1. Emailing à partir de Déclic avec Outlook express, en utilisant un "Groupe" d'adresses

2. Améliorations des logiciels Déclic relatives aux Tâches à effectuer à une date et heure précise

1.1 Principe de base.
La méthode consiste à expédier le mailing à partir d'un "Groupe" d'adresses, dans lequel ont été importés les champs utiles (en premier lieu l'Email) des prospects concernés d'une base de données Déclic.
L'utilisation d'un groupe d'adresses évite de mélanger les adresses du Mailing avec les adresses du Carnet d'Outlook et facilite l'expédition (il suffit d'expédier au "Groupe").

1.2 Avantages et inconvénients.
Le principal avantage de cette méthode est de permettre l'envoi d'un un texte enrichi par du gras, de la couleur, des polices spécifiques, des images, ... C'est la raison pour laquelle nous l'avons choisi pour la diffusion de Déclic .
L'inconvénient majeur de la méthode est de rendre impossible la personnalisation des Email par des champs du carnet d'adresses importés de la base de données Déclic, contrairement à la méthode par fusion Word décrite dans Déclic N°1

1.3 Modalités pratiques
1.3.1 Dans Déclic, créer un Modèle de Champs précisant tous les champs utiles pour le mailing dont obligatoirement l'Email. (Aide §16.6.6)
1.3.2 Dans Déclic, repérer avec une coche les fiches relatives au mailing. (Aide §10.2)
1.3.3 Dans Déclic, exporter vers Excel (aide §16.3.7). Dans le tableau Excel qui s'affiche, saisir "Adresse d'email", "Société", "Nom" comme en-tête pour les colonnes Email, Entreprise, et Correspondant (ces libellés correspondent aux champs du carnet d'adresse d'outlook express; si d'autres champs existent la correspondance avec les champs d'outlook s'effectuera par la suite).
1.3.4 Sauvegarder les contacts dans un dossier de sauvegarde
. Créer un nouveau dossier de contacts : Dans Le Carnet d'Adresses cliquer sur Nouveau puis Dossier et saisir le nom par exemple "Sauvegarde".
. Dans le répertoire principal de contacts sélectionner tout (Édition + Sélectionnez tout)
. Faire glisser les contacts sélectionnés du répertoire principal vers le nouveau répertoire "Sauvegarde".
1.3.5 Importer les adresses du fichier texte (.csv) précédent dans le répertoire principal du carnet d'adresses.
. Dans l'écran carnet d'adresses sélectionner: Fichier + Importer + Autres Fichiers d'adresses + Fichier texte (valeurs séparées par des virgules).
. Choisir le fichier texte (. Csv) précédemment créé et compléter la correspondance ("mappage")
. Terminer l'importation et vérifier la présence des adresses dans le répertoire principal.
1.3.6 Créer un Groupe de contacts (Nouveau + Groupe et choisir un nom caractérisant le mailing)
1.3.7 Transférer par "glisser déplacer" les adresses du répertoire principal vers le Groupe
1.3.8 Restaurer les adresses initiales dans le répertoire principal
1.3.9 Pour déclencher l'expédition du mailing :
. Avec le bouton Nouveau Message, insérer le texte du message (commun à tous les destinataires)
. Saisir le nom du groupe dans la zone Cci (et non pas Cc pour éviter que tous les destinataires puissent avoir connaissance de la liste de diffusion). Si la zone Cci n'apparaît pas (sous la zone Cc) on peut l'afficher avec: Affichage + Toutes les en-têtes.
. Cliquer sur Envoyer Recevoir pour expédier à toutes les adresses du groupe.

La fonction Tâche à été notablement améliorée pour faciliter l'exécution de tâches à des dates et heures précises. Deux fonctionnalités on été ajoutées :

Le rappel d'un prospect (ou client) à une heure précise est ainsi grandement facilité comme le montre l'exemple ci-dessous :
Supposons qu'au cours d'une prospection, il s'avère qu'il faille rappeler un prospect en fin de journée, à 17 heures. Pour ne pas l'oublier, il suffira dans l'écran Tâche, d'insérer une nouvelle tâche en cliquant sur la dernière ligne vide, de saisir l'heure "17:00" (en laissant la date du jour déjà indiquée) puis de double cliquer sur la tâche (vide) pour y insérer le N° et l'Entreprise (laisser la priorité "Moyenne" et, éventuellement, cocher la case "beep") et de fermer l'écran Tâches.

A 17 heures la coloration en Jaune (priorité moyenne) du bouton tâche et éventuellement le beep avertiront l'utilisateur qui n'aura plus qu'à rouvrir l'écran tâche et à effectuer un clic droit sur la première ligne (en général) pour se positionner sur la fiche à rappeler.

Toutes ces opérations ne prennent en fait que quelques secondes et ne nécessite pas de saisie, mis à part le strict minimum, à savoir les 4 chiffres de l'heure de rappel.