A l'attention de {Correspondant}
DÉCLIC N° 36

Sommaire
1. La téléphonie avec Déclic
1.1 Numérotation automatique avec un téléphone ordinaire
1.2 Numérotation automatique avec un casque micro filaire
1.3 Numérotation automatique avec un casque micro sans fil
1.4 Réception d'appel
2. Une Solution simple au dédoublonnage
3. Au sommaire de DéclicN°37

1. La téléphonie avec le logiciel Déclic
Un des intérêts important du logiciel Déclic est de permettre la numérotation automatique par un double-clic sur un numéro de téléphone (10 chiffres) situé dans n'importe quelle zone de l'écran principal ou du mémo.
1.1 Numérotation automatique avec un téléphone ordinaire
La numérotation avec un téléphone ordinaire (combiné tenu à la main pendant l'appel) est très simple à mettre en place et à utiliser. Il suffit de brancher le téléphone en parallèle avec le modem sur la même prise. Généralement les prises de modem comportent à l'arrière une entrée femelle permettant de brancher le téléphone. 
Il est possible d'utiliser des téléphones ancien modèle avec un combiné relié par un fil à sa base ou un nouveau modèle, généralement à la norme DECT, avec un combiné sans fil. 
Un double-clic sur un numéro de téléphone (10 chiffres), situé n'importe où dans la fiche, provoque la numérotation par le modem. Lorsque le modem obtient une réponse du réseau un boite de dialogue s'affiche pour demander de décrocher le combiné. Après fermeture de la boîte de dialogue l'utilisateur récupère la ligne sur son combiné. Cette procédure est très fiable, fait gagner beaucoup de temps et évite les faux numéros.
1.2 Numérotation automatique avec un casque-micro filaire (ou oreillette-micro)
L'utilisation d'un micro-casque filaire nécessite l'utilisation :
. d'un modem vocal avec à l'arrière des prises haut-parleur et micro permettant le branchement du micro-casque
. d'un logiciel d'interface entre le modem et le logiciel Déclic. Une interface a été développée avec chacun des 2 modems vocaux les plus courants du marché :
. Le modem interne U.S.Robotics Dial-Up à insérer dans l'ordinateur sur un port PCI,
. Le modem externe Olitec Self Memory V92 Ready à brancher sur un port série de l'ordinateur.
L'avantage essentiel du casque-micro est bien sûr de laisser les mains libres.
Notons toutefois 3 sérieux inconvénients qui font que son utilisation ne s'est pas beaucoup développée :
. Les qualités acoustiques du modem sont moins bonnes que celles d'un téléphone
. Le casque (ou l'oreillette) en permanence sur la tête est assez gênant. De plus un mauvais réglage des volumes peut faire mal aux oreilles.
. Le fil est également désagréable et peut provoquer de regrettables incidents.
Finalement, la contrainte de tenir périodiquement un combiné à la main n'est pas plus désagréable que celle d'avoir en permanence un casque sur la tête avec un fil que l'on risque d'accrocher ou de décrocher.
1.3 Numérotation automatique avec un casque micro sans fil

Il s'agit, à notre avis, de la solution d'avenir qui grâce à la nouvelle technologie DECT permet : . un grand confort d'utilisation en raison de la légèreté du casque (ou oreillette) sans fil  . la possibilité de s'éloigner de 100 mètres de l'ordinateur tout en poursuivant la conversation . une qualité acoustique numérique, similaire à celle des nouveau téléphone DECT L'installation est constituée : . d'une base DECT (rectangulaire sur la figure ci-contre) qui relie, sans fil, le casque au réseau téléphonique, . d'un casque-micro (ou oreillette) DECT qui est considéré par la base comme un combiné sans fil DECT. Une telle installation fonctionne parfaitement avec le logiciel Déclic. Le seul problème est son coût relativement élevé (actuellement de l'ordre de 400 €). Mais les prix sont  fortement à la baisse et nous serons en mesure de proposer prochainement une solution beaucoup plus abordable.

1.4 Réception d'appel
Le logiciel Déclic est très orienté émission d'appel. Il arrive néanmoins que les prospects (ou clients) appellent. Dans ce cas la difficulté consiste à retrouver le plus rapidement possible la fiche concernée. La fonction de recherche (sur le nom du prospect) résout assez bien le problème. On peut imaginer beaucoup mieux, avec un système qui afficherait automatiquement la fiche correspondant au numéro de l'appelant. C'est possible, à condition que l'installation téléphonique délivre à l'ordinateur les numéros appelant (par l'intermédiaire, par exemple, de petits fichiers texte contenant le numéro et l'heure de l'appel). Mais le coût d'une telle installation téléphonique est sans commune mesure avec celui du logiciel Déclic.

2. Une solution simple au dédoublonnage
Rappelons que préalablement au dédoublonnage les données utilisées dans cette opération doivent être vérifiées et normaliser. En particulier les N° de téléphones et de fax, qui constituent d'excellents codes d'identification, doivent être structurés sous la forme 99.99.99.99.99, par l'intermédiaire de la fonction spéciale "Structuration des N° de Téléphone Fax". 
Le bouton "Sélection des doublons" de l'écran Outils appliqué à un tableau contenant les informations utiles permet une détection des doublons simple et rapide. Pour créer le tableau il suffit de réaliser un modèle de champs adapté (avec généralement les champs No de fiche, Entreprise, Téléphone, Télécopie, le Code Postal ou la Ville, et une coche pour repérer les doublons) et d'utiliser la fonction spéciale "Table des fiches repérées suivant un modèle" avec ce modèle. Après avoir trié sur Entreprise (ou Tel ou Fax) par un double-clic dans la colonne, le bouton "Sélection des doublons" provoque la coloration des lignes de même Entreprise (ou Tel ou Fax) comme le montre la figure ci-dessous. L'examen des autres informations, notamment de la ville, permet de décider s'il s'agit réellement de doublons ou de succursales d'une même entreprise. La présence d'une coche permettra de repérer les doublons.

Un tri avec comme 1er critère la coche utilisée et comme 2è critère l'entreprise (ou Tel ou Fax) rendra les doublons consécutifs. Il sera alors possible de regrouper les informations utiles sur un seule fiche et de supprimer la (ou les) autre(s) fiche(s). 
Notons que ce dernier travail (regroupement des informations et suppression) nécessite presque toujours une intervention humaine et ne peut pas être automatisé.
Limitations de la méthode :
Pour la recherche de doublons sur l'entreprise la présence ou l'absence de mots non significatifs (Société, Ets, SA, ...) empêche la détection de certains doublons.
Pour la recherche de doublons sur le téléphone (structuré préalablement par la fonction "Structuration des N° de Téléphone Fax") la méthode ne permet de détecter que les numéros de téléphones identiques situés dans une même zone. Or ces numéros sont souvent disséminés dans les fiches (puisque la numérotation fonctionne n'importe où).
Dans Déclic N° 37, nous décrirons deux nouvelles fonctions qui permettent d'échapper à ces limitations.

3. Au sommaire de DéclicN°37 à paraître le 15 décembre 2003
. Les 2 nouvelles fonctions "Recherche des doublons sur l'Entreprise" et "Recherche des doublons sur les Téléphones"
. Nouveau Didacticiel sur la recherche des doublons

Les Déclic  Précédentes sont disponibles à:
www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm

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