DÉCLICN°148, Janvier 2014

Sommaire :
1. Suppression ou Archivage des fiches peu utiles ?
2. Déplacement des fiches inutiles vers la "base Archive"
3. La "Fiche archive". Fonctions et Intérêt. Création et Utilisation
4. Mise en service de la version 2014.1 de Déclic
5. Au sommaire de Déclic News N°149


1. Suppression ou Archivage des fiches peu utiles

Dans une utilisation durable et soutenue du logiciel Déclic, on est constamment amené à introduire (notamment par importation) de nouvelles fiches. Par ailleurs, au cours de l'exploitation, il s'avère que certaines fiches se révèlent sans intérêt, soit parce que le prospect ne manifeste aucun intérêt pour les produits ou les services proposés, soit parce qu'il a disparu. Il est donc périodiquement nécessaire de supprimer d'une base de données de prospection les fiches devenues obsolète, sous peine de la voir s'alourdir inutilement. Cette opération peut notamment s'effectuer en début ou en fin d'année.

Une question se pose pour chaque fiche concernée: faut-il supprimer (opération irréversible) ou supprimer?
Nous déconseillons une suppression pure et simple (donc irréversible) des fiches devenues sans intérêt car il n'est pas rare de voir se réveiller un prospect que l'on croyait "mort" à jamais. D'autant plus que le transfert de ces fiches vers une base Archive est une opération simple et rapide grâce aux nouvelles fonctionnalités du logiciel Déclic, comme exposé ci-dessous
Nous préconisons, au contraire, le transfert vers une base Archive décrit ci-dessous, sauf pour les fiches dont on est certain qu'elle ne présenteront plus jamais d'intérêt (cas rare).

 

2. Déplacement des fiches inutiles de la base Courante vers la base Archive

2.1 Sélection ou Repérage des fiches à archiver

Il convient de définir préalablement les règles de sélection des fiches à archiver.
La méthode la plus simple et efficace consiste à utiliser un "Intérêt" ou un "Statut", baptisé par exemple "A archiver" pour repérer les fiches périmées. Le repérage de ces fiches s'effectuera alors tout au long de l'exploitation de la base de données, au moment du choix dans la boite de dialogue "Intérêt" ou "Statut".
On pourra utiliser d'autres critères. Par exemple, on pourra décider d'archiver:
. les fiches qui n'ont pas été mises à jour depuis plus de 2 ans,
. les fiches correspondant à une profession à laquelle on a choisi de ne plus s'intéresser.

Il faudra alors repérer successivement avec la même coche toutes ces fiches.

2.2 Transfert des fiches à épurer vers la base Archive

Le transfert consiste à copier les fiches à archiver dans la base Archive et ensuite à les supprimer de la base courante.
Une fois les fiches à archiver repérées par une coche, la copie s'effectue à l'aide de la Fonction Import-Export "Exporter vers une base Déclic" en utilisant la coche qui a servi au repérage.
La suppression s'effectue à l'aide de la Fonction Spéciale "Suppression des fiches repérées".
Nota: La seule information qui peut être perdue (si l'on n'y prend pas garde) dans les fiches archivées est le N° de fiche, puisque les fiches sont renumérotées automatiquement dans la base Archive. On peut palier cet inconvénient en recopiant, avant le transfert, le N° de fiche dans une zone disponible, la zone "Adresse3" par exemple, pour les fiches à transférer (repérées par la coche).

La copie du N° de fiche dans une autre zone peut s'effectuer avec la fonction spéciale de copie de zone ("Outils Paramètres"+"Fonctions spéciales"+"Contrôle Structuration des zones"+"Contrôles et traitements sur les zones de l'écran principal"+"Copie Zone1 dans2")

 

3. La Fiche Archive: Fonctions et Intérêts. Modalités de création et d'utilisation

3.1 Fonctions et Intérêt de la Fiche Archive

Les fonctions de la Fiche Archive sont de permettre de :
A. garder, dans la base courante, l'essentiel du contenu des fiches archivées.
Comme le montre la figure ci-dessus la Fiche Archive est essentiellement constituée d'un tableau. Chaque ligne de ce tableau correspondant à l'une des fiches supprimées par l'archivage.  Les colonnes de ces lignes contiennent les informations principales des fiches. 
La Fiche Archive permet ainsi la consultation, dans la base courante, des informations essentielles des fiches supprimées, sous un format réduit (1 ligne par fiche), sans avoir à ouvrir la base "Archive".
B. retrouver la trace d'une fiche archivée lors d'une recherche de cette fiche.
Par exemple, si la fiche correspondant à l' entreprise "Transroute" a été archivée donc supprimée de la base courante et transférée dans la base "Archive", une recherche sur la chaine de caractères "Transroute" permettra de constater que cette chaine figure dans la Fiche Archive et d'en déduire que la fiche "Transroute" peut être retrouvée dans la base "Archive"
C.  fournir un lien direct permettant d'accéder à la fiche archivée.
Pour cela il faut disposer du numéro de la fiche archivée dans la base Archive. Le lien à utiliser sera alors le chemin de la base "Archive" suivi d'une virgule et du numéro de la fiche dans la base "Archive", lien placé, dans l'exemple de la figure, dans la zone "Complément d'entreprise". Un double clic sur ce lien provoquera l'ouverture de la base "Archive" et le positionnement sur la fiche recherchée.
Il est alors ainsi possible de retrouver rapidement l'intégralité de toute fiche archivée.

