DÉCLIC N° 21
Sommaire

1. Les Fax personnalisés avec Déclic Prospection
2. Typologie des courriers de prospection
3. Nouveau
didacticiel "Emails et Fax"
4. Au Sommaire de DÉCLIC 
 N°22

1. Fax personnalisés à l'aide de documents types
Les Emails et les Fax de prospection présentent de très grandes similitudes, comme exposé au paragraphe 2. En fait, sur le plan opérationnel, seul le Média diffère. D'où l'idée d'utiliser pour les Fax les outils développés pour les Emails et décrits dans Déclic N°19. Nous utilisons à regret le terme anglais Fax au lieu de Télécopie, en raison de sa concision.

Comme le montre la figure ci-dessus, un double-clic situé dans une quelconque zone de l'écran principal contenant un Fax ("F:" suivi de 10 chiffres, éventuellement séparés par des ".", "-" ou des blancs), provoque l'affichage de la liste de choix des Fax et Emails types. 
Un clic sur le Fax type qui convient dans la liste de choix permet :
. d'ouvrir le gestionnaire de Fax défini dans le paramètre "Gest.de Fax" de l'écran paramètre ou dans la table Utilisateur (dans le cas d'une utilisation en réseau),
. de placer dans le presse papier le N° de Fax concerné suivi du Fax personnalisé (dont la première ligne est l'objet du Fax)
Il suffit alors, dans le gestionnaire de Fax, de créer un nouveau Fax et de procéder à des "couper coller", exactement comme pour les Emails.
Rappelons que les Fax et Emails types sont des documents types présentant les 2 caractéristiques suivantes :
. le code du document est une lettre minuscule (pour les différencier des lettres-types).
. la première ligne de texte contient l'objet du message (avec éventuellement des champs)

2. Typologie des courriers de prospection
Les courriers au sens large jouent un rôle très important dans la "relation client" en général et dans la prospection en particulier. Par courrier au sens large nous désignons tous les documents transmis aux prospects par n'importe quel moyen.
Le but de ce chapitre est de préciser les définitions et les caractéristiques des divers types de courriers utilisables dans Déclic, compte tenu des derniers développements relatifs aux Emails de prospection,
décrits dans Déclic N°19 et aux Fax, décrits ci dessus au §1.
1 Les caractéristiques des courriers de prospection à prendre en considération sont :
. Le Média utilisé
. Papier: avec le papier, l'impression peut s'effectuer directement par Déclic 
. Email, Fax : pour ces médias, il est nécessaire de disposer d'un logiciel spécifique. Pour les Emails, ce peut être Outlook Express.
. La fréquence et le délai d'expédition :
. sans délai pour les Emails et les Fax qui doivent être expédiés immédiatement après ou même pendant l'entretien. Il est dans certains cas possible de discuter du document transmis pendant l'entretien.
. fréquence jour pour les Lettres qui doivent pouvoir partir au courrier du soir.
. fréquence occasionnelle (hebdomadaire, mensuelle) pour les mailings
. Le nombre d'envoi :
. quelques unités ou dizaines pour les courriers (lettre, email, fax) de prospection
. quelques dizaines, centaines ou milliers pour les mailings, emailings, faxmailings.

2 Les divers types de courriers de prospection
Le  logiciel Déclic Prospection permet, dans d'excellentes conditions, la réalisation et l'expédition des 4 types de courriers de prospections décrits ci-dessous.
Les deux premiers des quatre types de courriers correspondent à des impressions  sur papier. Les gestionnaires d'imprimantes étant intégrés dans Windows, il n'y a pas besoin d'autre logiciel pour la réalisation de ces deux premiers types de documents.
2.1 les Lettres de prospection, par exemple des envois de documentation, de tarifs, des confirmations de rendez-vous. La décision d'expédition de ces lettres est prise tout au long de la prospection. Cette décision se traduit concrètement par la saisie d'un code lettre pour le correspondant concerné (voir le paragraphe 3, "Sélection des lettres" du Didacticiel "Courrier Mailing").
Par contre l'impression s'effectue globalement à la fin de la session de prospection ( voir le paragraphe 3, "Impression et Archivage" du Didacticiel "Courrier Mailing").
2.2 les Mailings (sur support papier). Les mailings  s'effectuent de façon très différente par repérage des fiches et des correspondants concernés (voir le paragraphe 3, "Sélection des mailings" du Didacticiel "Courrier Mailing").
L'impression des mailings peut s'effectuer :
. soit directement par le logiciel, à partir d'une lettre-type, comme l'impression des lettres abordée ci-dessus,
. soit à l'aide d'un logiciel spécialisé (Word par exemple), après exportation des adresses.

Les deux autres types de courrier, décrits ci-dessous, concernent à la fois les Emails et les Fax. Les Emails et les Fax sont traités exactement de la même façon.
3 les Emails ou Fax de prospection, par exemple des envois de documentation ou de tarifs, des confirmations de rendez-vous. La décision d'expédition de ces emails ou fax est prise tout au long de la prospection, exactement comme les lettres de prospection abordées ci-dessus. Cette décision se traduit concrètement par double-clic sur le l'adresse email ou le n° de fax concerné. (voir le paragraphe 3, "Sélection des emails et des fax" du Didacticiel "Expédition des emails et des fax").
L'expédition des Emails et des Fax s'effectue immédiatement et un par un.
4 les Emailings et les Faxmailings
L'expédition des Emailings et des Faxmailings nécessitent des logiciels spécialisés.
Citons pour les Emailings les 3 logiciels suivants :
Sarbacane, de GOTO Software, 
UnityMail 5.1, de MessageMedia, 
E-m@ilink Pro, de Kletel Multimédia. 
 
Pour les Faxmailings, citons Delrina Fax Pro de Symantec.

Pour ce type d'expédition (Emailing, Faxmailing) le rôle du logiciel déclic Prospection se limite à l'exportation dans un fichier (généralement un tableau Excel) des éléments nécessaires au mailing :
adresse email ou N° de fax et champs utilisés dans la personnalisation du mailing (voir le paragraphe 4, "Emailing et Faxmailing" du "Didacticiel Emails et Fax").

3. Nouveau didacticiel "Emails et Fax"
Le Didacticiel "Lettres et Mailings" a été revu, notamment du point de vue de la terminologie. 
Le nouveau Didacticiel "Email, Fax" a pour sommaire :
  1. Les emails et les fax de prospection
  2. La sélection des emails et des fax de prospection
  3. L'Impression et l'Archivage des emails et des fax
  4. Les Emailings et les Faxmailings
Rappelons les principaux termes utilisés dans les Didacticiels "Courriers, Mailings" et "Emails et Fax" :
Courriers, tous types de document expédiés à des prospects ou clients,
Courrier-type, modèle de courrier contenant des champs liés à la base de données Déclic,
Lettres, courrier sur support papier, décidés pendant la prospection et expédiés en fin de session,
Mailing, envoi en nombre sur support papier, expédié hors prospection
Email, décidés pendant la prospection et expédiés immédiatement
Fax,            idem
Emailing, envoi en nombre, expédié hors prospection
Faxmaling,  idem

4. Au Sommaire de DÉCLIC  N°22 à paraître le 15 juillet 2002
Utilisation des liens entre les fiches
Création de répertoire de fiches
Commercialisation de la version 2002 avec Mise à Niveau des bases de données

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