DÉCLICN°171
février 2016

Sommaire :
1. Utilité d'un archivage périodique des fiches
2. Transfert des fiches périmées vers la "base Archive"
3. "Fiche archive". Intérêt, création et utilisation
4. Fonctionnalités de Déclic utilisées pour l'archivage
5. Au sommaire de Déclic News N°172


L'intérêt et l'importance de l'Archivage de fiches, sujet qui a déjà été abordé dans Déclic News N°148, nous conduit à reprendre cette question en détail. La méthode exposée est un excellent exemple de l'intérêt offert par les nombreuses fonctionnalités du logiciel Déclic 

1. Utilité d'un archivage périodique des fiches

Dans l'utilisation du logiciel Déclic, on est constamment amené à introduire (notamment par importation) de nouvelles fiches
Il s'avère, au cours de l'exploitation,  que certaines fiches se révèlent sans intérêt, soit parce que le prospect ne manifeste aucun intérêt pour les produits ou les services proposés, soit parce qu'il a disparu. Il est donc périodiquement nécessaire de supprimer d'une base de données de prospection les fiches devenues sans intérêt, sous peine de la voir s'alourdir inutilement.
Cette opération peut notamment s'effectuer en début ou en fin d'année.
La suppression pure et simple (donc irréversible) des fiches devenues sans intérêt  est déconseillée, car il n'est pas rare de voir se réveiller un prospect que l'on croyait "perdu" à jamais. Il au contraire recommandé de transférer ces fiches vers une base Archive, opération simple et rapide, comme exposé ci-dessous.

2. Transfert des fiches périmées vers la base Archive

2.1 Sélection ou Repérage des fiches à archiver
Deux méthodes peuvent-être utilisés:
La première est basée sur la dernière date de mise à jour. On peut considérer que les prospects qui n'ont pas été mis à jouir (donc traités) depuis 1 ans (ou 2 ans) doivent archivés. Il convient alors de repérer sur la date de Mise à Jour les prospects à archiver.

La seconde méthode à utiliser un "Intérêt" ou un "Statut", baptisé par exemple "A archiver" pour repérer les fiches périmées. Le repérage de ces fiches s'effectuera alors tout au long de l'exploitation de la base de données, au moment du choix dans la boite de dialogue "Intérêt" ou "Statut".

2.2 Transfert des fiches à épurer vers la base Archive

Le transfert consiste à copier les fiches à archiver dans la base Archive et ensuite à les supprimer de la base courante.
Une fois les fiches à archiver repérées par une coche, la copie s'effectue à l'aide de la Fonction "Exporter vers une base Déclic" en utilisant la coche qui a servi au repérage.
La suppression s'effectue à l'aide de la Fonction Spéciale "Suppression des fiches repérées".
 

3. "Fiche Archive": Intérêts. Création et utilisation
3.1 Fonctions et Intérêt de la Fiche Archive
Les fonctions de la Fiche Archive sont de permettre de :
. garder, dans la base courante, l'essentiel du contenu des fiches archivées.
Comme le montre la figure ci-dessus la Fiche Archive est essentiellement constituée d'un tableau. Chaque ligne de ce tableau correspondant à l'une des fiches supprimées par l'archivage.  Les colonnes de ces lignes contiennent les informations principales des fiches. 
La Fiche Archive permet ainsi la consultation, dans la base courante, des informations essentielles des fiches supprimées, sous un format réduit (1 ligne par fiche), sans avoir à ouvrir la base "Archive".
. retrouver la trace d'une fiche archivée lors d'une recherche de cette fiche.
Par exemple, si la fiche correspondant à l' entreprise "Transroute" a été archivée donc supprimée de la base courante et transférée dans la base "Archive", une recherche sur la chaine de caractères "Transroute" permettra de constater que cette chaine figure dans la Fiche Archive et d'en déduire que la fiche "Transroute" existe et peut être retrouvée dans la base "Archive"
.  fournir (éventuellement) un lien direct permettant d'accéder à la fiche archivée.
Pour cela il faut disposer du numéro de la fiche épurée dans la base Archive. Le lien à utiliser sera alors le chemin de la base "Archive" suivi d'une virgule et du numéro de la fiche dans la base "Archive", lien placé, dans l'exemple de la figure, dans la zone "Complément d'entreprise". Un double clic sur ce lien provoquera l'ouverture de la base "Archive" et le positionnement sur la fiche recherchée.
Il est alors ainsi possible de retrouver rapidement l'intégralité de toute fiche archivée.

