DÉCLICN°175 Juin 2016
Sommaire :

1. Principales causes de perte de données de prospection
2. Nécessité d'une sauvegarde périodique de la base Déclic
3. Au sommaire de DéclicN°176

 

1. Principales causes de perte de données de prospection
L'expérience montre que ces principales causes sont:

1.1. une erreur de l'utilisateur qui

soit efface malencontreusement  une partie de la zone des entretiens (ou d'une autre zone). Rappelons que dans ce cas, l'opérateur a la possibilité de corriger son erreur, s'il s'en aperçoit avant d'avoir changé de fiche, en utilisant la fonction "Abandon des modifications" (cf. figure ci-contre),  
soit supprime par erreur une ou plusieurs fiches, malgré les multiples messages d'alerte.

1.2. un "bug" (défaut) de Windows ou du logiciel Déclic, notamment,
lors du collage d'informations invalides (cf. Déclic News 153),
lors d'un accès simultané de 2 utilisateurs à une même fiche.
Les fiches étant sauvegardés à chaque changement de fiche, un tel bug ne provoque généralement que la perte des dernières mises à jour de la dernière fiche travaillée.
Mais il se peut qu'il ne soit plus possible d'ouvrir la base. Il convient alors de la réparer (cf. Déclic News 168)

1..3. un virus ou malware dont les conséquences sont imprévisibles et peuvent aller jusqu'à la perte de toutes les données de prospection.
 

2. Nécessité d'une sauvegarde périodique de la base Déclic

Toutes les informations relatives à la prospection sont toutes contenues dans la (ou les) bases de données Déclic (y compris les paramètres d'exploitation).
 

 

La sauvegarde des informations de prospection (c'est à dire de la base Déclic, au format Microsoft Access et d'extension .MDB) est donc une fonction essentielle du logiciel Déclic, bien que les données soient en permanence conservées sur le disque dur (seules les modifications apportées à la fiche en cours peuvent être éventuellement perdues en cas de disfonctionnement) et que la base Déclic de type Microsoft Access soit particulièrement "robuste".
Deux méthodes de sauvegarde sont proposées à chaque sortie du logiciel (cf. figure ci-dessus):
. une copie de la base de données
(troisième et dernière option), généralement sur une clé USB, à un emplacement indiqué dans l'écran de sauvegarde, pour un usage généralement immédiat.
. une sauvegarde incrémentale, compressée (seconde option), au format standard Windows CAB, dans un répertoire indiqué dans l'écran paramètres (secteur sauvegarde). Les fichiers de sauvegarde, sous la forme Base_JJ_MM_AA.CAB sont conservés (et non pas remplacés).
Le nombre de fiches modifiées (75 sur la figure) depuis la dernière sauvegarde est indiqué. Cette indication devient rouge (comme dans le cas de la figure) si ce nombre dépasse un seuil (60 sur la figure) spécifié lui aussi ans l'écran paramètres (secteur sauvegarde).  

Cette sauvegarde incrémentale simple et rapide (quelques secondes) est vivement conseillée car il n'est pas toujours possible de détecter rapidement les dégradations de certaines fiches. Dans ce cas il faut pouvoir remonter à une sauvegarde antérieure à la dégradation, ce que permet la sauvegarde incrémentale.

Un plan de sauvegarde doit être défini et appliqué, par exemple la conservation d'une sauvegarde journalière pendant une semaine, hebdomadaire pendant un mois, puis mensuelle.      

   

3. Au sommaire de DéclicN°176 et suivantes:
. Dé-doublonnage d'une base Déclic.
. Amélioration de l'utilisation du presse papier dans Déclic (conservation de l'historique)

 

Les Déclic Précédentes sont disponibles à l'adresse:
http://www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm

 

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