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11 Les "Tâches" à effectuer  L'écran des Tâches à effectuer, permet à l'utilisateur de constituer un planning des tâches qu'il doit effectuer, et d'être averti aux moments où ces tâches doivent être exécutées, avec la possibilité de se positionner sur les fiches concernées. Il est particulièrement adapté à des tâches importantes à effectuer à une date et une heure précise.

11.1 Le Tableau des Tâches. Les 4 états: à faire, planifié, fait, non planifié

11.2 Création, suppression et modification d'une tâche
11.3 Liaison d'une tâche à une fiche
11.4 Signalement à l'utilisateur de l'arrivée à échéance d'une tâche

11.5 Utilisation de plusieurs tables de tâches. Création d'une nouvelle table

11.6 Autres fonctions: Tri des tâches, Tableur, Impression

 


 

11.1 Le Tableau des Tâches. Les 4 états: à faire, planifié, effectué, non planifié

Les Tâches sont répertoriées dans un tableau de 3 colonnes:
La 1ère colonne "Date & Heure" contient la date et l'heure d'exécution prévue des  tâches au format "JJ/MM/AA HH:MM".
La 2ème colonne "État", calculée automatiquement en fonction de la 1ère colonne, peut prendre l'une des 4 valeurs suivantes:
. "* A Exécuter" si la date et l'heure de la tâche sont atteintes, cas de la 1ère tâche de la figure ci-dessus.
. "Planifiée" si la date et l'heure de la tâche ne sont pas atteintes  cas de la 2ème et 3ème tâches de la figure ci-dessus.
. "* Effectuée". Comme exposé au $11.3, cet état correspond au cas où l'utilisateur, après avoir cliqué sur le bouton "Retour à la Fiche concernée", choisit l'option "Positionnement sur la fiche N° xxx avec Validation de la Tâche". La tâche est alors affectée de la date du jour + 10 ans pour ne plus devenir tâche à exécuter. Il s'agit généralement du cas où l'utilisateur ne se résigne pas à supprimer la tâche car il n'est pas certain d'être en mesure de la traiter complètement.
. "Non Planifiée", état qui correspond à des tâches pour lesquelles il n'est pas possible pour l'instant d'indiquer une date précise d'exécution. Ces tâches sont affectées de la date du jour + 20 ans pour ne plus devenir tâche à exécuter avant attribution d'une date d'exécution.

 

Les états "* A Exécuter" et "* Effectuée" sont précédés d'une "*" pour montrer qu'ils nécessitent une action rapide:

. soit exécuter la tâche

. soit la repousser à une date ultérieure

. soit la supprimer

Signalons que les états "* A Exécuter" et "Planifiée" sont les plus importants. Les 2 autres états sont d'une utilisation occasionnelle, pour des usages particuliers.

La 3ème colonne "Description ..." contient une description succincte des tâches et réfère généralement aux fiches concernées par l'intermédiaire de la chaîne de caractères #xxx, où xxx est le N° de la fiche. Le bouton "Retour à la fiche concernée" permettra alors de se positionner sur la fiche, comme exposé au $11.3.
Nota: En mode multi-utilisateurs, chaque utilisateur, n'accède qu'à ses propres tâches. Seul l'administrateur (code *) peut afficher l'ensemble des tâches.

 

11.2 Création, suppression et modification d'une tâche
La création
d'une tâche, avec la date et l'heure du moment (donc avec l'état "* A Exécuter"), s'effectue avec l'un des boutons:
. "Nouvelle Tâche",
. "Nouvelle Tâche pour la fiche en cours".
Les particularités de ce second bouton par rapport au 1er seront exposées au paragraphe suivant.

Dans les 2 cas, après création, il convient de renseigner la date et la description de la tâche.

La suppression d'une tâche s'effectue:

. soit en utilisant le bouton "Supprimer la ligne de tâche sélectionnée",

. soit, lors du retour à la fiche concernée, en choisissant "Positionnement sur la fiche N°xxx avec Suppression de la Tâche", comme exposé au paragraphe suivant $11.3.

La modification d'une ligne de tâche est difficile à décrire mais, dans la pratique, très intuitive.

La modification de la colonne "Description de la tâche" s'effectue directement dans la zone, sans contrôle.

La modification de la colonne "Date & Heure" peut s'effectuer directement dans la zone, le format date-heure de la zone étant contrôlé.
Notons qu'il est possible d'affecter les états "* Effectuée" ou "Non Planifiée" en saisissant "E" ou "N" dans la colonne "Date & Heure" (la date étant repoussée de 10 ou 20 ans).

Mais il est préférable de modifier la colonne "Date & Heure" en utilisant :

. pour la date, le bouton "Calendrier". Le calendrier des tâches est très similaire au calendrier des rappels, avec 2 boutons supplémentaires "Effectuée" et "Non Planifiée" pour choisir les états correspondants.
. pour l'heure, la Montre en actionnant l'un des 4 boutons de défilement ou en renseignant directement les zones des minutes ou de l'heure.

Le Calendrier et la Montre sont synchronisés avec la colonne "Date & Heure" de la ligne de tâche sélectionnée.

Quelque soit la méthode utilisée pour modifier la date et l'heure, la colonne "État" est recalculée en fonction des règles exposées ci-dessus. La colonne État n'est pas modifiable directement.


