DÉCLIC  N°108

Sommaire :

1. Le risque d'accumulation de Dates de Rappel périmées
2. Nouvelle option de traitement N°49 permettant de conseiller ou d'imposer
    la présence d'une Date de Rappel non périmée, avant de quitter la fiche.

3. Au sommaire de Déclic News N°109

1. Le risque d'accumulation de Dates de Rappel périmées

1.1 Exposé du problème de l'accumulation de Dates de Rappel périmées
Tous les utilisateurs assidus de Déclic le savent bien: si l'on est pas très vigilent, le nombre de fiches avec des dates de rappel périmées (voir même très périmées) ou non renseignées a inéluctablement tendance à augmenter
Pourtant l'attention est portée sur ces fiches par une couleur bleu pour les dates de rappel périmées et jaune pour les dates de rappel non renseignées; de plus, les nombres de fiches à rappeler (nombre total et nombre de fiches avec la date de rappel du jour) sont indiqués dans le titre de l'écran "Liste des Fiches à Rappeler". Mais l'utilisateur a toujours tendance à ne s'occuper que des fiches affectées de la date de rappel du jour ou d'une date récente (fiches qui apparaissent en haut de la liste des Fiches à Rappeler) et à repousser à plus tard l'examen des fiches comportant des dates de rappel anciennes.
D'autre part, plus le nombre de fiches affectées de dates de rappel périmées ou non renseignées est grand, plus le travail nécessaire pour remédier à la situation devient important, et moins l'utilisateur est tenté de s'y "atteler".
Cette difficulté se présente également de façon aigue, dans le cas de la remise en service d'une base de données inutilisée depuis plusieurs semaines (ou mois). Dans ce cas la plupart des dates de rappel deviennent périmées.

Le principal risque de l'accumulation de Dates de Rappel périmées est d'oublier des rappels importants parce qu'ils figurent trop bas dans la liste des fiches à rappeler.

1.2 Solutions au problème de l'accumulation de Dates de Rappel périmées
1.2.1 Suppression des Dates de Rappel périmées se trouvant dans la base de données
La solution radicale consiste à parcourir toutes les fiches dont la Date de Rappel est périmée ou non renseignée et de décider pour chacune d'elle :
. soit de lui affecter une date de rappel valide (postérieure ou égale à la date du jour) si l'on estime qu'une action de prospection peut encore être utile pour le prospect concerné,
. soit, de supprimer ou de prévoir la suppression ou l'archivage (par un repérage approprié) de la fiche, si cette fiche n'a plus d'intérêt dans la base de données,
. soit de renseigner à "Non" la date de rappel si l'on estime qu'une action de prospection n'est pas utile dans l'immédiat pour le prospect concerné, mais que l'on souhaite néanmoins le conserver dans la base.

Pour parcourir ces fiches il est souhaitable d'effectuer préalablement, un tri sur la Date de Rappel et de se positionner sur la date du jour. En reculant (avec le bouton "Précédente") on fait défiler les fiches dans l'ordre des Dates de Rappel décroissantes, ordre qui est aussi celui de l'intérêt (pour le rappel) décroissant. En effet, les fiches les plus intéressantes à vérifier et corriger sont les fiches dont la Date de Rappel est récente (proche de la Date du jour); au contraire, les dates de rappel anciennes (plus de 6 mois, par exemple) ne présentent que peu d'intérêt et peuvent toutes être remplacées par "NON", à moins que l'on décide de supprimer les fiches correspondantes.
Au cour de la rectification des Dates de Rappel on pourra, lorsque ces dates deviennent suffisamment anciennes pour ne plus présenter d'intérêt, décider de repérer toutes les fiches dont la date de rappel est encore plus ancienne (avec un "repérage suivant 1 critère", la Date de Rappel), pour renseigner systématiquement la Date de Rappel de ces fiches avec "NON" (à l'aide de la fonction spéciale "Renseigner une zone des fiches repérées") ou supprimer ces fiches (à l'aide de la fonction spéciale "Supprimer les fiches repérées"). Ce renseignement automatique des Dates de Rappel qui ne présentent plus d'intérêt (en raison de leur trop grande ancienneté) pourra souvent faire gagner beaucoup de temps dans le processus de rectification des dates de rappel périmées.
1.2.2 Empêcher l'introduction de nouvelles Dates de Rappel périmées
C'est la fonction de la nouvelle option de traitement N°46, décrite ci-dessous, option qui permet soit de conseiller à l'utilisateur la présence d'une Date de Rappel non périmée, soit de l'imposer.

2. Nouvelle option de traitement N°46 permettant de conseiller ou d'imposer
      la présence d'une Date de Rappel non périmée, avant de quitter la fiche.
Le renseignement de la Date de Rappel est capital dans presque toutes les utilisations du logiciel. Aussi plusieurs utilisateurs nous ont demandé la possibilité d'imposer le renseignement de la Date de Rappel.
C'est pourquoi nous avons introduit l'option de traitement N°46 :

. si l'option de traitement N°46 est positionnée à "S" (pour Souhaité), l'utilisateur est informé d'un oubli éventuel du renseignement de la Date de Rappel et un retour sur la fiche pour rectification lui est conseillé (cf. figure ci-contre).
.
si l'option de traitement N°46 est positionnée à "I" (pour Impérative), l'utilisateur est obligé de renseigner la Date de Rappel.

Ces messages permettent un contrôle efficace du renseignement de la Date de Rappel. Mais ils peuvent être contraignants pour les utilisateurs qui n'ont pas la bonne habitude de renseigner systématiquement la Date de Rappel ou pour ceux qui utilisent la base de données épisodiquement. Pour ces utilisateurs l'option de traitement N°46 ne doit pas être validée (ni "S" ni "I").

Cette nouvelle option de traitement N°46 est intégrée dans la version 2010.2 Rev.2 que l'on peut la télécharger à l'aide du bouton "MàJ Internet" de l'écran d'accueil. 
 

3. Au sommaire de DéclicN°109 à paraître le 15 juin 2010 et des suivantes
.
Nouveau CD d'installation Déclic, à utiliser le moins possible (privilégier l'installation Internet)
.
Nouveau didacticiel "Gestion des Rappels".
. Dé-doublonnage d'une base Déclic
. Service Déclic de dé-doublonnage et de mise en forme à la demande.

Les Déclic Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

 

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