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13.3.2 Expédition des Emails et des Fax par l'intermédiaire de Microsoft Word

13.3.2.1 Considérations préalables sur la complexité de la mise en place de cette fonction
Ce mode d'expédition d'Emails par Word, nécessite une mise en œuvre relativement complexe qui suppose une bonne connaissance de Microsoft Word et en particulier de l'utilisation de la fonction "Fusion Publipostage". Pour cette raison, l'assistance téléphonique sur cette mise en place pourra faire l'objet d'une facturation spécifique, en accord avec le client.
Par contre, après son installation, l'utilisation de cette fonction est simple et rapide. De plus elle permet l'expédition d'Emails et de Fax personnalisés d'une très grande qualité de présentation, avec des images, des vidéos, des liens Internet.
 
13.3.2.2 Principe de la fonction
Dans ce mode d'expédition, le contenu du document provient d'un document Word-type externe (et non d'un document-type Déclic interne, défini dans l'écran courrier comme dans le premier mode précédemment décrit). Notons que la présence du document-type Déclic est quand-même indispensable pour faire apparaître le document-type dans la liste de choix des Emails et  Fax-types.

Le lancement de l'expédition s'effectue comme dans le premier mode en double-cliquant sur un Email ou un Fax puis en sélectionnant un Email-type ou un Fax-type dans la liste. Si, dans le cas d'un Email, pour le code choisi, "x" par exemple, existe un document Word Email_Base1x.doc (où Base1 est le nom de la base de données utilisée) le panel de choix du mode d'expédition ci-contre s'affiche. Le document Word-type ( Email_Base1x.doc) doit être lié par fusion publipostage au tableau Word Base1_Liaison.doc.
La situation est analogue pour les Fax (avec des documents Fax_Base...)

Ce tableau Base1_Liaison.doc contient 2 lignes. Une première ligne de champs, constituée de tous les champs du tableau de l'écran courrier. Une seconde ligne, contenant les valeurs de ces champs, pour la fiche en cours c'est à dire la fiche du Prospect destinataire de l'Email. Ce tableau est automatiquement actualisé à chaque courrier avec les champs de la fiche concernée.
La liaison avec ce tableau permettra donc d'introduire dans le document expédié tous les champs souhaités, en premier lieu l'adresse Email ou le N° de Fax d'expédition.


Il est conseillé de placer en début du document Word-type des lignes de service qui contiennent des informations permettant de renseigner avec des couper-coller les zones correspondantes du gestionnaire d'Email ou de Fax. Par exemple :
Email ou Fax (généralement un champ)
Destinataire (généralement un champ)
Annexe(s): Chemin d'une pièce jointe éventuelle (une ou plusieurs ou aucune)
Objet: Objet de l'Email (du texte avec éventuellement des champs)

Le corps du document Word-type (Email ou Fax) pourra contenir .
. des mises en forme adaptées (polices, gras, tailles, couleurs, …)
. des champs
. des images et même des animations
. des liens Internet

Cette fonction permet donc l'expédition rapide d'Emails et de Fax personnalisés d'une très grande qualité de présentation, avec des images, des vidéos, des liens Internet.
L'expédition proprement-dite s'effectue par la fonction spécialisée de Word:
. pour les Emails, la fonction "message électronique"
. pour les Fax par l'impression avec l'imprimante fax
dont l'installation et l'utilisation est décrite en Annexe 13.
 
13.3.2.3 Mise en place de la fonction
qui est constituée principalement de :
. la création des documents Word-type (Email ou Fax)
répondant aux normes exposées ci-dessus dans la description du principe de la méthode, notamment en ce qui concerne les  lignes de service au début du document.

. la liaison de ces documents par fusion-publipostage (au sens Word) au fichier de liaison (Nom-de-la-Base_Liaison.doc) afin de personnaliser le document expédié avec les informations de la fiche concernée (nom, adresse, ...).

Pour effectuer cette liaison, il faut, dans Microsoft Word, cliquer sur "Outils" puis sur "Lettres et Publipostage" pour afficher l'assistant au publipostage. Pour plus de détails consulter l'aide de Microsoft Word.
. l'insertion de champs dans les documents, pour les personnaliser avec les informations du fichier de liaison.
 

Nota: Signalons la possibilité de réaliser une expédition entièrement automatisée  des Emails par Word avec la macro "Email" (insertion automatique de l'Email, de l'objet, des annexes), et ainsi d'éviter les couper-coller manuel. Cette possibilité est exposée dans l'Annexe 14.