A l'attention de {Correspondant}
DÉCLIC N° 31

Sommaire
Dans la news précédente, nous avons présenté le principe de l'expédition d'un email par l'intermédiaire de Microsoft Word. Dans cette news nous allons décrire les modes opératoires des 3 phases de l'application.:
1. Expédition d'Email par Word (quand tout a été préparé)
2. Création d'un nouvel email-type (ou modification)
3. Installation de l'application "expédition d'emails par Word"
Puis nous aborderons le problème de l'assistance technique à ce type d'application  
4. Considérations sur l'assistance technique
5. Au sommaire de DéclicN°32

1. Expédition d'Email par Word (quand tout a été préparé) 
Lorsque l'application a été correctement installée et que les emails-types ont été crées, l'expédition d'un email est extrêmement simple et rapide.
Il suffit de double-cliquer sur une adresse email située dans l'une des zones de l'écran principal et de choisir dans la liste des emails-types qui s'affiche, l'email-type à expédier. Si un document Word email-type* a été créé (en plus de l'email-type*), le panneau de choix ci-dessous s'affiche.

Un clic sur le bouton "Oui", provoque l'affichage du document Word email-type, lié au fichier de liaison.
Il est alors possible :
. d'apporter toutes les modifications souhaitées au document (modification ou suppression de champs d'images,...); la seule contrainte à respecter étant la structure des 3 premières lignes (cf. §2).
. d'expédier le document par email en cliquant sur le bouton "Email" s'il a été défini ou sinon sur "Outils", "Macro", "Macros", "Email" et "Exécuter".
. de sauvegarder le document s'il a été modifié,
. soit avant l'expédition au format Word avec des champs liés au fichier de liaison,
.
soit après l'expédition au format HTML, dans lequel les champs ont été remplacés par leurs valeurs (l'expédition de l'email a pour effet de faire passer le document du format Word origine au format HTML.) 

* Rappelons qu'un email type, caractérisé par un code lettre minuscule (ex. "c"), se crée dans l'écran courrier de façon très similaire à une lettre-type (principale caractéristique, la première ligne qui contient l'objet de l'email).
La création d'un document Word email-type, également caractérisé par un code lettre, est exposée ci-dessous.

2. Création d'un nouvel document Word email-type (ou modification) 
Un document Word email-type est toujours associé à un code email-type (lettre minuscule, ex "c") et à un email type. Pour exposer la structure du nom d'un document Word email-type, le plus simple est de donner un exemple: dans le cas d'une base de données Déclic "Base1", le nom du document Word email-type associé  à l'email-type de code "c" est "Email_Base1c.doc". C'est la présence de ce fichier qui déclenchera l'ouverture du panneau de choix ci-dessus à la sélection de l'email type de code "c" dans la liste des emails-types.
En ce qui concerne le contenu d'un document Word email-type seule les 3 premières lignes ont une structure spécifique, comme le montre la figure ci-dessous. Ces 3 premières lignes formatées comme indiqué ne servent qu'à spécifier l'adresse email du destinataire, son nom et l'objet de l'email et ne seront pas expédiées.

 

Email:«Email»
A:«Civil_Texte» «Correspondant»
Objet:Importation de données dans Déclic Prospection

A l'attention de «Civil_Texte» «Correspondant»

Les informations que vous souhaitez sont exposées en détail dans le Didacticiel  intitulé "Les fonctions d'Importation et d'Exportation de données",  sur notre Site Internet, à l'adresse:
http://www.declic-prospection.com/didacticiels/sommaire_importation.htm

 Je reste à votre disposition pour tout complément d'information

Virginie Sudrie
Relation Client
01.30.30.60.70

Nota: Cet Email a été réalisé et expédié par notre logiciel Déclic Prospection

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Rappelons que le contenu du document Word email-type peut contenir.: 
. des champs liés à la fiche Déclic en cours (ici «Civil_Texte» «Correspondant») par l'intermédiaire du fichier de liaison de la base de données Déclic utilisée. Pour les modalités de la liaison par "fusion publipostage" avec le fichier de liaison (similaires à celle de l'Impression par Word), consultez l'aide de Microsoft Word. Des précisions seront fournies sur ce sujet dans un prochain didacticiel (prévu fin juin).
. des images (ici l'en-tête de lettre Déclic)
. des animations (ici l"Utilisation de Déclic" et "News")
. des tableaux (ici animation "Utilisation de Déclic" et le texte à gauche)
. des liens hypertextes (ici le liens vers un Didacticiel du site Déclic Prospection et vers Déclic News)
Toutes ces possibilités permettent l'expédition très rapide d'emails de grande qualité.

