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14. Les Mailings

La fonction Mailing présente de nombreuses similitudes avec à la fonction Courrier. La plupart des fonctions (impressions, création-modification des courriers types, ...) sont communes.
Les principales différences concernent la sélection des correspondants destinataires qui s'effectue, pour le mailing, en 2 temps (sélection des entreprises et sélection des correspondant) à l'aide de l'écran Mailing ci-dessous.

L'archivage du mailing est également différent de celui des courriers.

14.1 La sélection des fiches (ou entreprises) concernées par le mailing

14.2 La sélection des correspondants à l'intérieur des fiches
14.3 L'Archive d'un Mailing

 

14.1 La sélection des fiches (ou entreprises) concernées par le mailing,

La sélection des Fiches Prospects concernées est la première opération à réaliser lors d'un mailing. Elle s'effectue par l'intermédiaire du repérage par la (ou des) coche(s) sélectionnée(s) sur lécran Mailing.
Rappelons qu'il existe trois modes de repérage possibles:

. le repérage systématique avec les fonctions repérage sur 1 ou 2 critères.

. le repérage par la fonction Recherche (repérage par une ou plusieurs coches des fiches qui satisfont aux critères de recherche).
. le repérage manuel (ou modification manuelle du repérage) à l'aide des coches de couleurs situées en bas de la fiche prospect. Cette possibilité est souvent utilisé pour affiner l'un des repérages systématiques précédemment cités

14.2 La sélection des correspondants à l'intérieur des fiches.

La Sélection des correspondants pour chaque entreprise s'effectue de 2 façons très différentes:
14.2.1 La sélection systématique (ou automatique) de correspondants à l'intérieur des fiches Prospects s'effectue à l'aide du bouton "Sélection" qui affiche l'Écran Mailing qui permet de choisir le type de mailing et de sélectionner:
. Tous les correspondants de chaque fiche,
. Le dernier correspondant de chaque fiche (le dernier correspondant est généralement le plus actif),
. Les correspondants coloriés d'une couleur choisie dans la liste des 7 couleurs disponibles. Il est, par exemple possible de repérer par une couleur le correspondant le plus actif (qui n'est pas obligatoirement le dernier). La couleur prise en compte est celle de la zone correspondant (à droite de la Civilité).
Cette méthode de sélection des correspondants est simple, rapide et très visuelle.
Après repérage par la couleur, les correspondants insérés dans le tableau mailing ont leur Coche Mailing positionnée.
. Les correspondants relatifs à certaines valeurs prises par le contenu de la 3ème colonne (généralement affectée à l'activité du correspondant) ou par le contenu de la 4ème colonne (généralement affectée au service du correspondant).
Cette fonction permet , par exemple, d'adresser un mailing à tous les correspondants (des fiches préalablement repérées) affectés des fonctions "Dir.Commercial" et "Dir.Marketing".
Il faut noter que les valeurs comme "Dir.Marketing" doivent être indiquées (dans la zone de sélection de l'écran Mailing) précisément, au caractère près, les différentes valeurs étant séparées par des "+".
Pour ce faire, la zone concernée (“ Fonction ” en l'occurrence) doit être définie en mode (liste modifiable ou non); le bouton correspondant de l'écran mailing (“ Fonction ” en l'occurrence) permet de choisir les valeurs dans la liste concernée et de les insérer automatiquement dans la zone de sélection.
De façon similaire, le bouton "Tous Sauf " permet, par exemple d'adresser un mailing à tous les correspondants sauf les "P.D.G.", les "D.G" et les "D.G.A".
Les correspondants sélectionnés (insérés dans le tableau mailing) ont leur Coche Mailing positionnée.
. Aucun correspondant ce qui revient à vider l'écran mailing.
14.2.2 La sélection sélective (ou manuelle) de correspondants s'effectue directement dans les fiches avec les coches (pour accéder aux coches il faut passer en Mode Mailing, par un clic sur le bouton "C".
La modification sélective permet de revoir et d'affiner une modification automatique.
Après chaque série de modifications sélectives des correspondants le tableau mailing est reconstitué.
Nota: Cas du Correspondant non indiqué: Lorsque le correspondant n'est pas précisé il est remplacé automatiquement par le texte contenu dans le paramètre "Correspondant Vide" de l'écran paramétrage. Il est ainsi possible de renseigner systématiquement un service, "Direction des Achats" par exemple.

14.3 L'Archive d'un Mailing.

L'Archive d'un Mailing (ou conservation de la trace du Mailing)  peut s'effectuer de 2 façons:

. par l'intermédiaire d'un fichier d'adresses (bouton "Imprimer" + option "Fichier Liste d'Adresses"), fichier auquel il convient de donner un nom caractéristique par ex. : Mailing_Promo_janv_2003.txt,
. par l'insertion dans la zone "Entretiens" de chaque fiche concernée par le Mailing d'un commentaire adéquat, par ex.: "*****Mailing Promotion de Janvier 2003 *****" (bouton "Services" + option "Ajout dans Entretiens").
Nota: Signalons, parallèlement à l'archive des mailings, la possibilité de placer dans toutes les fiches concernées par le mailing, d'une date de rappel (ou d'action) adaptée à un bon suivi du mailing (bouton "Services" + option "Modification Date de Rappel").