Aide de DÉCLIC Prospection            Sommaire de l'Aide          Index de l'Aide             Accueil du site

3.2 Fermeture de Déclic, Sauvegarde, Copie sur clef USB

Le bouton "FIN" en bas et à gauche de l'écran principal (ou le bouton rouge "X" en haut et à droite) affiche le panneau "Fin du programme, Sauvegarde. Transfert vers USB" qui donne, d'un seul clic, le choix entre 3 possibilités:

3.2.1 Quitter sans sauvegarde externe.
3.2.2 Sauvegarder avant de quitter.

3.2.3 Copier la base sur une clef USB.


 
3.2.1 Quitter sans sauvegarde externe. Il s'agit de la fermeture normale du logiciel. Il est bien précisé que de toutes façons, les données sont systématiquement sauvegardées dans la base de données Déclic.
3.2.2 Sauvegarder avant de quitter. Il s'agit d'une sauvegarde externe, sur un autre disque (ou au moins dans un autre dossier) pour le cas accidentel où la base de données Déclic se trouverait dégradée ou inaccessible.

Pour guider le choix, le nombre de modifications (75 sur la figure) apportées aux fiches depuis la dernière sauvegarde est fourni. Cette information est caractéristique de l'intérêt et de l'opportunité de la sauvegarde; elle permet en effet de bien évaluer les conséquences d'une impossibilité d'accéder à la base de données.
Cette valeur est à comparer au "Seuil" spécifié dans l'écran paramètres (60 dans le cas de la figure). Si elle est supérieur à ce "Seuil" l'option "Sauvegarder avant de quitter" est pré-selectionnée et colorée en rouge pour attirer l'attention de l'opérateur sur l'opportunité de sauvegarder (c'est le cas de la figure).
Dans le cas d'une utilisation en réseau le nombre de modifications de fiches indiqué est bien sûr le nombre cumulé de modifications apportées par tous les utilisateurs.
La sauvegarde s'effectue automatiquement avec Makecab, le compresseur de Windows, dans le dossier spécifié dans la rubrique "Sauve" de l'écran Paramètre, sous le nom: "Base_JJ_MM_AA.cab" ou "Base" est le nom de la Base de données sauvegardée et "JJ_MM_AA" la date du jour.
L'intérêt de cette terminologie pour la sauvegarde est d'éviter l'écrasement des sauvegardes antérieures; de ce fait elle permet des "sauvegardes historiques" dont l'intérêt est décrit ci-dessous.
Si plus d'une sauvegarde sont effectuées dans la même journée, le programme propose de modifier le nom de la sauvegarde.
Le fichier de sauvegarde compressé obtenu, d'extension "CAB", contient les 2 (ou 3) fichiers suivants:
1. la base de données concernée ("Base.mdb" ou "Base est le nom de la base),
2. le petit fichier "bases.txt" (image de l'écran d'accueil) qui peut être facilement reconstitué, mais dont il vaut mieux disposer en cas de réinstallation,
3. la petite base "Commune.dec" si elle est utilisée, c'est à dire si les options de traitement 6 et/ou 7 sont validées.
Rappelons que ces options permettent d'enregistrer les Carnets de Notes (pour l'option 6) et les tables de Tâches (pour l'option 7) dans la base "Commune.dec" afin de rendre ces informations accessibles de toutes les Bases de Données Déclic.
En restaurant ces 2 (ou 3 fichiers), par un clic sur la sauvegarde dans l'Exploreur Windows, on restitue totalement l'état de la Base déclic concerné à la date "JJ/MM/AA" de la sauvegarde utilisée.
Cette sauvegarde est particulièrement fiable car la présence et la conformité du fichier de sauvegarde "Base_JJ_MM_AA.cab" sont contrôlées par le programme. Si ce contrôle est positif, un message confirme le bon déroulement de la sauvegarde et indique la place encore disponible sur le disque de sauvegarde. Cette information est très utile dans le cas d'une "sauvegarde historique" décrite ci-dessous.
Dans le cas contraire, le panneau d'alerte ci-dessous s'affiche indiquant la place disponible, vraisemblablement insuffisante, sur le disque de sauvegarde.
Planifications préconisées pour les sauvegardes
La "sauvegarde historique":
La conservation d'une seule sauvegarde, supposée correcte, des données est notoirement insuffisante, car l'on n'est jamais certain que cette sauvegarde est vraiment correcte. En effet, il se peut toujours que la base sauvegardée ait été dégradé à l'insu de l'utilisateur. Notamment des suppressions non constatées de champs ou des fiches peuvent avoir eu lieu.
La conservation d'un historique des sauvegardes, effectuées à intervalles réguliers est donc indispensable. La plupart de ces sauvegardes pourront être détruite au bout d'un certain temps. Comme le montre les 2 exemples évoqués ci-dessous la planification de l'opération dépend du nombre et de l'importance des mises à jour effectuées sur la base de données, et de la place disponible sur le disque de sauvegarde.
Planification préconisée dans le cas d'une utilisation journalière intensive:
Il s'agit du cas fréquent d'utilisateurs, souvent en réseau, qui travaillent plusieurs heures par jour, voir même à plein temps sur une base de données Déclic. Une sauvegarde journalière sur un disque dur physiquement différent de celui de la base de données (et non une autre partition du même disque) est alors vivement conseillée. Notons que cette sauvegarde dure moins d'une minute.
Au bout d'une semaine, 4 de ces 5 sauvegardes journalières pourront être supprimées si le besoin de place disque se fait sentir. De même au bout d'un mois toutes les sauvegardes hebdomadaires sauf une pourront être supprimées.
Planification préconisée dans le cas d'une utilisation occasionnelle:
Dans le cas d'une utilisation occasionnelle d'une base de données il convient de se fier pour déclancher la "sauvegarde historique" au "nombre de fiches modifiées depuis la dernière sauvegarde" fourni à la fermeture du logiciel.
Certaines de ces sauvegardes historiques pourront être éliminées au cours du temps, en fonction de leur intérêt et de l'espace disque disponible.
3.2.3 Copier la base dans un dossier, par exemple sur une clef USB. Cette 3ème option de l'écran de fin d'utilisation ci-dessus permet la copie de la base Déclic, sous le même nom, dans le dossier (ou répertoire) indiqué dans la zone blanche. Ce dossier est généralement situé sur une clef USB; dans le cas de la figure "h:\Déclic\", le dossier "Déclic" se trouve sur la clef USB "h:". La base située sur cette clef USB peut-être directement utilisée sur un autre ordinateur, notamment un portable. Il s'avère, en effet que l'exploitation d'une base Déclic sur une clef USB est pratiquement aussi rapide que sur disque dur.

Un commercial peut ainsi facilement emporter et exploiter une base de données Déclic lors d'un déplacement. Si personne d'autre n'a utilisé la même base au bureau, il pourra à son retour recopier la base de son ordinateur portable en écrasant celle de l'ordinateur du bureau.

Notons la possibilité, pour renseigner le chemin du dossier dans la zone blanche, de faire un clic droit dans cette zone blanche. L'exploreur de Windows s'ouvre alors, et il suffit, en parcourant l'arborescence, de sélectionner l'un des fichiers du dossier souhaité (n'importe lequel). Un clic sur le bouton "Ouvrir" place alors le chemin choisi (et le chemin seul, sans nom de fichier) dans la zone blanche à renseigner.