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13.3.1 Sélection et Expédition des Emails et des Fax

La sélection des Emails-Fax types s'effectue par un double-clic sur une adresse Email ou un N° de Fax contenu dans l'une des zones de l'écran principal.
Le double-clic provoque l'ouverture de la liste des Emails-types et Fax-types définis comme indiqué au paragraphe Création Modification d'un Courrier-type.(cf. figure ci-dessous)
Après le choix de l'Email-type ou du Fax-type, le gestionnaire d'Email ou de Fax (défini dans l'écran paramètres) s'ouvre. Il convient alors de cliquer sur le bouton "Nouveau message" et de coller le presse-papier dans le contenu du message.
Au début du texte collé, se trouve:
. l'Adresse Email ou le N° de Fax (qu'il faut couper-coller dans la zone adresse),
. l'Objet de l'Email ou du Fax (qu'il faut couper-coller dans la zone objet).
L'Email ou le Fax sont alors prêts pour l'expédition.
Des possibilités complémentaires spécifiques à l'expédition des Emails sont décrites ci-dessous.
L'Archivage d'un Email ou d'un Fax s'effectue par la conservation d'une trace de l'expédition, sous la forme jj/mm/aa:T (date suivie du code), dans l'une des zones "Derniers Courriers" du secteur des correspondants (située à droite du secteur des correspondants). La zone "Derniers Courriers" utilisée pour l'archivage est celle du correspondant concerné (située sur la même ligne) ou celle située sur la dernière ligne visible, si l'Email (ou Fax) ne concerne pas un correspondant en particulier (c'est à dire si l'adresse Email (ou Fax) utilisée n'est pas située dans le secteur  des correspondants).
Pour plus de détails consulter le paragraphe l'Archive des Courriers
Notons qu'il est possible:
. d'insérer dans le texte de l'Email ou du Fax et également dans l'objet, tous les champs (ou zones) de l'écran principal,
. d'enrichir le texte de l'Email ou du Fax (gras, police, couleur, taille de caractère, …). Voir la rubrique relative aux Courriers-types.

. de modifier et compléter l'Email ou le Fax (généré par le document-type) avant l'expédition.



 

Possibilités complémentaires, pour l'expédition des Emails

A partir de la version 2005.5 d'importantes améliorations ont été apportées à l'expédition des Emails-types, améliorations qui fonctionnent parfaitement avec Outlook Express et Outlook et avec les principaux autres gestionnaires d'Emails.

Signalons que l'ancienne méthode (universelle puisqu'elle n'utilise que le presse-papier) décrite ci-dessus est toujours disponible en renseignant avec "G" l'option de traitement N°34.

 


Dorénavant, un clic dans la liste de choix des Emails-types déclenche directement:
. l'ouverture de l'écran "Nouveau Message" du gestionnaire d'Emails par défaut de Windows (Outlook dans le cas de la figure ci-dessus),

. le renseignement de la zone "A..." avec l'adresse Email sur laquelle l'utilisateur vient de double-cliquer,

. le renseignement de l'Objet de l'Email avec la 1ère ligne de l'Email-type,
. le chargement dans le presse-papier du corps de l'Email-type en mode HTML (tout le contenu de l'Email-type moins la 1ère ligne considérée comme l'objet de l'Email).

Rappelons que l'objet comme le corps de l'Email peuvent être personnalisés par des champs de la fiche. Dans la figure ci-dessous "Jean Duval" est un champ

Il suffit de coller le presse-papier à la place du libellé rouge "Coller à la place de ce texte..." pour expédier un Email personnalisé en mode HTML (texte enrichi: gras, italique, polices, couleurs, ...).

Signalons que l'on peut éviter l'insertion du libellé rouge "Coller à la place de ce texte..." (pour ne pas avoir à l'effacer) en plaçant un blanc à la fin de l'objet (1ère ligne de l'Email-type).

On peut également insérer directement le contenu de l'Email en mode texte brut (non enrichi) en plaçant 3 blancs à la fin de l'objet. On obtient ainsi par un seul clic sur l'Email-type choisi, un Email personnalisé prêt à être expédié (cf. figure ci-dessous).