DÉCLIC N° 18
Sommaire

1. Améliorations de la fonction rappel 
.1.1 Possibilité de date de rappel à la création de fiches
.1.2 Nouveau bouton "Vide" dans le Calendrier
.1.3 Nouvelle couleur bleu pour les dates de rappel dépassées
2. Considérations méthodologiques sur le rappel des prospects
3. Au Sommaire de DÉCLIC 
 N°19

1. Améliorations de la fonction rappel 
Encore 3 améliorations pour cette fonction capitale de la prospection qu'est le rappel des prospects à une date donnée.
.1.1 Possibilité de date de rappel à la création de fiches
Très généralement il est utile de prévoir, au moment de la création d'une (ou plusieurs) fiche(s) prospect la date du premier contact ou de la première action.

 

Pour satisfaire ce besoin une ligne a été rajoutée dans le panel de création de fiches :
" Rappel dans  XX  jours"  (voir figure ci-dessus).
A l'ouverture du panel, cette ligne indique le dernier nombre de jours utilisé, nombre que l'on peut modifier.
Dans l'exemple ci-dessus le nombre de jours est 14 ce qui fait qu'une fiche créée le 15/03/02 est affectée d'une date de rappel au 29/03/02 avec la mention "Suite à création" coloriée en jaune pour bien caractériser visuellement ce type de rappel.
Si l'on ne souhaite pas générer de rappel à la création il suffit de laisser la zone blanche. 

.1.2 Nouveau bouton "Vide" dans le Calendrier

Ce nouveau bouton Vide permet de placer une zone vide sur fond jaune dans la date de rappel pour indiquer que la date de rappel n'a pas encore été ou ne peut pas encore être définie. Cette situation est très différente de celle correspondant au bouton NON pour laquelle il est, actuellement, "interdit" d'appeler le prospect.

Rappelons les 5 situations possibles pour la date de rappel :
. Date de Rappel vide (sur fond Jaune) ou date de rappel non définie
. Date de Rappel NON (sur fond rouge) ou interdiction d'appel
. Date de Rappel du jour (sur fond vert)
. Date de Rappel dépassée (sur fond bleu), nouvelle couleur, voir paragraphe suivant
. Date de Rappel non encore atteinte (sur fond blanc)

.1.3 Nouvelle couleur bleu pour les dates de rappel dépassées
  Cette nouvelle couleur permet une distinction visuelle entre les dates de rappel du jour (sur fond vert) et les dates de rappel dépassées (sur fond bleu).
Cette distinction est importante car l'expérience montre qu'en général les traitements de ces 2 types de date de rappel sont différents. Très souvent les rappels en date du jour (correspondant à des appels à dates convenues avec les prospects) sont considérés comme prioritaires et les rappels dépassés comme pouvant attendre un (ou quelques) jour(s) de plus.

2. Considérations méthodologiques sur le rappel des prospects

Rappelons l'importante distinction à effectuer entre les 2 types de rappel :
. les rappels à une date (ou jour) donnée (cas le plus fréquent),
. les rappels à une heure donnée (généralement le jour même). 
Comme exposé dans Déclic  N° 16 ces 2 types de rappel fondamentalement différents font l'objet de traitements distincts.
Nous n'aborderons pas ici le cas, relativement exceptionnel, des rappels à une heure donnée, décrits dans Déclic  N° 16 (écran Tâches à effectuer), pour nous concentrer sur le cas, général et caractéristique de la prospection, des rappels à une date donnée.
Compte tenu des dernières améliorations, Déclic Prospection permet un rappel des prospects à une date donnée très efficace  à condition de faire preuve d'un minimum de rigueur et de régularité (dans le sens de sessions de prospections effectuées à intervalles réguliers et si possible rapprochées) .
Citons les principales actions à accomplir et conditions à satisfaire pour réaliser un bon rappel de prospects :
1. Saisir impérativement après chaque entretien (ou visite), une date de rappel (ou d'action), ce qui très généralement prend moins d'une seconde. Deux cas de figure se présentent :
. une date de rappel (ou de suite a donnée) est convenue avec le prospect lors de l'entretien,
. la date de rappel optimale doit être estimée.
2. Procéder systématiquement à des rappels, à intervalles réguliers et rapprochés. L'idéal est d'effectuer des rappels journaliers qui permettent de profiter pleinement de la fonction "Rappel en date du jour" et bénéficier de l'utilisation des informations communiquées par les prospects sur leur disponibilités.
Ces rappels peuvent être effectués :
. systématiquement en début de session en positionnant l'option de traitement N°16 à :
"A" pour rappeler à partir de la plus ancienne date de rappel
"J" pour rappeler sur la date du jour
. en cours de session en cliquant sur le bouton "Rappels, Accès rapide" qui affiche le panel ci-dessous permettant de choisir un rappel :
à partir de la plus ancienne date de rappel
sur la date du jour

Pour tous les rappels envisagés ci-dessus le fichier prospect est trié (automatiquement par la fonction rappel) sur la date de rappel. Il convient donc, à la fin des rappels de trier sur le critère approprié à l'utilisation (généralement N° de fiche ou Entreprise).
.  en cours de session avec un tri sur Date de Création ou N° de Fiche (*) et en parcourant le fichier à reculons, à partir de la fin. L'utilisation des couleurs de la zone date rappel permet une prise en compte très rapide de la situation du rappel d'un prospect (5 situations possibles décrites ci-dessus) .
Il s'avère que cette dernière méthode qui permet un rappel prioritaire des prospects les plus récents (donc généralement les plus chauds) est très utilisée.

(*) Compte de la numérotation automatique à la création, les critères Date de Création et N° de Fiche sont équivalents.

3. Épurer (supprimer après traitement) les rappels dépassés. Une des principales cause de difficultés dans le rappel (qui peut complètement paralyser la fonction rappel) réside dans l'accumulation des dates de rappel dépassées; dans ce cas, lorsque l'utilisateur sélectionne le rappel, un très grand nombre de prospect à rappeler lui est signalé, ce qui le démoralise et le décourage.
Devant une telle situation il est primordial de réagir par un examen individuel, au moins pour les prospects les plus récents, examen conduisant :
. soit à supprimer la date de rappel dans la plupart des cas.
. soit à remplacer la date de rappel périmée par une date de rappel future pour les prospects intéressants.
Une telle opération prend du temps, mais elle est généralement très profitable car elle permet d'actualiser des prospects dont on avait oublié l'intérêt.
Si l'examen des anciens prospects n'est pas possible rapidement, il convient de les transférer dans une base de données annexe pour une vérification ultérieure éventuelle.
Dans une base de données prospects opérationnelle, il ne doit pratiquement pas y avoir de dates de rappel dépassées.

3. Au Sommaire de DÉCLIC  N°19 à paraître le 15 avril 2002
.
Possibilité d'utiliser plusieurs tables de tâches pour une même base de données.
. Expédition d'email types directement à partir de l'écran principal

Les Déclic  Précédentes sont disponibles à:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

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