D. rapatrier la fiche archivée de la base archive vers la base courante, après avoir afficher la fiche archivée dans la base archive, comme exposé au §C. Il suffit alors, dans cette base archive, de cliquer sur "Outils Paramètres", "Import Export", "Exportation vers une Base Déclic", de cocher la case "Exporter la fiche courante", puis de cliquer sur 'OK', de répondre "Non" à la question "Souhaitez exporter une base vide", puis de choisir la Base Courate

3.2 Modalité de création d'une Fiche Archive

Le tableau de la Fiche Archive peut se créer par une exportation, à partir de la base Archive, des fiches qui viennent d'y être insérées et qui sont repérées par la coche utilisée pour le transfert. Pour n'exporter que ces fiches, il convient d'avoir, dans la base Archive, préalablement au transfert, effacé la coche utilisée.
Le modèle utilisé pour cette exportation (nommé par exemple "archive.exp") devra contenir le N° de fiche de la base Archive, l'ancien N° de fiche de la base courante (préalablement copié, comme indiqué ci-dessus) et les champs correspondant aux colonnes souhaitées dans le tableau archive.  

Après ajustement de la largeur des colonnes (par approximations successives pour obtenir une présentation adéquate), ce tableau sera copié puis collé dans la zone des entretiens d'une fiche maximisée (sans correspondants) et titrée "Archive du ...".

On obtiendra alors, dans cette fiche, comme dans la figure ci-dessus, un tableau dont les colonnes correspondent aux zones du modèle de champ utilisé et les lignes à des fiches archivées (autant de lignes dans le tableau que de fiches archivées).
Les zones choisies pour les colonnes doivent être les zones les plus utilisées pour les recherches de fiches, afin de permettre, lors de recherches, de retrouver dans la fiche Archive la trace des fiches archivées.

3.3 Exemple d'utilisation de la Fiche Archive

 Supposons, par exemple, que l'on recherche le prospect dont l'email est "c.thevenot@vigie.adepa.fr" (Cf. figure ci-dessus). Une recherche sur cette chaine (cet email) positionnera sur la  Fiche Archive concernée et, dans cette fiche, sur l'email recherché, en surbrillance (voir la figure ci-dessus).

Pour retrouver l'intégralité de la fiche concernée ADEPA, il suffit de placer ",1784" (le N° de cette fiche dans la base Archive) derrière le chemin de la base Archive (comme cela a été fait sur la figure dans la zone "Complément entreprise") et de double-cliquer sur le chemin.

 

En conclusion, la méthode d'archivage proposée (basée sur la fiche archive et la base archive) permet de toujours retrouver la trace d'une fiche archivée, de la réafficher dans la base archive et de la rapatrier dans la base courante, si besoin est. Cette méthode d'archivage est simple, rapide et sans pertes d'information. Elle permet d'alléger les bases de données et d'accélérer leur exploitation.

 

4. Mise en service de la version 2014.1 de Déclic

La version 2011.1 est maintenant disponible. Elle est systématiquement proposée à l'ouverture du logiciel, avec la nouvelle méthode de Mise à jour décrite da la News N° 110.
Elle comporte toutes les dernières améliorations apportées au logiciel, notamment :

. le nouveau critère "Importance du Mémo", décrit dans Déclic News N°114
. l'accélération du lancement de Déclic et la nouvelle option "Boost", décrites dans Déclic News N°112.
. la nouvelle option de traitement N°46 permettant de conseiller ou d'obliger le renseignement d'une date de rappel avant de quitter une fiche, cf.  Déclic News N°111,
. le nouveau didacticiel "Gestion des Rappels", cf.  Déclic News N°111,
. la mise en surbrillance de la chaîne recherchée (au retour dans la fiche, après une recherche), cf.  Déclic News N°110,
. la mise à disposition du fichier de commandes Déclic.reg qui règle les problèmes d'ouverture de "fichiers chm" en réseau et d'affichages intempestifs de messages d'alerte à l'ouverture de documents Word,
 

5. Au sommaire de DéclicN°149 et des suivantes

. Améliorations dans les statistiques dans le Mode Statut

. Nouvelles informations dans le tableau des "Actions de la Période".
. Nouveau Didacticiel sur les Statistiques commerciales.
. Nouvelle Vidéo sur les Statistiques commerciales.
. Dédoublonnage d'une Base Déclic.
. Service Déclic de dédoublonnage et de mise en forme à la demande.

 

 

Les Déclic Précédentes sont disponibles à l'adresse:
http://www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm



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