N°103
DÉCLIC N°103
Sommaire
:
1.
Projets d'améliorations du système d'Aide
2.
Possibilité
d'utiliser des tableaux
dans les fiches
3. Rappel sur l'archivage des
fiches dans une base Archive
1.
Projets d'améliorations du système d'Aide
Étant donné
les nombreuses nouvelles fonctionnalités et améliorations apportées au
logiciel, son utilisation s'est quelque peu compliquée, malgré nos efforts de
simplification et de clarification.
Comme pour la plupart des autres logiciels, les principaux problèmes
rencontrés sont:
. un apprentissage laborieux et généralement très incomplet, au départ,
. une exploitation incomplète, n'utilisant pas toutes les possibilités appropriées à un usage
donné, par la suite.
C'est pourquoi nous avons l'intention de centrer notre action sur le système d'Aide.
Nous prévoyons de faire porter nos efforts principalement sur les 3 points
suivants:
1. l'aide interne du logiciel. Déjà exhaustive et très à jour, cette
aide sera améliorée, notamment :
. les rubriques concernant les dernières améliorations, rédigées quelquefois
un peu rapidement, seront revues et corrigées.
. la recherche par mot-clefs sera implémentée par l'ajout de nombreux nouveaux
mot-clefs.
2. la Prise en main rapide.
La Prise en main rapide (base de
données QuickStart) sera remaniée.
Une première partie sera ajoutée pour décrire une "utilisation de base" du
logiciel, avec principalement l'utilisation de l'écran prospect et la gestion
des rappels (écran des fiches à rappeler). Le but de cette première partie,
est de donner à des utilisateurs débutants un aperçu d'une utilisation
concrète du logiciel et de mettre en évidence ses principaux avantages.
La seconde partie reprendra la description des principales fonctionnalités,
contenue dans la base QuickStart actuelle.
Cette nouvelle Prise en Main Rapide sera incluse dans la version 2010.1 de
Déclic, dont la mise en service est prévue pour le 15 janvier 2010.
3. les didacticiels.
Les 8 didacticiels
actuels, dont certains ont quelque
peu vieilli en raison de l'évolution du logiciel, seront actualisés. Deux
nouveaux didacticiels seront introduits:
. le didacticiel "Vue d'ensemble du
logiciel Déclic. Principales fonctionnalités". Le but de ce didacticiel,
principalement destiné aux utilisateurs débutants, est de donner une vue
d'ensemble concrète du logiciel en présentant ses principales
caractéristiques et fonctionnalités.
Une première version de ce didacticiel est déjà disponible.
. le didacticiel "Gestion des Rappels". Ce didacticiel présentera les
2 méthodes de rappel :
. la nouvelle méthode, à présent conseillée, basée sur l'écran "Liste des
Fiches à Rappeler",
. l'ancienne, qui garde toujours de l'intérêt pour certaines utilisations,
basée sur le tri des fiches sur la "Date de Rappel".
Ce second didacticiel sera disponible fin janvier.
2.
Possibilité d'utiliser des tableaux
dans les fiches
| Il est possible de coller des tableaux Excel (tableau
ci-contre par exemple) dans la zone des Entretiens ou du Mémo des
fiches. Une fois collés dans la fiche, il n'est plus possible de modifier les largeurs et les hauteurs des cellules. Signalons qu'il faut prévoir des largeurs assez grandes pour éviter les débordements qui ne sont pas gérés dans les cellules de la fiche. Il convient donc de dimensionner le tableau correctement dans Excel (avant collage), en procédant à des essais successifs. Par contre, on peut, dans la fiche, modifier le contenu des cellules et leur mise en valeur (police, couleur, gras,...). Notons que l'on peut coller dans les fiches, des tableaux vides de données, avec uniquement les en-têtes de colonnes et de lignes, tableaux qui constituent alors des formulaires de saisie. |
|
Un autre exemple intéressant de tableau inséré dans une fiche est le tableau récapitulatif d'archive présenté et commenté au paragraphe 3 suivant.
3.
Rappel sur l'archivage des fiches dans une base Archive (ou
Rebut)
Ce sujet a déjà été traité de façon très complète dans
Déclic News N°71.
Nous ne rappellerons ici que les principaux points :
Par archivage de fiches, nous entendons le transfert (copie et suppression)
des fiches devenues sans intérêt dans une base spécialement conçue pour les
conserver et permettre d'éventuellement les retrouver (cas, assez fréquent,
du prospect que l'on croyait mort et qui se réveille).
C'est une opération qu'il convient
d'effectuer périodiquement, en fin ou en début d'année notamment, pour
éviter que les bases de données s'alourdissent de fiches inutiles.
Nous conseillons vivement de faire précéder la suppression des fiches de la
base opérationnelle, par la constitution d'un tableau
récapitulatif des fiches archivées d'un format similaire au tableau
ci-dessous. Ce tableau sera placé dans la zone des entretiens d'une fiche
maximisée (sans correspondants) et titrée "Archive (ou Rebut) du ...". Ce
tableau
permettra de retrouver facilement la trace des fiches archivées car il
contient les principaux critères de recherche sur ces fiches.
Supposons par exemple que l'on recherche le prospect dont l'email est
"c.thevenot@vigie.adepa.fr"
(Cf. figure ci-dessous). Un première recherche sur cette chaine (cet
email) montrera que la fiche concernée est ADEPA N°1813 et que cette fiche a
été archivée en janvier 2007 sous le N°1784 (numéro de la fiche ADEPA dans
la base archive). Une seconde recherche "dans la fiche" positionnera sur la
ligne concernée (en gras sur la figure). Pour retrouver la fiche archivée ADEPA, il suffit de placer ",1784"
derrière le chemin de la base archive (comme cela a été fait sur la figure
dans la zone "Complément entreprise") et de double-cliquer sur le chemin.
Rappelons que pour ouvrir une fiche d'une base (avec une nouvelle occurrence de Déclic)
il suffit de double-cliquer sur le chemin de la base suivi d'une virgule et
du numéro de la fiche.
4
Au sommaire de DéclicN°104
à paraître le 15 janvier 2010 et des suivantes
. Nouveau didacticiel
"Vue d'ensemble du logiciel Déclic. Principales
fonctionnalités"
. Nouveau didacticiel
"Gestion des Rappels".
. Dé-doublonnage d'une base Déclic
. Service Déclic de dé-doublonnage et de mise en forme à la demande.
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