11.3 Liaison d'une tâche à une fiche
Cette liaison est réalisée par l'intermédiaire des deux boutons:
. "Nouvelle tâche pour la fiche en cours". La nouvelle tâche, affectée de la date et l'heure du moment, est pré-renseignée dans la zone "Description ..." par le caractère "#" suivi du N° de fiche et de l'Entreprise (ou du Nom). Le caractère "#" suivi du N° de fiche permet le retour sur la fiche concernée, à l'aide du bouton suivant.
. "Retour à la fiche concernée (# N° dans la ligne)", fiche dont le N° (précédé d'un "#") figure dans la description de la tâche.
Cette fonction provoque l'affichage du panel de choix ci-dessous, avec les 3 possibilités:
1. Positionnement sur la fiche N°425 (dans l'exemple choisi) avec suppression de la tâche. C'est le cas normal.

2. Positionnement sur la fiche N°425 avec validation de la tâche. La validation de la tâche consiste à affecter l'état "* Effectué" à la tâche (avec +10 ans dans la date). Cette option est utilisée dans le cas exceptionnel où l'utilisateur se refuse à supprimer la tâche, n'étant pas certain de pouvoir l'exécuter complètement.
3. Positionnement sur la fiche N°425 sans validation de la tâche. Cas exceptionnel où l'utilisateur souhaite consulter la fiche concernée sans exécuter la tâche.

 

 

Pour exécuter une tâche à une heure précise, il suffit donc:

. de cliquer sur le bouton "Tâches" à partir de la fiche du prospect,

. de cliquer sur le bouton "Insertion d'une nouvelle tâche pour la fiche en cours",
. de renseigner l'heure de la tâche et éventuellement compléter la Description de la tâche,

. puis, au déclanchement des alertes visuelles et sonores ci-dessous décrites, d'ouvrir l'écran Tâches et de cliquer sur le bouton "Retour sur la fiche concernée".


11.4 Signalement à l'utilisateur de l'arrivée à échéance d'une tâche

Commençons par préciser que, dans une utilisation normale, aucune tâche ne doit être durablement en mode "* A Effectuer" car toute tâche dans ce mode doit être très rapidement exécutée, ou repoussée à une date ultérieure, ou supprimée.

L'utilisateur est informé de l'arrivée à échéance d'une tâche par:

. l'apparition de la zone "Dring!" sur fond rouge vif, sur le bouton "Tâches" de l'écran principal.

. le passage, dans l'écran tâche, de la tâche en mode "*A Effectuer" et la coloration en rouge vif du calendrier et de la montre

. la coloration en rouge de l'icône de l'application dans la barre des tâches de Windows (la souris devient rouge).

. une séquence de 3 beeps consécutifs qui sonne toutes les minutes, si la coche "beep" est sélectionnée

. l'affichage d'un message précisant la tâche concernée, si l'option "Message" est sélectionnée. Ce message invite à l'ouverture de l'écran Tâches pour exécuter la tâche. Si l'utilisateur répond "Non" le message ne s'affiche plus, mais les 3 beeps continuent de sonner toutes les minutes.

 

11.5 Utilisation de plusieurs tables de tâches. Création d'une nouvelle table

Signalons que cette utilisation est délicate et réservée à des utilisateurs avertis et pour des usages particuliers.

Il est possible de disposer de plusieurs tables de tâches, par exemple une table pour les tâches relatives aux fiches de la base et une table pour les tâches à effectuer indépendamment de la base utilisée. Le choix de la table à utiliser s'effectue par l'intermédiaire du bouton "Tables".
Ces tables de tâches peuvent être situées soit dans la base de données Déclic active (ce sont les tables de tâches locales), soit dans la base "Globale.dec" (ce sont les tables de tâches globales). Ces dernières sont accessibles depuis toutes les bases de données.
Les tables de tâches en service, répertoriées dans la table "Liste des Tables de Tâches", sont constituées des champs suivants :
. "Description" contenant la désignation de la table
. "Table" contenant le Nom Microsoft Access de la table
. "Globale_Locale" contenant "G" pour Globale ou "L" pour Locale
. "Active" contenant "A" pour la table Active à l'ouverture
Pour créer de nouvelles tables de tâches (locales ou globales), il faut utiliser la fonction Réparation, Mise à Niveau décrite en annexe 5.
A l'installation les bases Déclic contiennent une table de tâches nommée "Alarme" et la base "Globale.dec" une seconde table de tâches nommée "Tache1".

Le nom de la Table de tâches utilisée figure à la fin du titre de l'écran des Tâches, "Tâches de prospection" dans le cas de la figure ci-dessus.

 

11.6 Autres fonctions: Tri des tâches, Tableur, Impression, ...

. Le tri du tableau des tâches, suivant une colonne (en ordre croissant et décroissant), se réalise par un clic dans la colonne (comme pour les tableaux des écrans Outils et Courriers, Mailings).
A l'ouverture le tableau des tâches est trié en ordre croissant sur la Date et l'Heure (la 1ère ligne correspondant à la tâche contenant la date la plus ancienne, c'est à dire à la tâche à exécuter en premier). C'est le tri usuel des tâches.
. Les fonctions de service: "Tableur", "Imprime", Rafraichissement de l'écran (le balai)
Ces fonctions sont intuitives et similaires aux fonctions de mêmes noms des autres écrans.