DÉCLIC  N°109

Sommaire :
1. Rappels sur l'utilisation des zones de format Date dans l'écran principal
2. Améliorations du renseignement des zones de format Date
3. Considérations sur l'utilisation de la nouvelle possibilité d'inciter ou
   d'obliger le renseignement de la Date de Rappel

4. Disponibilité de la nouvelle version 2010.3 du logiciel Déclic

5. Au sommaire de Déclic News N°110

1. Rappels sur l'utilisation des zones de format Date dans l'écran principal
L'écran principal contient toujours les 3 zones au format Date: la Date Rappel, la Date de Mise à Jour (date de la dernière modification de la zone Compte Rendu des entretiens) zt la Date de Création (de la fiche).
Le format date intervient principalement pour le tri. En effet, si des dates sont saisies dans une zone de texte, le tri sur cette zone ne placera pas en premier les dates les plus anciennes, mais toutes celles qui commencent par le caractère "1".
Rappelons que l'on peut affecter d'autres zones du format date (Outils + Fonctions Spéciales +  Contrôle, structuration des zones + Changement du format des zones).
Mais l'utilisation de zones au format date
présente les 3 principaux inconvénients suivants:
. la difficulté d'utiliser des listes de saisie
qui sont trop longues (une entrée par date).
. l'affichage de message d'erreur au changement de fiche lorsque le contenu de la zone de format date ne contient pas une date valide (cf §2) et l'impossibilité de quitter la fiche tant que l'erreur n'est pas corrigée.
. l'impossibilité d'ajouter un commentaire (toujours de format non-date) derrière la date, contrairement aux zones de texte.
Il s'ensuit que la transformation d'une zone de format texte en zone de format date
, rarement utile, est déconseillée.  Il est presque toujours plus pratique de conserver la zone en format texte en utilisant des plages de date numérotées, par exemple:
1 très ancienne, 2 ancienne, 3 récente, 4 très récente.
Ces plages de dates peuvent-être triées et dénombrées facilement, faire l'objet de listes facilitant la saisie et être complétées par des commentaires.

En conclusion il est conseillé de rester avec les 3 zones Date de Rappel, de Mise à Jour et de Création définies dans les bases de départ (pour entreprises ou pour particuliers).

2. Améliorations du renseignement des zones au format Date
Les zones au format Date de l'écran principal doivent obligatoirement contenir des dates sous la forme JJ/MM/AA. Si on tente d'y saisir autre chose, le programme affiche le message ci-contre et repositionne sur la zone date pour correction.
Il en est de même pour les zones date de l'écran Tri-Repérage: la zone Position, lorsque le critère de tri est une date ou les zones Minimum ou Maximum, lorsque le critère de repérage est une date.
C'est également le cas pour la fonction spéciale "Renseigner une zone des fiches repérées" lorsque la zone à renseigner est une zone date.

Toutefois les zones date peuvent être vides (non renseignées), ce qui correspond en réalité, dans la base de données, à la date "01/01/30" (date inutilisée autrement).
De même la zone Date de Rappel peut contenir "Non", ce qui correspond en réalité, dans la base de données, à la date "02/01/30" (date inutilisée autrement).
Antérieurement, dans les  Écrans Tri, Repérages et Outils, pour indiquer une date Vide, il fallait saisir "01/01/30" et pour indiquer NON il fallait saisir "02/01/30", ce qui n'était, pour le moins, pas très naturel.
Maintenant, comme indiqué dans le message de la figure ci-dessus, pour indiquer une date Vide, il suffit de saisir "V" (en majuscule ou minuscule, en première position) et pour indiquer NON il suffit de saisir "N".
L'intérêt de cette amélioration apparaîtra au paragraphe suivant.

3. Considérations sur l'utilisation de la possibilité de conseiller ou
      d'obliger le renseignement de la Date de Rappel
(News N°108 §2)
L'utilisation de la nouvelle option de traitement N°46 permettant de conseiller ou d'obliger le renseignement d'une date de rappel non périmée avant de quitter une fiche, suscite beaucoup d'intérêt chez les utilisateurs. Il apparaît en effet que le défaut de renseignement de la date de rappel est une cause importante d'échec sur des contacts qui auraient pu aboutir favorablement si le rappel était intervenu à temps.
Mais le positionnement de l'option de traitement N°46 à "I" (pour impérative) et même à "S" (pour souhaitée) peut provoquer une gêne importante pour les utilisateurs qui ont beaucoup de dates non renseignées ou périmées dans leur base de données. Dans ce cas en effet, un message (d'incitation ou d'obligation à renseigner la date de rappel) apparaît à presque tous les changements de fiche.
Pour remédier à cette situation, on pourra repérer toutes les fiches avec des dates non renseignées ou périmées avec une coche, et parcourir ces fiches avec les deux petits boutons de défilement (situés à droite des coches) pour rectifier les dates de rappel.
Pour repérer les fiches avec des dates non renseignées (vides) , il suffira d'effectuer un "Repérage suivant un critère", de choisir comme critère la "Date de Rappel" et de saisir "V" dans les zones "Maximum" et "Minimum", en utilisant la nouvelle possibilité décrite au §2.
Si l'on n'est pas en mesure de rectifier toutes les dates de rappel dans l'immédiat, on pourra renseigner systématiquement ces dates de rappel par "NON", avec la Fonction Spéciale "Renseigner une zone des fiches repérées", en choisissant la zone "Date de Rappel" et en saisissant "N" comme valeur à renseigner (utilisation de la nouvelle possibilité décrite au §2).

4. Disponibilité de la nouvelle version 2010.3 du logiciel Déclic 
La version 2010.3 est maintenant disponible sur le Site Internet Déclic.
Elle comporte toutes les dernières améliorations apportées au logiciel, notamment :
.
la nouvelle option de traitement N°46 qui permet de conseiller ou d'obliger le renseignement d'une date de rappel non périmée avant de quitter une fiche, décrite dans Déclic News N°108
. l'amélioration du renseignement des zones de date, décrite ci-dessus au §2
Cette nouvelle version a été testée intensivement sur les 3 environnements actuels:
. Windows XP (encore plus de 70 % des utilisateurs)
. Vista (moins de 10 %)
. Windows 7 (déjà près de 20%).
Pour ces raisons nous conseillons vivement aux utilisateurs de Déclic d'effectuer rapidement cette Mise à Jour 2010.3.

Rappelons que le téléchargement et l'installation de la mise à jour, s'effectuent très simplement, en moins d'une minute, en cliquant sur le bouton "MàJ Internet" de l'écran d'accueil, et en suivant les instructions.

5. Au sommaire de DéclicN°110 à paraître le 15 juillet 2010 et des suivantes
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Nouveau fichier Déclic.REG permettant de modifier la base de registre Windows pour faciliter l'utilisation de Déclic.
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Amélioration de la Mise à Jour Internet. Campagne d'incitation à son utilisation
. Amélioration de la Recherche: critère  de recherche trouvé en surbrillance.
. Nouveau CD d'installation Déclic, à utiliser le moins possible (privilégier l'installation Internet).
.
Nouveau didacticiel "Gestion des Rappels".
. Dé-doublonnage d'une base Déclic.
. Service Déclic de dé-doublonnage et de mise en forme à la demande.

Les Déclic Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

 

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