DÉCLICN°183
Mars 2017

Sommaire :

1. Terminologie et définitions relatives aux "doublons"
2. Rappel sur la suppression des "doublons" 
3. Au sommaire de DéclicN°168

 

L'importante fonction "Recherche et suppression des doublons" a notablement évolué depuis qu'elle a été exposée lors de sa création, notamment dans Déclic News N°57. Elle est rappelée ci-dessous avec les compléments et les améliorations qui y ont été apportés depuis.
1.  Terminologie et définitions relatives aux doublon
Une "zone identifiante" est une zone qui permet de retrouver les doubles. Généralement la zone identifiante utilisée est le téléphone, car si 2 fiches ont même téléphone elles correspondent à la même entreprise et sont donc en double.
Une "fiche en double" est une fiche dont le contenu de la "zone identifiante" se retrouve dans au moins une autre fiche. Les 2 fiches correspondent donc généralement à la même entreprise et l'une des deux doit normalement être supprimée.
Une "série de fiches en double" est constituée des fiches dont le contenu de la "zone identifiante" est identique (par ex. toutes les fiches qui ont un même téléphone). Un tri sur la "zone identifiante" rend les fiches de chaque "série de fiches en double" consécutives.
La "suppression des doublons" consiste à supprimer, pour chaque "série de fiches en double" toutes les fiches sauf une, la "meilleure fiche de la série" (par ex. supprimer toutes les fiches de même téléphone sauf celle que l'on souhaite conserver).
Dans certains cas il est nécessaire, avant la suppression, de regrouper des informations de plusieurs fiches de la série, opération qui ne peut pas être automatisée.
La "zone qualifiante" est la zone qui, utilisée en second critère de tri, permet de placer la "meilleure fiche de la série" toujours en-tête (ou toujours en queue) de chaque série. Par exemple, dans le cas fréquent où les fiches à dédoublonner proviennent de différentes sources de données, on souhaite généralement conserver en priorité les fiches de la source la plus fiable. Dans ce cas la "zone qualifiante" sera la zone source ou origine.

2 Rappel sur la recherche et suppression des doublons

La fonction "Recherche et de suppression des Doublons" se trouve dans les "Fonctions Spéciales" de l'écran "Outils".
La fonction commence par afficher l'écran ci-contre. 

Le nota en rouge de la figure rappelle que, préalablement au lancement de la fonction, il convient de trier sur la "zone identifiante" en premier critère et sur la "zone qualifiante" en second critère (si possible) de façon à rendre les fiches de chaque "série de fiches en double" consécutives avec la meilleure toujours en-tête (ou toujours en queue).

Comme le montre l'écran ci-dessus, 3 types de repérage sont proposés:
. Repérer les doublons sauf  les premiers de chaque série de doublons (série correspondant à un même téléphone).
. Repérer les doublons sauf  les derniers de chaque série de doublons.
Ces 2 premières options sont très similaires. Dans l'exemple des téléphones, elles reviennent à repérer avec la coche blanche les fiches ayant le même téléphone sauf une (la première ou la dernière de chaque série). Si après exécution de la fonction, on supprime les fiches repérées par la coche blanche, on obtient une base de données sans doublon (toutes les fiches ont des téléphones différents).
Le premier exemple ci-dessous présente un exemple caractéristique de ce mode de repérage.
. Repérer tous les doublons y compris le premier et le dernier de chaque série de doublons.
Le second exemple ci-dessous montre l'intérêt du dernier mode de repérage
Dans les 3 options ci-dessus décrites:
Nota: Le repérage s'effectue systématiquement avec la Coche Blanche dont l'ancienne configuration est perdue. Il n'est pas nécessaire d'effacer préalablement les coches blanches car les repérages effacent les coches blanches des fiches non repérées.
Rappelons que la coche blanche est réservée à ce genre de repérage occasionnel.
Grâce à ses 2 boutons de défilement qui l'entourent, la coche blanche permet de faire défiler les fiches repérées, en l'occurrence de parcourir les doublons pour les examiner et les contrôler.

Dans la détection des doublons il n'est pas tenu compte des blancs avant et après, ainsi que de la casse (majuscule, minuscule).


3. Au sommaire de DéclicN°184 et suivantes:

. État d'avancement de la mise à niveau de YeloRobo
. Amélioration de l'utilisation du presse papier dans Déclic (conservation de l'historique)
 

Les Déclic Précédentes sont disponibles à l'adresse:

http://www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm

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