DÉCLICN°140 Avril 2013

Sommaire :
1. Nécessité d'épurer une base de données Déclic 
2. Repérage des fiches à épurer
2.1 Repérage continu (pendant l'exploitation)
2.2 Actions de Repérages périodiques
3. Suppression des fiches à épurer
3.1 Suppression continue (pendant l'exploitation)
3.2 Actions de Suppressions périodiques
4. Rappel des fonctionnalités utilisées pour l'épuration
5. Au sommaire de Déclic News N°141

 

1. Nécessité d'épurer une base de données Déclic

Dans une utilisation durable et soutenue d'une Base de Données Déclic, on est constamment amené à introduire (notamment par importation) de nouvelles fiches. Par ailleurs, au cours de l'exploitation, il s'avère que certaines fiches se révèlent sans intérêt, soit parce que le prospect ne manifeste aucun intérêt pour les produits ou les services proposés, soit parce qu'il a disparu. Il est donc périodiquement nécessaire d'épurer une base de données Déclic des fiches devenues obsolètes, sous peine de la voir s'alourdir inutilement.

 

2. Repérage des fiches à épurer
2.1 Repérage continu (pendant l'exploitation) des fiches à épurer

La liste de la zone Statut (ou Intérêt) doit obligatoirement contenir une entrée "A épurer" (ou "A supprimer").

Tout au long de l'exploitation d'une base de données, il est très important d'affecter cette entrée "A épurer" aux fiches pour lesquelles il n'est plus rentable de perdre du temps.

2.2 Actions de Repérages périodiques des fiches à épurer

Il arrive fréquemment que le repérage continu (pendant l'exploitation) des fiches à épurer soit défaillant et que certaines fiches qui ne présentent plus d'intérêt  ne soient pas affectées de l'entrée "A épurer".

 

Pour rectifier cette anomalie, il convient de s'intéresser tout particulièrement :

. aux fiches dont la Date de Dernière Mise à Jour est, soit ancienne (par ex. < 1 an), soit vide. Rappelons la récente possibilité de repérer par une coche les fiches dont la date de Mise à Jour est vide en saisissant "V" dans la position du repérage.  

. aux fiches dont la Date de Rappel est, soit ancienne, soit vide, soit "NON".  Rappelons la récente possibilité de repérer par une coche les fiches dont la Date de Rappel est vide en saisissant "V" dans la position du repérage, et celles dont la Date de Rappel est "Non" en saisissant "N" dans la position du repérage.  

 

Signalons que pour évaluer l'opportunité d'une action de repérage de fiches à épurer il est très utile d'utiliser la fonction de "Comptage des Occurrences" sur la Date de Mise à Jour et la Date de Rappel.

 

Ces actions de repérages des fiches à épurer doivent être effectuées périodiquement, tous les ans par exemple.

 

3. Suppression des fiches repérées comme "A épurer"
3.1 Suppression continue (pendant l'exploitation)

Pendant l'exploitation on peut supprimer des fiches (par la fonction "Ajout, Suppression") dès qu'on estime qu'elles deviennent sans intérêt, après les avoir éventuellement transférées dans une base archive. Cette opération demandant réflexion, il est souvent préférable de la différer en affectant la fiche du Statut (ou Intérêt) "A épurer".

3.2 Actions de suppressions périodiques, avec création de "Fiche Archive"

Il est vivement conseillé, pour les fiches affectées du Statut "A épurer" (après avoir vérifié ce statut),  d'effectuer périodiquement (tous les ans par ex.) :

. le transfert de ces fiches vers une base archive,

. la constitution d'une Fiche Archive, comme exposé dans la  News N° 115

 

Rappelons que l'intérêt de la Fiche Archive est de conserver, dans la base courante, l'essentiel du contenu des fiches archivées. Ce qui permet, par la suite de :
. retrouver la trace d'une fiche archivée lors d'une recherche de cette fiche, avec la fonction "Recherche".
. fournir (éventuellement) un lien direct permettant d'accéder à la fiche archivée. Il est alors ainsi possible de retrouver rapidement l'intégralité de toute fiche archivée.
 

4. Rappel des fonctionnalités utilisées pour l'épuration

La mise en place d'une action d'épuration de fiches, décrite ci-dessus, en plus de son intérêt fonctionnel propre, présente l'avantage de fournir un exemple concret d'utilisation de nombreuses fonctionnalités du logiciel Déclic. Citons les principales: 

. Utilisation du repérage par une coche pour limiter le champ d'une opération. Notamment :

  . le repérage des fiches dont la date de Mise à Jour ou la Date de Rappel est vide en saisissant "V" dans la position du repérage.

  . le repérage des fiches dont la date de Rappel est "Non" en saisissant "N" dans la position du repérage.

. Opérations sur les coches: Effacement, Et logique.
. Exportation de fiches vers une autre base Déclic.
. Suppression de fiches repérées.
. Création et utilisation d'un modèle de champs.
. Exportation vers un tableau Excel.

. Recherche d'une chaîne de caractères et positionnement sur cette chaîne en surbrillance.

. Ouverture d'une fiche d'une base (avec une nouvelle occurrence de Déclic) par un double clic sur le chemin de la base suivi d'une virgule et du numéro de la fiche.

. Utilisation des fonctions "Optimisation des lignes de correspondants" (Fiche Archive maximisée).

 

5. Au sommaire de DéclicN°141 et des suivantes

. Améliorations dans les statistiques: nouvelles informations dans le tableau des "Actions de la Période".
. Nouveau Didacticiel sur les Statistiques commerciales.
. Nouvelle Vidéo sur les Statistiques commerciales.
. Dédoublonnage d'une base Déclic.
. Service Déclic de dédoublonnage et de mise en forme à la demande.

 

Les Déclic Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm
 

Grâce à vos suggestions,
le logiciel Déclic évolue et s'améliore constamment.
Merci de communiquer vos remarques et critiques à :
virginie.s@declic-marketing.com


Pour vous désabonner répondez avec "Désabonner" dans l'objet.


Lettre éditée par Déclic Marketing Direct S.A. au capital de 152.449 € RC:Pontoise 404 441 776 Tel:01.30.30.60.70