DÉCLIC N° 19
Sommaire

1. Considérations sur les Courriers dans la Prospection 
2. Les Emails personnalisés avec Déclic Prospection
2.1 Création d'un Email-type
2.2 Initialisation d'un Email-type
2.3 Réalisation et expédition d'un Email type
2.4 Conservation de la trace d'un Email-type
3. Possibilité de choisir un code mnémonique pour les courriers
4. Au Sommaire de DÉCLIC  N°20

1. Considérations sur les Courriers dans la Prospection 
Les courriers ont toujours joué un rôle important dans la prospection commerciale. Il a y 3 ans à l'époque de la conception de Déclic Prospection, il s'agissait essentiellement de courriers sur support papier acheminés par la poste, courriers que l'on peut classifier en 2 catégories:
. les courriers-types, courriers initiés (ou décidés) un par un pendant la prospection et réalisés et expédiés journellement en fin de session de prospection. Comme exemples de ce type de courriers on peut citer les confirmations de rendez-vous, les envois de documentation, de tarif ...
. les mailings ou envois en nombre réalisés et expédiés périodiquement.

Les nouvelles technologies fax et surtout email ont permis le développement d'un troisième type de courriers initiés, réalisés et expédiés immédiatement après ou même pendant l'entretien. En plus d'une réception immédiate, l'Email permet d'insérer dans le document des liens permettant un accès immédiat à d'autres documents. Pour ces raisons, l'email est en train de prendre une place déterminante dans la prospection.

Les deux premiers types de documents, les lettres-types et les mailings, étaient déjà pris en compte et traités efficacement par Déclic Prospection.
Le troisième, les Emails-types personnalisés, fait l'objet d'un nouvel et important développement du logiciel décrit au paragraphe suivant.

2. Les Emails personnalisés avec Déclic Prospection

2.1 Création d'un Email-type
La création d'un Email-type est très similaire à celle d'une Lettre-Type décrite dans le Didacticiel. Seules différences :
. Le code du document-type qui doit nécessairement être une minuscule ( les codes majuscules étant réservés aux Lettres).
. L'objet de l'Email doit figurer en 1ère ligne pour pouvoir être couper-coller dans la "Zone Objet" du gestionnaire d'Email.
Notons que, comme les lettres-types et les mailings, les Emails-type peuvent contenir des champs qui permettent de les personnaliser par toutes toutes les zones de l'écran principal.
L'objet de l'Email (1ère ligne) peut également contenir des champs, ce qui est le cas dans l'exemple de la figure ci-dessous.

2.2 Initialisation d'un Email-type
Comme le montre la figure ci-dessus, un double-clic situé dans une quelconque zone de l'écran principal provoque l'affichage de la liste de choix des Emails-types qui ont été définis.
Il suffit alors de cliquer sur l'Email choisi pour:
. ouvrir le gestionnaire d'Email défini dans le paramètre "Gest.Email" de l'écran paramètre ou dans la table Utilisateur (dans le cas d'une utilisation en réseau)
. placer dans le presse papier l'Adresse Email suivie de l'Email type personnalisé correspondant cf. image et commentaires ci-dessous.

2.3 Réalisation et expédition d'un Email type
A l'ouverture du gestionnaire d'Email il convient de cliquer sur "Nouveau message" et de coller le contenu du presse-papier.
L'exemple ci-dessus montre un Email de demande de vérification d'une adresse qui n'a pu être validée dans les Pages Jaunes (ou autre annuaire) avant une expédition. 
La zone verte située en haut, essentiellement l'image "Déclic des clients en un clic", provient du papier peint choisi pour les nouveaux messages.
Tout ce qui est situé en dessous de cette zone provient du "Coller" effectuer à l'ouverture du nouveau message.
Les zones en gras et rouge situées en haut, à savoir :
. l'adresse Email (sur laquelle a été effectuée le double-clic) insérés automatiquement,
.  l'Objet qui provient de l'Email-type ( dont il constitue la 1ère ligne),
doivent être copiées-collées dans les zones correspondantes du gestionnaire d'Email.
Remarquons les zones personnalisées (ou champs) surlignées en jaune:
. dans l'objet, la zone "Cdrom Déclic", ici "Prospection" pourrait-être "Achat", Hotline", ..
. la zone "à l'attention de :", ici "Monsieur Jean Duval"
. l'adresse.
Avant l'expédition on peut facilement, si besoin est, apporter quelques modifications au message.

2.4 Conservation de la trace d'un Email-type
Le logiciel permet de garder la trace de l'expédition des Emails (sous la forme de la date d'expédition suivie du code de l'email) dans les zones "Derniers Emails" situées à droite du secteur des correspondants (voir figure ci-dessus).
Si l'Email concerné (double-cliqué) est situé sur une ligne de correspondant (donc est adressé à ce correspondant), la trace de l'Email est insérée au début de la zone "Derniers Emails" de cette même ligne.
Si l'Email concerné est situé en dehors du secteur des correspondants, la trace est insérée au début de la zone "Derniers Emails" de la dernière ligne de correspondant visible (ligne généralement vide).

En conclusion, le Logiciel Déclic Prospection permet d'initier, réaliser, expédier un tel Email, très personnalisé (du style de l'exemple ci-dessus), et d'en conserver trace, avec seulement quelques clic se souris et sans avoir à frapper un seul caractère.

3. Possibilité de choisir un code mnémonique pour les courriers
Antérieurement, le Code du Courrier (une lettre) était attribué automatiquement par le programme.
Maintenant il est possible de choisir le Code d'un Courrier-type à sa création.
Ce qui permet généralement de choisir un code mnémonique (D pour Envoi de Documentation; T pour Envoi de Tarif ...).
Rappelons que code doit être une lettre majuscule pour les Lettres-types et lettre minuscule pour les Emails- types.

4. Au Sommaire de DÉCLIC  N°20 à paraître le 15 mai 2002
 Possibilité d'utiliser plusieurs tables de tâches pour une même base de données.

Les Déclic  Précédentes sont disponibles à:
www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm