DÉCLIC  N°103

Sommaire :
1. Projets d'améliorations du système d'Aide
2. Possibilité d'utiliser des tableaux dans les fiches
3. Rappel sur l'archivage des fiches dans une base Archive
4. Au sommaire de Déclic News N°104

1. Projets d'améliorations du système d'Aide
Étant donné les nombreuses nouvelles fonctionnalités et améliorations apportées au logiciel, son utilisation s'est quelque peu compliquée, malgré nos efforts de simplification et de clarification.
Comme pour la plupart des autres logiciels, les principaux problèmes rencontrés sont:
. un apprentissage laborieux et généralement très incomplet, au départ,
. une exploitation incomplète, n'utilisant pas toutes les possibilités appropriées à un usage donné, par la suite. 
C'est pourquoi nous avons l'intention de centrer notre action sur le système d'Aide. Nous prévoyons de faire porter nos efforts principalement sur les 3 points suivants:
1. l'aide interne du logiciel. Déjà exhaustive et très à jour, cette aide sera améliorée, notamment :
. les rubriques concernant les dernières améliorations, rédigées quelquefois un peu rapidement, seront revues et corrigées.
. la recherche par mot-clefs sera implémentée par l'ajout de nombreux nouveaux mot-clefs.

2. la Prise en main rapide. 
La Prise en main rapide (base de données QuickStart) sera remaniée.
Une première partie sera ajoutée pour décrire une "utilisation de base" du logiciel, avec principalement l'utilisation de l'écran prospect et la gestion des rappels (écran des fiches à rappeler). Le but de cette première partie, est de donner à des utilisateurs débutants un aperçu d'une utilisation concrète du logiciel et de mettre en évidence ses principaux avantages.
La seconde partie reprendra la description des principales fonctionnalités, contenue dans la base QuickStart actuelle.
Cette nouvelle Prise en Main Rapide sera incluse dans la version 2010.1 de Déclic, dont la mise en service est prévue pour le 15 janvier 2010.
3. les didacticiels. Les 8 didacticiels actuels, dont certains ont quelque peu vieilli en raison de l'évolution du logiciel, seront actualisés. Deux nouveaux didacticiels seront introduits:
. le didacticiel "Vue d'ensemble du logiciel Déclic. Principales fonctionnalités". Le but de ce didacticiel, principalement destiné aux utilisateurs débutants, est de donner une vue d'ensemble concrète du logiciel en présentant ses  principales caractéristiques et fonctionnalités.
Une première version de ce didacticiel est déjà disponible.
. le didacticiel "Gestion des Rappels". Ce didacticiel présentera les 2 méthodes de rappel :
. la nouvelle méthode, à présent conseillée, basée sur l'écran "Liste des Fiches à Rappeler",
. l'ancienne, qui garde toujours de l'intérêt pour certaines utilisations, basée sur le tri des fiches sur la "Date de Rappel".
Ce second didacticiel sera disponible fin janvier.

2. Possibilité d'utiliser des tableaux dans les fiches
 
Il est possible de coller des tableaux Excel (tableau ci-contre par exemple) dans la zone des Entretiens ou du Mémo des fiches.
 
Une fois collés dans la fiche, il n'est plus possible de modifier les largeurs et les hauteurs des cellules.
Signalons qu'il faut prévoir des largeurs assez grandes pour éviter les débordements qui ne sont pas gérés dans les cellules de la fiche.
Il convient donc de dimensionner le tableau correctement dans Excel (avant collage), en procédant à des essais successifs.
 
 Par contre, on peut, dans la fiche, modifier le contenu des cellules et leur mise en valeur (police, couleur, gras,...).
 
Notons que l'on peut coller dans les fiches, des tableaux vides de données, avec uniquement les en-têtes de colonnes et de lignes, tableaux qui constituent alors des formulaires de saisie.


Tableau placé dans la partie gauche du Mémo

Un autre exemple intéressant de tableau inséré dans une fiche est le tableau récapitulatif d'archive présenté et commenté au paragraphe 3 suivant.

3. Rappel sur l'archivage des fiches dans une base Archive (ou Rebut)
Ce sujet a déjà été traité de façon très complète dans Déclic News N°71. Nous ne rappellerons ici que les principaux points :
Par archivage de fiches, nous entendons le transfert (copie et suppression) des fiches devenues sans intérêt dans une base spécialement conçue pour les conserver et permettre d'éventuellement les retrouver (cas, assez fréquent, du prospect que l'on croyait mort et qui se réveille)
.
C'est une opération qu'il convient d'effectuer périodiquement, en fin ou en début d'année notamment, pour éviter que les bases de données s'alourdissent de fiches inutiles.
Nous conseillons vivement de faire précéder la suppression des fiches de la base opérationnelle, par la constitution d'un tableau récapitulatif des fiches archivées d'un format similaire au tableau ci-dessous. Ce tableau sera placé dans la zone des entretiens d'une fiche maximisée (sans correspondants) et titrée "Archive (ou Rebut) du ...". Ce tableau permettra de retrouver facilement la trace des fiches archivées car il contient les principaux critères de recherche sur ces fiches.
Supposons par exemple que l'on recherche le prospect dont l'email est "c.thevenot@vigie.adepa.fr" (Cf. figure ci-dessous). Un première recherche sur cette chaine (cet email) montrera que la fiche concernée est ADEPA N°1813 et que cette fiche a été archivée en janvier 2007 sous le N°1784 (numéro de la fiche ADEPA dans la base archive). Une seconde recherche "dans la fiche" positionnera sur la ligne concernée (en gras sur la figure). Pour retrouver la fiche archivée ADEPA, il suffit de placer ",1784" derrière le chemin de la base archive (comme cela a été fait sur la figure dans la zone "Complément entreprise") et de double-cliquer sur le chemin. Rappelons que pour ouvrir une fiche d'une base (avec une nouvelle occurrence de Déclic) il suffit de double-cliquer sur le chemin de la base suivi d'une virgule et du numéro de la fiche.

4 Au sommaire de DéclicN°104 à paraître le 15 janvier 2010 et des suivantes
.
Nouveau didacticiel
"Vue d'ensemble du logiciel Déclic. Principales fonctionnalités"
. Nouveau didacticiel "Gestion des Rappels".
. Dé-doublonnage d'une base Déclic
. Service Déclic de dé-doublonnage et de mise en forme à la demande.

Les Déclic Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

 

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