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Rappel sur
les 3 formats de zones: texte,
numérique, date
1 Les
zones de de format Texte peuvent contenir n'importe quelque texte alpha
numériques. Ce sont le zones les plus couramment utilisées. Dans les bases de
départ, toutes les zones sont de format texte, sauf le N° de fiche et les 3
zones "Date de Mise à Jour", "Date de Mise Rappel", "Date de Mise Création".
Les zones de format Texte se prêtent particulièrement bien à l'utilisation des
Listes (modifiables, non modifiables, à entrées multiples) décrites ci-dessus.
Les zones de texte possèdent une caractéristique, la longueur ou nombre de caractères maximum
Notons que les zones de format Texte peuvent être utilement utilisées pour contenir des nombres ou des dates en utilisant des listes adaptées.
Lorsque les tranches sont judicieusement définies, l'appartenance à une tranche est souvent plus facile à exploiter et plus utile que la valeur précise (numérique ou date).
2 Les
zones de format numérique ne peuvent
contenir que des données strictement numérique entières.
L'intérêt de ces zones est qu'elles sont triées numériquement (12 est supérieur
à 2, contrairement aux zones de texte).
Les 3 principaux inconvénients de ces zones de format numérique sont:
. la difficulté d'utiliser des listes, en raison de l'impossibilité de définir
des tranches (toujours non-numériques). Par exemple, pour saisir l'âge d'une
personne il faut définir une liste avec plus de 100 entrées, en raison de
l'impossibilité de définir des entrées du type ">100 ans" ou "<15 ans"
. l'affichage de message d'erreur au changement de fiche lorsque le contenu de
la zone de format numérique n'est pas strictement numérique et l'impossibilité
de quitter la fiche tant que l'erreur n'est pas corrigée.
. l'impossibilité d'ajouter un commentaire (toujours non-numérique) derrière le
nombre, contrairement aux zones de texte.
En raison de ces 3 inconvénients, il est conseillé de n'utiliser des zones de
format numérique que lorsque l'on ne peut pas faire autrement (obligation de
trier sur la valeur numérique exacte de la zone. L'utilisation de tranches
décrite ci-dessus permet le plus souvent de remplacer avantageusement des zones
de format numérique par des zones de format texte.
Dans les bases de Départ, seul le "N° de fiche" est une zone de format numérique
3 Les
zones de format date ne peuvent contenir
que des dates valides.
L'intérêt de ces zones est qu'elles sont triées comme des dates (01/01/06 est
supérieur 31/12/05, contrairement aux zones de texte).
Les 3 principaux inconvénients de ces zones de format date, très similaires aux
inconvénients des zones de format numérique, sont:
. la difficulté d'utiliser des listes, en raison de l'impossibilité de définir
des tranches (toujours non-numériques).
. l'affichage de message d'erreur au changement de fiche lorsque le contenu de
la zone de format date ne contient pas une date valide et l'impossibilité de
quitter la fiche tant que l'erreur n'est pas corrigée.
. l'impossibilité d'ajouter un commentaire (toujours de format non-date)
derrière la date, contrairement aux zones de texte.
En raison de ces 3 inconvénients, il est conseillé de n'utiliser des zones de
format date que lorsque l'on ne peut pas faire autrement (obligation de trier
sur la valeur date exacte de la zone). L'utilisation de tranches décrite
ci-dessus permet le plus souvent de remplacer avantageusement des zones de
format date par des zones de format texte.
Dans les bases de départ, seul les 3 zones "Date de Mise à Jour", "Date de Mise
Rappel", "Date de Mise Création" sont des zones dates.
La fonction permettant de changer le format dune zone
Cette
fonction a été crée pour permettre de très facilement changer le format d'une
zone de l'écran principal en conservant le maximum des données relatives à cette
zone dans la base de données.
Néanmoins, dans le cas de changement de format Texte vers Numérique ou Texte
vers Date, les données qui ne peuvent pas être interprétées respectivement comme
un nombre ou une date sont perdues. Le programme indique le nombre de valeurs
correctement converties sur le nombre total de valeurs.
Par contre, dans le cas de changement vers le format Texte, il n'y à pas de
perte d'information à condition que la longueur (en nombre de caractères)
choisie soit suffisante.
L'utilitaire permet également de modifier la longueur d'une zone de format
Texte.
Si la nouvelle longueur choisie est supérieure à l'ancienne (ce qui est
généralement le cas) il n'y a pas de perte d'informations. Dans le cas
contraires certaines données peuvent être tronquées à la nouvelle longueur. Le
programme indique le nombre de valeurs tronquées sur le nombre total de valeurs.
Pour accéder à cette nouvelle fonction il faut utiliser les boutons "Outils" + "Fonctions Spéciales" + "Structuration des Informations" + "Format des zones de l'écran principal".
Un clic dans la zone "Zone à formater" (figure ci-dessus) affiche la liste des zones dont le formatage est possible (pratiquement toutes les zones de l'écran principal, sauf le "N° de fiche", les 3 zones "Date de Mise à Jour", "Date de Mise Rappel", "Date de Mise Création", la zone "Compte rendu" et les zones du Mémo).
A la fin de l'utilisation de la fonction, si des modifications de format ont été effectuées, l'application Déclic est fermée. Il convient alors de relancer la bases de données concernée pour que les modifications de format soient prises en compte.
Nota; Rappelons que l'ancien utilitaire "Services Déclic" (qui se lance par un clic droit sur le bouton
"Plan d'accès" de l'écran d'accueil) permet d'effectuer, de façon très
intuitive, les principales opérations sur les bases de données Access 7
utilisées par le logiciel Déclic:
. Création suppression de Base de Données,
. Création suppression de Tables,
. Affichage et modification du contenu d'une Table,
. Création suppression de Champs,
. Modification du format d'un champ (Texte, Numérique, Date)
. Modification de la longueur d'un champ texte.
(ces 2 dernières opérations s'effectuent avec le minimum de perte de contenu pour le champ concerné).
L'utilitaire "Services Déclic" permet également l'importation d'un tableau Excel
dans une table Déclic. Il convient de procéder de la façon suivante:
1.
Avec Excel enregistrer le tableau sous le Type « Texte, séparateur
tabulation »
2.
Noter le nom Access de la table dans laquelle on veut importer en
affichant cette table dans l’écran Outils et en faisant un clic droit sur le nom
Déclic de la table (en bas et au centre de l’écran)
3. Dans l’écran
d’Accueil de Déclic, faire un clic droit sur le bouton « Didacticiels » qui
devient rouge et se transforme en « Dépannage ». Faire un clic gauche sur
« Dépannage ».
4. Dans l’écran
« Services Déclic » choisir « Outils pour B.de D.» puis cliquer sur le bouton
« Importation » (en bas et à droite), puis suivre les instructions.