Fonction Rappel des Prospects à une date donnée

9.3 Les 2 fonctions "Rappel des Prospects"

Pour le Rappel des prospects, capital dans toute opération de prospection, Déclic propose 2 fonctions:

9.3.1 Fonction "Rappel par affichage de la liste des fiches à rappeler"

Cette nouvelle fonction, disponible à partir de la version 2007.4, permet, très simplement d'afficher un écran contenant la liste de toutes les fiches à rappeler, triées en ordre décroissant sur la date de rappel et en ordre croissant sur l'heure de rappel. Les lignes des fiches à rappeler apparaissent alors dans l'ordre souhaité pour les rappels.

La liste contient pour chaque fiche, les principales zones utiles pour les rappels: la date de rappel, l'heure de rappel (suivi éventuellement d'un commentaire sur le rappel), l'Intérêt, le N° de fiche, l'Entreprise, et une zone paramétrable.
Cette zone paramétrable est définie dans l'écran Paramètres (secteur des paramètres généraux). Une liste permet le choix parmi toutes les zones de l'écran principal. Par défaut, si elle n'est pas définie, cette zone paramétrable est le Premier Correspondant.
Il est possible de trier la liste sur chaque colonne, en cliquant sur le titre de la colonne concernée, ce qui permet de retrouver très facilement une fiche sur la valeur de l'une de ces colonnes.
Le titre de l'écran contient le nombre total de fiches à rappeler et le nombre de fiches en date de rappel du jour.

La liste est systématiquement mise à jour à chaque ouverture. En particulier les fiches rappelées dont la date a été repoussée disparaissent de la liste.
Le bouton "Tous les rappels" permet d'afficher les rappels futurs (dont la date de rappel est supérieure à la date du jour), en plus des rappels à effectuer (dont la date de rappel est inférieure ou égale à la date du jour).
Le bouton "Mode Rappel" permet de passer directement en mode rappel décrit au §9.3.2 suivant.
Cette nouvelle fonction est accessible, à partir de l'écran principal par le bouton "Fiches à rappeler".

Les principaux avantages de cette nouvelle fonction sont:

. de présenter une vue d'ensemble des rappels à effectuer, trié dans l'ordre où il doivent normalement être effectués (ordre décroissant des dates de rappel et croissant des heures).

. d'afficher la fiche à rappeler choisie (normalement la 1ère), par un simple clic sur la ligne correspondante de la liste et ainsi de permettre un rappel très simple et rapide, sans modification du tri des fiches, contrairement à la seconde fonction exposée ci-dessous.

Possibilité de signer les rappels

Dans une utilisation normale, les rappels ne sont pas affectés à un utilisateur. Ceci peut être gênant dans le cas d'une utilisation multiutilisateurs sans limitation d'accès (code utilisateur minuscule ou *). En effet, dans ce cas, pour chaque utilisateur, toutes les fiches à rappeler figurent dans l'écran "Liste des fiches à rappeler", aussi bien celles qui correspondent à ses propres rappels que celles qui correspondent aux rappels des autres utilisateurs. Cette situation enlève beaucoup d'intérêt à la Fonction Rappel.
Pour y remédier, la signature des rappels a été introduite par l'insertion du code utilisateur au début de la zone "Heure de Rappel" et Commentaire sur le rappel. Sur la figure ci-dessus, "mb" signifie que le rappel prévu au "18/07/08" a été programmé par (ou appartient à) l'utilisateur dont le code est "mb". Pour activer la signature des rappels, il suffit de renseigner l'Option de Traitement 42 avec un :

"s" pour les utilisateurs de code minuscule (cas le plus fréquent)
"S" pour les utilisateurs de code minuscule et majuscule
"T" pour tous les utilisateurs (y compris l'administrateur, code*).
Le positionnement de l'Option de Traitement 43 à "L", limitera l'insertion dans l'écran ""Liste de Fiches à Rappeler" aux seuls rappels signés par les utilisateurs concernés. Dans ces conditions, la Fonction Rappel reprend tout son intérêt.

9.3.2 Fonction "Mode Rappel" (Rappel par tri des fiches sur la date de rappel)

Cette fonction a pour effet le passage en mode Rappel, c'est à dire le tri des fiches suivant la date de rappel et le positionnement :
. soit sur la date de rappel égale à la date du jour.
. soit sur la date de rappel la plus ancienne,
Dans les 2 cas, à l'intérieur des plages de dates de rappel, les fiches sont triées par l'heure de rappel (située dans la zone contigüe à droite de la date de rappel), dans le même ordre que la "Liste des Fiches à Rappeler" ci-dessus §9.3.1.
Il est alors possible de parcourir toutes les fiches Prospects à rappeler avec les boutons de défilement dans l'ordre de la liste, ce qui rend possible de facilement combiner les 2 méthodes de rappel ("Liste des Fiches à Rappeler" et "Mode Rappel").
La fonction "Mode Rappel" s'effectue à l'aide d'un clic droit sur le bouton "Rappel, Accès rapide" de l'écran principal qui affiche l'écran "Mode Rappel". Le choix dans cet écran, soit de l'option "date du jour", soit de l'option "la plus ancienne", permet le positionnement soit sur la 1ère fiche dont la date de rappel est la date du jour, soit sur la fiche dont la date de rappel est la plus ancienne.
Le bouton "Restaure" permet de restaurer les 2 critères de tri utilisés avant le lancement de la fonction rappel et de se repositionner sur la fiche en cours, lors de ce lancement. L'environnement précédant le lancement de la fonction rappel est alors complètement restauré.
Nota: la fonction rappel peut également être proposée systématiquement à l'ouverture de la base de données si l'option de traitement N° 16 est un caractère majuscule ("J" pour rappel des Prospects du jour ou "A" pour rappel des Prospect les plus anciens).

Rappel relatif aux 3 "Modes d'exploitation".
A la notion de 1^er critère de tri est associée celle de "Mode d'exploitation".
Le Mode Normal correspond aux premiers critères de tri "Entreprise" (ou "Nom" pour une Base de particuliers) ou "N°" de fiche. Ce sont les premiers critères de tri utilisés normalement avec une base de données Prospects.
En Mode Normal les zones critères de tri, en bas et à droite de l'écran principal, sont bleues.
Le "Mode Rappel" correspond au premier critère de tri "Date Rappel" et au second critère "Heure Rappel", critères utilisés, aussi bien pour le tri des fiches en 'Mode Rappel" (cf. §9.3.1) que pour le tri de la "Liste des Fiches à Rappeler" (cf. §9.3.2).
En "Mode Rappel" les zones critères de tri, en bas et à droite de l'écran principal, sont vertes.
Le "Mode Tri" correspond à un critère de tri différent des précédents et à une utilisation particulière (par exemple tri sur le N° de Fax pour rechercher les doublons sur le N° de Fax).
En mode Tri les zones critères de tri, en bas et à droite de l'écran principal, sont rouges.
A l'ouverture d'une base le mode d'utilisation est rappelé pour information (sauf en cas de mode normal).