A l'attention de  
DÉCLIC N° 20
Sommaire

1. Problèmes d'ouverture d'une Base de Données Déclic (BDDD)
2. Nouvelle fonction "Réparation et Mise à Niveau" d'une BDDD
3. Le système de Bases de Données Déclic
4. Possibilité d'utiliser plusieurs Tables de Tâches
5. Au Sommaire de DÉCLIC 
 N°21

1. Problèmes d'ouverture d'une Base De Données Déclic (BDDD)
Les problèmes d'ouverture de la base de données choisie dans l'écran d'accueil, constituent les difficultés d'utilisation du logiciel les plus gênantes et les plus fréquentes.
on distingue 4 types de problèmes d'ouverture d'une base de données :
1.1 La base est ouverte par une application Déclic terminée anormalement sur l'un des ordinateurs du réseau. Dans ce cas, il suffit de fermer cette application. La difficulté provient de ce que cette application n'apparaît généralement plus dans la barre des tâches Windows de l'ordinateur concerné. Pour la trouver, il est alors nécessaire d'ouvrir la liste des tâches Windows avec Ctrl + Alt + Suppr. Une fois trouvée il suffit pour la fermer de la sélectionner, de cliquer sur le bouton "Fin de Tâche", d'attendre quelques secondes puis de confirmer.
1.2 La base est détériorée. Cette situation est très rare. Elle peut néanmoins se produire dans le cas d'arrêt imprévu à un moment où la base est en activité. La procédure de réparation, qui s'exécute automatiquement par l'intermédiaire de la nouvelle fonction décrite au paragraphe suivant, résout le problème dans la quasi totalité des cas. Depuis plus de 4 ans que le Logiciel Déclic est en service, nous n'avons pas rencontré un seul cas de base de données irréparable.
1.3 La base de données a été convertie en Access 2000. Dans ce cas il est nécessaire d'utiliser à nouveau Access 2000 pour convertir la base "à la version précédente".
1.4 La base de données a une structure incompatible avec la version du logiciel. Il s'agit d'une ancienne difficulté qui maintenant ne peut plus se produire puisque le niveau de la base est systématiquement contrôlé à l'ouverture et qu'une mise à niveau est alors exécutée si besoin est (cf. paragraphe suivant).

2. Nouvelle fonction "Réparation et Mise à Niveau" d'une BDDD

Cette fonction est lancée automatiquement, à l'ouverture d'une base de données dans les 2 cas suivants:
. Le logiciel ne peut pas ouvrir la base de données normalement :
Si la base de données est dégradée, la fonction lance une réparation
Si la base est ouverte par une autre application terminée anormalement ou si la base a été convertie en Access 2000, la fonction signale le problème et donne des indications pour le solutionner.
. Le niveau * de la base de données ne correspond pas à la version du logiciel. Le niveau de la base de données, contenu dans un champ de la base, est systématiquement contrôlé à l'ouverture. Si le niveau de la base de donnés est inférieur à celui de l'application Déclic la Mise à Niveau est lancée automatiquement.
Les principales opérations effectuées dans la Mise à Niveau sont:
. la création de la base de données "Globale.dec" si elle n'existe pas,
. la création de tables manquantes,
. la création de champs manquants,
. le contrôle de la longueur des champs (augmentation de la longueur si elle est insuffisante),
. le renseignement du champ "Niveau".

Comme le montre la figure ci-dessus, la liste détaillé des opérations effectuées s'affichent dans la zone Journal qu'il est possible d'imprimer.

De plus la fonction permet de créer de nouvelles Tables de Tâches supplémentaires (bouton "Création Table Tâches"), comme exposé au paragraphe suivant.

Cette fonction peut être également lancée à partir de l'écran d'accueil en mode réparation (clic droit sur le bouton "OK" qui se transforme en "Répare"). Dans ce mode la base de données sélectionnée est traitée par la fonction "Réparation, Compression Mise à Niveau" au lieu d'être ouverte par Déclic.

* Le niveau de la base de données caractérise sa structure. La structure des bases de données Déclic à beaucoup évolué en raison des nombreuses améliorations du logiciel qui ont rendu nécessaire l'ajout de nouvelles tables et de nouveaux champs.

3. Le système de Bases de Données Déclic
Les données utilisateurs sont maintenant contenues dans 2 types de bases de données :
. Les bases Déclic proprement dites, contenant toutes les informations prospects, les tables et les paramètres.
Une même application Déclic peut comporter plusieurs bases de données Déclic correspondant à des catégories de prospects ou clients différents.
Rappelons qu'un des intérêts du logiciel Déclic est de permettre, grâce à toutes les tables et tous les paramètres contenus dans la base, une gestion spécifique, adaptée à chaque catégorie de prospect.
. La base "Globale.dec" contenant des informations globales qu'il est intéressant de pouvoir consulter lors de l'exploitation de toute les bases Déclic. Ces informations concernent en particulier :
. des Tâches à effectuer globales, dont il est question au paragraphe suivant.
. les Notes ne concernant pas directement des prospects en particulier.

Rappelons la présence d'autres données (non utilisateurs) contenues dans de nombreux fichiers, en particulier le fichier d'Aide "Déclic.hlp" et la base "Commune.dec" qui contient des informations communes tels:
. la table des codes postaux,
. la table des jours fériés
. les conseils du jour

Nota 1: Les données utilisateurs globales avaient été placées dans un premier temps dans la base Commune.dec. Ceci présentait le risque important de perte de ces informations lors de l'installation de nouvelles version du logiciel (Lors de l'installation la base Commune.dec est remplacée par la nouvelle version).
Nota 2: L'extension ".dec" a été attribuée aux bases Commune.dec et Globale.dec pour les distinguer des bases de données Déclic et ne pas les faire apparaître dans les listes de choix. Ce sont néanmoins des bases de données Access7 (comme les bases de données Déclic d'extension ".mdb").

4. Possibilité d'utiliser plusieurs Tables de Tâches

Comme le montre la figure ci-dessus, le bouton "Tables" de l"Écran Tâches à effectuer" permet de choisir une table de tâches, parmi les tables de tâches en service, ici au nombre de 3 :
1 table de tâches locale (contenue dans la base Déclic) nommée "Taches relatives aux Fiches"
3 tables de tâches globales (situées dans "Globale.dec"), nommées "Opération E-Marketing", "Tâches Administratives" et "Tâches privées".

Rappelons la très intéressante possibilité de lier les tâches aux fiches de la base Déclic en service, avec:
. la possibilité de créer une nouvelle tâche relative à une fiche (N° et Entreprise dans le Commentaire de la tâche).
. possibilité par un double clic d'accéder immédiatement à la fiche liée à la tâche.

Pour mettre en service une nouvelle table de tâches, il faut:
. créer la table (locale ou globale) à l'aide de la fonction "Mise à Niveau" décrite au §2 en utilisant le bouton de droite "Créer Table Tâche" de la première figure.
. référencer cette table dans la table "Liste de Tables de Tâches figurant ci dessous, en précisant:
la description ou désignation de la tâche qui apparaîtra dans la liste de choix
le nom Access 7 de la table qui a été créee
la nature Globale ou Locale de la table
le code "A" pour activer la tâche à l'ouverture de l'Écran des Tâches à effectuer.


5. Au Sommaire de DÉCLIC  N°21 à paraître le 15 juin 2002
Utilisation des liens entre les fiches
Création de répertoire de fiches
Commercialisation de la version 2002 avec Mise à Niveau des bases de données

Les Déclic  Précédentes sont disponibles à:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

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