3. Installation de l'application "expédition d'emails par Word" 
L'installation de l'application, dans laquelle réside l'essentiel des difficultés, peut se décomposer en 5 phases successives.
3.
1. Installation des composants Windows ADO et CDO
 
Il faut ajouter dans le modèle "Normal" de Word les 2 références suivantes : Microsoft Active Data Objects 2.5 (minimum) Microsoft CDO for Windows 2000 Library. Pour cela il faut se placer en mode "Visual Basic" par des clics sur "Outils", "Macro", "Macro", "Modifier" une macro existante (ou "Créer" une nouvelle macro). Si on ne se trouve pas dans le modèle normal ("Normal dans la barre de titre), il convient de s'y placer avec le bouton "explorateur de projet". Une fois en mode "Visual Basic", il suffit de cliquer sur "Outils" puis "Références" pour afficher la liste des références disponibles. Il ne reste plus qu'à sélectionner les 2 références ADO et CDO pour les installer dans Word. 
Si les 2 références ADO et CDO ne figurent pas dans la liste il faut préalablement les installer dans Windows à l'aide du programme "setup.exe" du répertoire "Email_par_Word" du CDrom d'installation. 
3.2. Insertion de la Macro "Email" dans le Modèle "Normal" 
En premier lieu placer dans le presse papier le contenu du fichier "Macros.txt" situé dans le répertoire "Email_par_Word" du CDrom d'installation (double cliquer sur le fichier pour l'ouvrir, puis "sélectionner tout" puis "copier"). Ensuite coller le presse papier au début de la feuille macro du modèle "Normal". Le fichier "Macros.txt" contient les 2 macros "Lettre" et "Email". Si ces Macros existent déjà dans le modèle "Normal" il faut les supprimer au préalable. 
3.3. Création du bouton "Email" 
Consulter l'aide de Microsoft Word pour créer dans une barre d'outils visible un bouton qui lance la macro "Email" précédemment installée. 
3.4. Renseignement du fichier "Codes_Email.txt"
Ce fichier, situé dans le répertoire de l'application Déclic, contenant les paramètres nécessaires à l'expédition des emails a la structure ci-dessous.:

Identifiant

Mot de Passe Email Expéditeur Nom de l'expéditeur 
Votre identifiant Votre Mot de passe Votre email (retours) Votre nom

La première et la seconde colonne contiennent l'identifiant et le mot de passe fournis par le fournisseur d'accès internet.
La troisième colonne contient l'adresse de réponse et de retour des emails.
La quatrième colonne indique le nom de l'expéditeur (colonne "De" de Outlook Express) 
3.5. Création  des documents Word email-type de départ, comme indiqué au §2  

4. Considérations sur l'assistance technique
L'exposé qui précède montre que l'utilisation et surtout l'installation de cette nouvelle fonction d'expédition des emails par Word nécessitent des connaissances préalables sur.
. Microsoft Word en général pour créer les documents Word types.
. la fonction "fusion publipostage" de Word
. le mode "Visual Basic" de Word pour l'installation des Macros
(La situation est identique pour la fonction d'Impression par l'intermédiaire de Word.)
Il s'en suit, que dans le cas où ces connaissances préalables sont insuffisantes, l'assistance technique relative à ces fonctions peut prendre des proportions importantes. Une telle assistance technique ne peut donc pas raisonnablement être couverte par le contrat standard. Cette question sera développée et des solutions proposées dans le prochain DéclicN°32.

5. Au Sommaire de DéclicN°32 à paraître le 15 juin 2003
. Les 2 nouveaux Didacticiels intitulés "Impression par l'intermédiaire de Microsoft Word" et "Emails par l'intermédiaire de Microsoft Word".
. Les 2 modes d'assistance technique à l'utilisation du logiciel Déclic
1. l'assistance technique standard
2. l'assistance technique renforcée pour l'utilisation des fonctions complexes (impressions et emails par l'intermédiaire de Microsoft Word, importations et exportations complexes vers Excel)  

Les Déclic  Précédentes sont disponibles à:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

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