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Annexe 7 Format des zones (texte, numérique, date). Modification du format des zones

 

1. Rappel sur les 3 formats de zones de données: Texte, Numérique et Date.
2. La fonction spéciale permettant de changer le format d'une zone.
3. L'utilitaire "Services Déclic". Outils pour Base de Données Access 7.

 

1. Rappel sur les 3 formats de zones de données: Texte, Numérique, Date.
1 L
es zones de format Texte peuvent contenir n'importe quelque texte alpha numérique. Ce sont les zones les plus couramment utilisées. Dans les bases de départ, toutes les zones sont de format Texte, sauf le N° de fiche et les 3 zones "Date de Mise à Jour", "Date de Rappel", "Date de Création".
Les zones de format Texte se prêtent particulièrement bien à l'utilisation des Listes (modifiables, non modifiables, à entrées multiples) décrites ci-dessus.

Les zones de texte possèdent une caractéristique: la longueur ou nombre de caractères maximum.

Notons que les zones de format Texte peuvent être utilisées pour contenir des nombres ou des dates en définissant des tranches adaptées.

Lorsque les tranches sont judicieusement définies, l'appartenance à une tranche est souvent plus facile à exploiter et plus utile que la valeur précise (numérique ou date).

Exemple de tranches (5 tranches numérotées) pour l'âge d'une personne:

1 moins de 20 ans, 2 de 20 à 30 ans, 3 de 31 à 55 ans, 4 de 56 à 65 ans, 5 plus de 65 ans
Une liste à 5 entrées, correspondant à chacune de ces 5 tranches, facilite et fiabilise la saisie.
Le numéro en première position de chaque tranche permet un tri croissant sur l'âge.
2 Les zones de format Numérique ne peuvent contenir que des données strictement numériques entières.
L'intérêt de ces zones est qu'elles peuvent être triées numériquement (12 étant supérieur à 2, contrairement aux zones de texte).
Les 3 principaux inconvénients de ces zones de format Numérique sont:
. la difficulté d'utiliser des listes, en raison de l'impossibilité de définir des tranches (toujours non-numériques). Par exemple, pour saisir l'âge d'une personne il faut définir une liste avec plus de 100 entrées, en raison de l'impossibilité de définir des entrées du type ">75 ans" ou "<15 ans"
. l'affichage de message d'erreur au changement de fiche lorsque le contenu de la zone de format Numérique n'est pas strictement numérique et l'impossibilité de quitter la fiche tant que l'erreur n'est pas corrigée.
. l'impossibilité d'ajouter un commentaire (toujours non-numérique) derrière le nombre, contrairement aux zones de texte.
En raison de ces 3 inconvénients, il est conseillé de n'utiliser des zones de format Numérique que lorsque l'on ne peut pas faire autrement (obligation de trier sur la valeur numérique exacte de la zone). L'utilisation de tranches ci-dessus décrites, permet le plus souvent de remplacer avantageusement des zones de format Numérique par des zones de format Texte.
Dans les bases de Départ, seul le "N° de fiche" est une zone de format numérique

3 Les zones de format Date ne peuvent contenir que des dates valides.
L'intérêt de ces zones est qu'elles sont triées comme des dates (01/01/06 est supérieur 31/12/05, contrairement aux zones de texte).
Les 3 principaux inconvénients de ces zones de format Date, très similaires aux inconvénients des zones de format Numérique, sont:
. la difficulté d'utiliser des listes, en raison de l'impossibilité de définir des tranches (toujours non-numériques).
. l'affichage de message d'erreur au changement de fiche lorsque le contenu de la zone de format Date ne contient pas une date valide et l'impossibilité de quitter la fiche tant que l'erreur n'est pas corrigée.
. l'impossibilité d'ajouter un commentaire (toujours de format non-date) derrière la date, contrairement aux zones de texte.
En raison de ces 3 inconvénients, il est conseillé de n'utiliser des zones de format Date que lorsque c'est indispensable (obligation de trier sur la valeur date exacte de la zone). L'utilisation de tranches, décrite ci-dessus, permet le plus souvent de remplacer avantageusement des zones de format Date par des zones de format Texte.
Dans les bases de départ, seules les 3 zones "Date de Mise à Jour", "Date de Rappel", "Date de Création" sont des zones dates.
Nota: Les zones de format Date doivent obligatoirement contenir une date sous la forme JJ/MM/AA.

