DÉCLICN°147 Décembre 2013

Sommaire :

1. Fiabilité structurelle de la Base de Données Déclic
2. Indentification du principal risque: le collage dans la zone Entretiens 
3. Amélioration du contrôle avant enregistrement de la fiche modifiée
4. Améliorations des contrôles à l'ouverture de la la Base Déclic
5. Au sommaire de Déclic News N°148

 

1. Fiabilité structurelle de la Base de Données Déclic

La  Base de Données Déclic (de format Microsoft Access) est d'une grande fiabilité structurelle.

La fiabilité structurelle de la base Déclic étant la fiabilité des données de prospection lié au fonctionnement de la base Access sous-jacente et du logiciel Déclic qui exploite cette base.

 

Pour bien préciser signalons que les pertes de données de prospection dues :
. à des problèmes de disque dur server ou à des disfonctionnement du système d'exploitation,

. à des suppressions de fiches par un utilisateur disposant du mot de passe d'administration (le second mot de passe) et validant les alertes de suppression ("Etes vous sur de vouloir supprimer ...").

ne sont pas imputables à la fiabilité structurelle de la base Déclic.

De même la qualité et la fiabilité des informations saisies dans le logiciel (notamment dans la zone Entretien) n'ont rien à voir avec la fiabilité structurelle de la base Déclic.

 

En plus de de 10 ans d'utilisation, sur plusieurs centaines d'utilisateurs, très peu de pertes de données réellement imputables à la  fiabilité structurelle de la Base Déclic ont été constatées. En effet, la quasi totalité des incidents graves proviennent de l'impossibilité d'accéder à la Base en raison de disfonctionnement externe à la Base et d'absence de sauvegarde récente.

Rappelons que deux méthodes de sauvegarde sont proposées à chaque sortie du logiciel:
. une sauvegarde incrémentale compressée de la Base de Données, au format standard Windows CAB, dans un répertoire spécifié dans l'écran paramètres.
. une copie de la Base de Données, généralement sur une clé USB, à un emplacement indiqué (et modifiable) dans l'écran de sauvegarde.

L'utilisateur est informé, dans cet écran, du nombre de fiches modifiées depuis la dernière sauvegarde.

Pour les utilisateurs en réseau, la sauvegarde de la Base Déclic s'effectue généralement par la gestion du réseau.

Rappelons également la présence dans Déclic de 2 mots de passe :

. le premier Mot de Passe qui contrôle l'accès à la base de données pour l'utilisateur concerné
. le second Mot de Passe qui contrôle les fonctions sensibles (suppression de fiches, importation, exportation de données, paramétrage, …).

 

2. Indentification du principal risque de fiabilité de la Base de Données Déclic: le collage du presse papier dans la zone Entretiens (notamment d'images)

L'expérience montre que la quasi-totalité des pertes de données à l'utilisation d'une Base Déclic provient de collages intempestifs (par Ctrl + V où Shift + Ins) dans la zone Entretiens, de textes très long (plus de 100 pages où de grosses images, ce qui provoque un dépassement de capacité de cette zone. Un tel collage a également pour effet d'insérer des caractères de contrôle invalides qui perturbent l'affichage. C'est notamment le cas lorsque l'on colle par cette méthode un presse-papier provenant des Pages Jaunes, d'un Email ou d'un Site Internet.

Rappelons que la bonne méthode pour coller un presse-papier est de cliquer le bouton Coller (avec un clic normal ou gauche) qui colle  en mode texte (avec suppression des image et de l'enrichissement du texte) à l'endroit du pointeur.

On peut néanmoins, avec ce même bouton Coller, conserver les image et l'enrichissement du texte en utilisant un clic droit. Il convient alors de veiller à ne pas coller de textes trop longs et surtout de grosses images. La zone Entretiens est limité à 400.000 octets (ou caractères) ce qui correspond à environ 150 pages de texte (plus que suffisant pour un usage normal).

 

3. Amélioration du contrôle avant enregistrement de la fiche modifiée

A partir de la Version 2013.3 Rev.5, à l'enregistrement d'une fiche, la taille de la zone Entretiens est contrôlée. Si elle dépasse 400.000 octets, la zone Entretiens est convertie en mode texte  (suppression des images et de l'enrichissement du texte).

Si après conversion en mode texte, la zone Entretiens contient toujours plus de 400.000 caractères (soit environ 150 pages de texte), la zone est tronquée à 300.000 caractères.

Avec cette méthode, la perte de données se limite (presque toujours) aux images et à l'enrichissement du texte.

Auparavant, des disfonctionnements dans la Base, dus aux dépassement de capacité de la zone Entretiens, pouvaient provoquer la perte de la totalité de cette zone Entretiens.

 

4. Améliorations des contrôles à l'ouverture de la la Base Déclic

Les contrôles à l'ouverture de la la Base, décrits dans Déclic News N°130, ont été complétés et améliorés,

notamment, par la recherche et suppression de caractères de contrôle invalides dans la zone Entretiens provenant de collages intempestifs ci-dessus signalés.

 

Ces améliorations des contrôles (décrits ci-dessus en §3 et §4) accroissent encore la fiabilité structurelle de la Base de Données Déclic.

 

5. Au sommaire de Déclic News N°148 et des suivantes

. Améliorations dans les statistiques dans le Mode Statut

. Nouvelles informations dans le tableau des "Actions de la Période".
. Nouveau Didacticiel sur les Statistiques commerciales.
. Nouvelle Vidéo sur les Statistiques commerciales.
. Dédoublonnage d'une Base Déclic.
. Service Déclic de dédoublonnage et de mise en forme à la demande.

 

 

Les Déclic Précédentes sont disponibles à l'adresse:
http://www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm


Pour vous désabonner répondez avec "Désabonner" dans l'objet.


Lettre éditée par Déclic Marketing Direct S.A. au capital de 152.449 € RC:Pontoise 404 441 776 Tel:01.30.30.60.70