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13.2.3 l'Impression des Lettres, Fichiers de Liaison pour fusion-publipostage

Un clic sur le bouton "Impression" déclenche l'ouverture de la boîte de dialogue qui propose les 3 options suivantes:
13.2.3.1 Impression des Lettres du tableau de l'Écran Courrier
13.2.3.2 Création d'un Fichier de Liaison pour Fusion-publipostage éventuelle
13.2.3.3 Choix de l'Imprimante (papier ou télécopie)

 

13.2.3.1 Impression des Lettres du tableau de l'Écran Courrier

Cette fonction imprime (expédie vers le gestionnaire d'impression de Windows), une lettre par ligne du tableau contenant "Oui" dans la zone "Imprime" et archive (transfert vers le tableau archive) les lignes contenant "Oui" dans la zone "Archive".
Pour chaque courrier, la lettre-type utilisée est la lettre-type dont le code est indiqué dans la colonne "Code_Let".
Dans chaque courrier, les champs sont renseignés par les contenus des colonnes correspondantes.

Nota 1: Dans le cas où la civilité indiquée dans la fiche est blanche (cas d'un service, d'une direction), la civilité-adresse est blanche et la civilité-texte est "Messieurs".
Nota 2: Si l'imprimante choisie est un télécopieur, une télécopie est expédiée pour chaque ligne du tableau affichée, en utilisant le numéro de télécopie indiqué dans la fiche. Ce numéro de télécopie doit se trouver, soit dans la zone Télécopie (en haut et à droite), soit sur la ligne du correspondant, dans la zone Téléphone. Dans ce second cas, le numéro ne doit pas contenir de blanc et doit être précédé par "F:".
Pour des raisons de sécurité et afin de pouvoir vérifier le bon acheminement, les télécopies sont expédiées une par une. Pour chacune d'elle le N° de télécopie est placé dans le presse-papier. Il suffit de le coller dans la zone correspondante de la boîte de dialogue affichée par le gestionnaire de télécopie de Windows.

13.2.3.2 Création d'un Fichier de Liaison (ou d'Adresse) pour Fusion-publipostage

Cette fonction :
. crée un fichier de liaison, image du tableau affiché dans les écrans Courrier, Mailing ou Archive.
. propose l'ouverture (éventuelle) d'un document principal de fusion (au sens Microsoft Word).

Si l'option de traitement N°12 est "X", le programme crée le fichier de Liaison Base_Adresses.xls (où Base est le nom de la base utilisée), de format Excel.
Si l'option de traitement N°12 est "W", le programme crée le fichier de Liaison Base_Adresses.doc (où Base est le nom de la base utilisée), de format tableau Word.
Le document principal de fusion (au sens Microsoft Word) doit être un document Word qui doit avoir été préalablement lié au fichier de liaison.
Pour effectuer ce lien, il faut, dans Microsoft Word, cliquer sur "Outils" puis sur "Lettres et Publipostage" pour afficher l'assistant au publipostage. Pour plus de détails consulter l'aide de Microsoft Word.
Ce lien étant établi, il convient d'insérer, dans le document principal de fusion, des champs correspondants aux en-têtes de colonnes du fichier de liaison, c'est à dire aux zones de l'écran principal (puisque le fichier de liaison est une image du tableau courrier).
La fonction publipostage de Word permet alors d'imprimer autant de lettres que de lignes dans le tableau d'adresses, lettres dans lesquelles les champs sont remplacés par les valeurs correspondantes du tableau (donc de la base de données Déclic).
Le fichier de liaison Base_Adresses.xls (ou Base_Adressses.doc) est remplacé à chaque fois. Si l'on souhaite conserver ce fichier de liaison (pour garder trace de l'envoi) il convient de l'enregistrer sous un autre nom.

Nota: Le fichier de Liaison peut éventuellement contenir des lignes avec des "Code_Let" différents qui correspondent à des documents principaux de fusion distincts. Dans ce cas, il convient pour chaque document de fusion, de définir une option de requête (au sens Word) sur le champ "Code_Let" afin de limiter l'impression aux lignes affectées du "Code_Let" concerné.

13.2.3.3 Choix de l'Imprimante (papier ou télécopie)

Cette fonction permet de choisir une imprimante différente de l'imprimante par défaut de Windows.
Il est, en particulier, possible de choisir la Télécopie (qui pour Windows est considérée comme une imprimante).