Toutefois, on peut y saisir :
"V" (en majuscule ou minuscule, en première position) pour indiquer une date vide (non renseignée) et
"N", dans le cas de la Date de Rappel, pour indiquer NON (ne plus rappeler).
 

2. La fonction spéciale permettant de changer le format d'une zone.

Cette fonction a été créée pour permettre de changer facilement le format d'une zone de l'écran principal, en conservant le maximum des données relatives à cette zone.

Dans le cas de changement de format Texte vers Numérique ou Texte vers Date, les données qui ne peuvent pas être interprétées respectivement comme un nombre ou une date, sont perdues. Le programme indique le nombre de valeurs correctement converties sur le nombre total de valeurs.
Par contre, dans le cas de changement vers le format Texte, il n'y a pas de perte d'informations à condition que la longueur (en nombre de caractères) choisie soit suffisante.
L'utilitaire permet également de modifier la longueur d'une zone de format Texte.
Si la nouvelle longueur choisie est supérieure à l'ancienne (ce qui est généralement le cas) il n'y a pas de perte d'informations. Dans le cas contraire, certaines données peuvent être tronquées à la nouvelle longueur. Le programme indique le nombre de valeurs tronquées sur le nombre total de valeurs.

Pour accéder à cette nouvelle fonction il faut utiliser les boutons "Outils" + "Fonctions Spéciales" + "Structuration des Informations" + "Format des zones de l'écran principal".

Un clic dans la zone "Zone à formater" (figure ci-dessus) affiche la liste des zones dont le formatage est possible (pratiquement toutes les zones de l'écran principal, sauf  le "N° de fiche", les 3 zones "Date de Mise à Jour", "Date de Rappel", "Date de Création", la zone "Compte rendu" et les zones du Mémo).

A la fin de l'utilisation de la fonction, si des modifications de format ont été effectuées, l'application Déclic est fermée. Il convient alors de relancer la bases de données concernée pour que les modifications de format soient prises en compte.
 

3. L'utilitaire "Services Déclic". Outils pour Base de Données Access 7

Cet utilitaire qui se lance par un clic droit sur le bouton "Plan d'accès" de l'écran d'accueil, permet d'effectuer, de façon très intuitive, les principales opérations sur les bases de données Access 7 utilisées par le logiciel Déclic:
. Création-Suppression de Base de Données,
. Création-Suppression de Tables,
. Affichage et Modification du contenu d'une Table,
. Création-Suppression de Champs,
. Modification du format d'une Zone (Texte, Numérique, Date)
. Modification de la longueur d'une Zone de type Texte.
(ces 2 dernières opérations s'effectuent avec le minimum de perte de contenu pour le champ concerné).

Nota 1: Les noms Access des Tables et des Zones utilisées par l'utilitaire sont différents des noms Déclic (qui varient en fonction des modifications apportées aux noms des zones).

Pour obtenir le nom Access d'une table Déclic il faut sélectionner cette table dans l’écran Outils et faire un clic droit sur le nom de cette table (en bas et au centre de l’écran)

Pour obtenir les noms Access des zones de l'écran principal il faut, dans l'écran Outils, afficher le "Fichier principal prospect" (situé au 2/3 de la liste jaune). L'en-tête du tableau obtenu contient les noms Access de toutes les zones. 
Nota 2: L'utilisation de cet utilitaire est délicate et risquée (elle peut rendre la base de données inutilisable). Il est conseillé de ne l'utiliser qu'en liaison avec l'assistance Déclic.

 

L'utilitaire "Services Déclic" permet notamment l'importation d'un tableau Excel dans une table Déclic. Il convient de procéder de la façon suivante:
1.      Avec Excel enregistrer le tableau sous le Type « Texte, séparateur tabulation »

2.      Noter le nom Access de la table dans laquelle on veut importer en sélectionnant cette table dans l’écran Outils et en faisant un clic droit sur le nom Déclic de la table (en bas et au centre de l’écran)
3.      Dans l’écran d’Accueil de Déclic, faire un clic droit sur le bouton « Didacticiels » qui devient rouge et se transforme en « Dépannage ». Faire un clic gauche sur « Dépannage ».
4.      Dans l’écran « Services Déclic » choisir « Outils pour B.de D.» puis cliquer sur le bouton « Importation » (en bas et à droite), puis suivre les instructions.