DÉCLICN°160 Février 2015
Sommaire :

1. Intérêt d'une sauvegarde périodique de la base Déclic
2. Rappel sur la "Mise à Jour" de la base Déclic courante,
    à partir d'un tableau Excel ou texte

3. Au sommaire de DéclicN°161

 

1. Intérêt d'une sauvegarde incrémentale de la base Déclic

 

La sauvegarde des informations de prospection (c'est à dire de la base Déclic) est une fonction importante du logiciel Déclic, bien que les données soient en permanence conservées sur le disque dur (seules les modifications apportées à la fiche en cours peuvent être éventuellement perdues en cas de disfonctionnement) et que la base Déclic de type Microsoft Access soit particulièrement "robuste".
Deux méthodes de sauvegarde sont proposées à chaque sortie du logiciel (cf. figure ci-dessus):
. une copie de la base de données
(troisième et dernière option), généralement sur une clé USB, à un emplacement indiqué dans l'écran de sauvegarde, pour un usage généralement immédiat.
. une sauvegarde incrémentale, compressée (seconde option), au format standard Windows CAB, dans un répertoire indiqué dans l'écran paramètres (secteur sauvegarde). Les fichiers de sauvegarde, sous la forme Base_JJ_MM_AA.CAB sont conservés (et non pas remplacés).
Le nombre de fiches modifiées (75 sur la figure) depuis la dernière sauvegarde est indiqué. Cette indication devient rouge (comme dans le cas de la figure) si ce nombre dépasse un seuil (60 sur la figure) spécifié lui aussi ans l'écran paramètres (secteur sauvegarde).  

Cette sauvegarde incrémentale simple et rapide (quelques secondes) est vivement conseillée car il n'est pas toujours possible de détecter rapidement les dégradations de certaines fiches (notamment dans le cas de problèmes physiques sur le disque, problèmes qui n'ont rien à voir avec l'exploitation Déclic). Dans ce cas il faut pouvoir remonter à une sauvegarde antérieure à la dégradation, ce que permet la sauvegarde incrémentale.

Un plan de sauvegarde doit être défini et appliqué, par exemple la conservation d'une sauvegarde journalière pendant une semaine, hebdomadaire pendant un mois, puis mensuelle.      

2. Méthode pour la "Mise à Jour" de la base Déclic courante,
       à partir d'un Tableau Excel ou texte

La fonction de "Mise à Jour" de la Base de données courante se lance à partir du partir du panel 'Import Export" de l'écran Outils.
La première ligne du Tableau de Mise à Jour doit contenir des noms de champs de la Base de données courante, champs qui permettront d'établir la correspondance entre les colonnes du Tableau de Mise à Jour et les zones de la Base de données courante. (Cette première ligne du Tableau joue un rôle similaire au Modèle dans le cas de l'importation.)
Le Tableau de Mise à Jour doit obligatoirement comporter le champ "No Prospect" en première colonne. Cette colonne servira à faire la correspondance entre les lignes du Tableau et les fiches de la Base courante.

Pour éviter les erreurs (notamment sur la 1ère ligne du Tableau de Mise à Jour), il est conseillé de procéder comme suit:

. créer un modèle des champs à modifier, avec, en première position, le N° de fiche
  (rajouter éventuellement quelques champs dont l'Entreprise, pour clarifier),
. effectuer une exportation des fiches concernées avec ce modèle,
. introduire les modifications dans le Tableau exporté (sans toucher la 1ère ligne),
. mettre à jour la Base courante avec ce Tableau. 

   

3. Au sommaire de DéclicN°161 et suivantes:
. Préconisation de Tableaux csv (";") ou txt (tabulation) pour les import-exports.

. Création et utilisation d'une base Archive

. Amélioration de l'utilisation du presse papier dans Déclic (conservation de l'historique)
. Service Déclic de dédoublonnage et de mise en forme à la demande.

Les Déclic Précédentes sont disponibles à l'adresse:
http://www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm

 

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