l'écran
courrier.
L'insertion des lettres dans le tableau de l'écran courrier s'effectue par le
bouton "Sélection" de l'écran Courrier, généralement en fin de session,
comme décrit à la rubrique "Sélection des
Lettres".
L'impression ultérieure de ces lettres est décrite dans la rubrique: Impression des Lettres spécifiées dans le tableau de l'Écran Courrier
13.2.1.2 Lancer Word (ou le traitement de texte en service) avec la Lettre-type choisie dans le presse-papier.
Dans cette Lettre-type, les champs ont été remplacés par les zones correspondantes de la fiche courante.
Word s'ouvre avec le document vide "Transit.doc" qui, comme son nom l'indique ne sert qu'à coller la
Lettre-type du presse-papier et à permettre sa modification éventuelle, son impression, sa sauvegarde sous un nom et à un emplacement approprié.
Le document "Transit.doc" peut, soit être vide, soit contenir une en-tête et un pied de page correspondants à un papier à en-tête.
Les importants avantages de l'Ouverture d'une Lettre-type avec Word à partir de l'écran principal sont:
. la rapidité d'exécution (2 clics + 1 collage)
. la possibilité de modifier le document à son entière convenance (y compris les zones de champs)
. la possibilité de sauvegarder le document, éventuellement
modifié, sous un autre nom (pour ne pas altérer Transit.doc)
. la possibilité d'expédier rapidement une télécopie de qualité sous Windows XP
ou Vista avec la méthode décrite ci-dessous, à la différence près que le numéro de télécopie n'est pas inséré automatiquement en tête du document et qu'il convient donc de prévoir dans la
Lettre-type un champ qui le contienne.
. l'absence de toute autre mise en place que la
création d'une Lettre-type,
contrairement à l'ouverture d'un document Word ou Excel décrite au paragraphe
suivant.
13.2.1.3 Ouvrir un document Word ou Excel lié à la fiche courante par l'intermédiaire du document de liaison (généré automatiquement par le programme)
Le programme cherche à ouvrir l'un des 2 documents situés dans le répertoire de l'application:
Fusion_baseX.doc, ou Fusion_baseX.xls,
où "base" est le nom de la base de données et où "X" est le Code Lettre de la Lettre-type choisie.
Si ni l'un ni l'autre de ces documents n'existent, le programme ouvre une boîte de dialogue permettant de choisir un autre document Word ou Excel (extension "doc" ou "xls").
Le document sélectionné automatiquement (Fusion_baseX.doc ou
Fusion_baseX.xls) ou le document choisi, devra être lié au document de liaison base_liaison.xls (ou .doc en fonction de l'option de traitement N°13), afin que
les champs soient remplacés par les zones correspondantes de la fiche courante.
Les importants avantages de l'Ouverture d'un Document Word ou Excel lié au
document de liaison sont:
. la grande rapidité d'exécution (2 clics)
. la possibilité de modifier le document à sa convenance
. la possibilité de sauvegarder le document, éventuellement modifié,
sous un autre nom (pour ne pas altérer le document de fusion)
. la possibilité d'expédier rapidement une télécopie de qualité sous Windows XP
ou Vista avec la méthode décrite en annexe, à la différence près que le numéro de télécopie n'est pas inséré automatiquement en tête du document et qu'il convient donc de prévoir dans la
Lettre-type un champ qui le contienne.
Le principal inconvénient résulte de la relative complexité de mise en
œuvre, en raison de la nécessité de lier les documents utilisés au document
de liaison généré automatiquement par le programme.
Signalons, à titre d'exemple, que toutes les factures relatives au logiciel Déclic (factures de location de licence, d'assistance technique, de logiciels compagnons) sont réalisées automatiquement avec cette méthode.