3.2 Modalité de création d'une Fiche Archive
Le tableau de la Fiche Archive peut se créer par une exportation, à partir de la base Archive, des fiches qui viennent d'y être insérées et qui sont repérées par la coche utilisée pour le transfert. Pour n'exporter que ces fiches, il convient d'avoir, dans la base Archive, préalablement au transfert, effacé la coche utilisée.
Le modèle utilisé pour cette exportation (nommé par exemple "archive.exp") devra contenir le N° de fiche de la base Archive, l'ancien N° de fiche de la base courante (préalablement copié, comme indiqué ci-dessus) et les champs correspondant aux colonnes souhaitées dans le tableau archive.  

Après ajustement de la largeur des colonnes (par approximations successives pour obtenir une présentation adéquate), ce tableau sera copié puis collé dans la zone des entretiens d'une fiche maximisée (sans correspondants) et titrée "Archive du ...".

On obtiendra alors, dans cette fiche, comme dans la figure ci-dessus, un tableau dont les colonnes correspondent aux zones du modèle de champ utilisé et les lignes à des fiches archivées (autant de lignes dans le tableau que de fiches archivées).
Les zones choisies pour les colonnes doivent être les zones les plus utilisées pour les recherches de fiches, afin de permettre, lors de recherches, de retrouver dans la fiche Archive la trace des fiches archivées.

3.3 Exemple d'utilisation de la Fiche Archive
Supposons, par exemple, que l'on recherche le prospect dont l'email est "c.thevenot@vigie.adepa.fr" (Cf. figure ci-dessus). Une recherche sur cette chaine (cet email) positionnera sur la  Fiche Archive concernée et, dans cette fiche, sur l'email recherché, en surbrillance (voir la figure ci-dessus).

Pour retrouver l'intégralité de la fiche concernée ADEPA, il suffit de placer ",1784" (le N° de cette fiche dans la base Archive) derrière le chemin de la base Archive (comme cela a été fait sur la figure dans la zone "Complément entreprise") et de double-cliquer sur le chemin.

 

4. Fonctionnalités de Déclic utilisées pour l'archivage
La mise en place d'une Archive de fiches, décrite ci-dessus, en plus de son intérêt intrinsèque relatif à l'archivage, présente l'avantage de fournir un exemple concret d'utilisation de nombreuse fonctionnalités du logiciel Déclic. Citons les principales: 

. Opérations sur les coches: effacement, ET logique.
. Utilisation du repérage par une coche pour limiter le champ d'une opération.

. Recopie d'une zone dans une autre zone (fonctions de "Contrôles et traitements sur les zones de l'écran principal").
. Exportation de fiches vers une autre base Déclic.
. Suppression de fiches repérées.
. Création et utilisation d'un modèle de champs.
. Exportation vers un tableau Excel.

. Recherche d'une chaîne de caractères et positionnement sur cette chaîne en surbrillance.

. Ouverture d'une fiche d'une base (avec une nouvelle occurrence de Déclic) par un double clic sur le chemin de la base suivi d'une virgule et du numéro de la fiche.

. Utilisation des fonctions "Optimisation des lignes de correspondants", fiche maximisée (zone des entretiens agrandie au maximum par la suppression des correspondants).

La mise en place d'une Archive de fiches, constitue un excellent exercice d'utilisation avancée du logiciel.

 

5. Au sommaire de DéclicN°172 à paraître le 15 mars 2016 et des suivantes

. Amélioration  de la boucle de synchronisation (Option de traitement N° 20).
. Amélioration de l'utilisation du presse papier dans Déclic (conservation de l'historique)
. Dé-doublonnage d'une base Déclic.
. Service Déclic de dé-doublonnage et de mise en forme à la demande.

Les Déclic Précédentes sont disponibles à l'adresse:

http://www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm

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