A l'attention de {Correspondant}
DÉCLIC N° 42

Sommaire
1. Nouvelle Sauvegarde parfaitement adaptée à l'application Déclic
2. Planifications préconisées pour les sauvegardes
3. Les boutons "Tableur" dans tous les tableaux de l'application
4. La nouvelle version 2004.5
5. Au sommaire de DéclicN°43

1. Nouvelle Sauvegarde Déclic parfaitement adaptée à l'application
Plusieurs difficultés survenues chez des clients en raison de défauts de sauvegarde nous ont amené à développer une nouvelle sauvegarde simple, fiable, rapide et parfaitement adaptée à l'application Déclic; l'objectif étant d'inciter le plus possible les utilisateurs à effectuer des sauvegardes avec une périodicité adaptée à leur utilisation.
Rappelons que les bases de données Déclic de format Microsoft Access, malgré leur grande "robustesse" sont comme tous les fichiers informatiques, par nature "volatiles". Les principales causes de pertes de données sont dans l'ordre de fréquence décroissantes:
. les virus qui sans s'attaquer directement aux bases Déclic obligent à reformater les disques
. les erreurs de manipulations par lesquelles un opérateur distrait peut très facilement supprimer un grand nombre de fiches repérées, ou effacer un ou plusieurs champs sur une (ou toutes) les fiches, malgré les messages d'alerte du logiciel.
. la détérioration des disques durs; la fin normale de tout disque dur étant de s'arrêter de fonctionner, plus ou moins brutalement, au bout de 3 à 5 ans d'utilisation.
Les principales modifications et améliorations apportées à la sauvegarde sont :
. Le bouton fin (en bas et à gauche de l'écran principal) devient 

L'utilisateur a ainsi en permanence sous les yeux le mot "Sauvegarde" associé à la fin du programme.
Rappelons que le bouton "X" de la barre de titre à la même action que le bouton "FIN"
L
e bouton "FIN" affiche le panneau "Fin du programme, Sauvegarde" qui donne, d'un seul clic, le choix entre trois possibilités:

1. quitter l'application sans sauvegarder
2. sauvegarder les données puis quitter
3. retourner à l'écran principal
De plus le bouton "Aide" permet d'accéder aux explications détaillées figurant dans le fichier d'Aide du logiciel.
P
our guider le choix, le nombre de modifications apportées aux fiches depuis la dernière sauvegarde est fourni (nombre surligné en jaune dans l'image ci-dessus). Cette information est caractéristique de l'intérêt et de l'opportunité de la sauvegarde; elle permet en effet de bien évaluer les conséquences d'une impossibilité d'accéder à la base de données.
Dans le cas d'une utilisation en réseau le nombre de modifications de fiches indiqué est bien sûr le nombre cumulé de modifications apportées par tous les utilisateurs.
. La sauvegarde s'effectue automatiquement (sans apparition de fenêtre DOS comme auparavant) avec Makecab, le compresseur de Windows, dans le répertoire spécifié dans la rubrique "Sauve" de l'écran Paramètre, sous le nom: "Base_JJ_MM_AA.cab" ou "Base" est le nom de la Base de données sauvegardée et "JJ_MM_AA" la date du jour.
Dans le cas de la figure ci-dessous le non de la sauvegarde "\\Tribord\h\Svg_Bases\Déclic2004_22_06_04.cab" signifie que:
. la sauvegarde a été effectuée sur l'ordinateur du réseau "Tribord",
.
sur le disque "h" de cet ordinateur "Tribord" du réseau,
.
sur le répertoire "Svg_Bases" de ce disque "h",
.
à la date du "22_06_04".
L'intérêt de cette nouvelle terminologie pour la sauvegarde est d'éviter l'écrasement des sauvegardes antérieures; de ce fait elle permet des "sauvegardes historiques" dont l'intérêt est décrit au §2
Si plus d'une sauvegarde sont effectuées dans la même journée, le programme propose de modifier le nom de la sauvegarde.
. Le fichier de sauvegarde compressé obtenu, d'extension "CAB", contient les 2 (ou 3) fichiers suivants:
1. la base de données concernée ("Base.mdb" ou "Base est le nom de la base),
2. le petit fichier "bases.txt" (image de l'écran d'accueil) qui peut être facilement reconstitué, mais dont il vaut mieux disposer en cas de réinstallation,
3. la petite base "Commune.dec" si elle est utilisée, c'est à dire si les options de traitement 6 et/ou 7 sont validées.
Rappelons que ces options permettent d'enregistrer les Carnets de Notes (pour l'option 6) et les tables de Tâches (pour l'option 7) dans la base "Commune.dec" afin de rendre ces informations accessibles de toutes les Bases de Données Déclic.
En restaurant ces 2 (ou 3 fichiers), par un clic sur la sauvegarde dans l'Exploreur Windows, on restitue totalement l'état de la Base déclic concerné à la date "JJ/MM/AA" de la sauvegarde utilisée. 
. Cette nouvelle sauvegarde est particulièrement fiable car la présence et la conformité du fichier de sauvegarde "Base_JJ_MM_AA.cab" sont contrôlées par le programme. Si ce contrôle est positif, le panneau ci-dessous s'affiche. Il confirme le bon déroulement de la sauvegarde et indique la place encore disponible sur le disque de sauvegarde. Cette information est très utile dans le cas d'une "sauvegarde historique" décrite au $2.

Dans le cas contraire le panneau d'alerte ci-dessous s'affiche, indiquant la place disponible, vraisemblablement insuffisante, sur le disque de sauvegarde.

Nota: L'ancienne option de sauvegarde par l'intermédiaire de Winzip a été maintenue, essentiellement pour ne pas perturber les utilisateurs qui l'utilisent encore. Elle présente les sérieux inconvénients suivants:
. elle nécessite l'installation de Winzip dont l'intérêt n'est plus évident avec la nouvelle version de Makecab qui fait partie de Windows. De plus l'ancienne version 7 freeware qui figurait sur le CDrom d'installation pouvait présenter quelques difficultés sous Windows XP. C'est pourquoi elle a été supprimée.
. elle utilise une fenêtre DOS très peu ergonomique
. elle ne sauvegarde que la base Déclic (et pas les fichiers "bases.txt" et "commune.dec".
Son seul avantage est (on pourrait dire était) de permettre une sauvegarde multi-disquettes, dans le cas de très grosses bases de données Déclic (plus de 3.000 fiches). Cet avantage est quelque peu illusoire, car dans ce cas de très grosses bases, la disquette ne convient plus et il convient de trouver un autre support (mémoire flash, disque, CDrom, DVDrom). De plus il va disparaître avec la disquette.

2. Planifications préconisées pour les sauvegardes
2.1 La "sauvegarde historique"
La conservation d'une seule sauvegarde, supposée correcte, des  données est notoirement insuffisante, essentiellement pour la bonne raison que l'on n'est jamais certain que cette sauvegarde est vraiment correcte. En effet, il se peut que la base sauvegardée ait été dégradé à l'insu de l'utilisateur. Notamment:
. des suppressions non constatées de champs ou des fiches peuvent avoir eu lieu.
. une anomalie vicieuse, voir même un virus peut s'y cacher.
La conservation d'un historique des sauvegardes, effectuées à intervalles réguliers est donc indispensable. La plupart de ces sauvegardes pourront être détruite au bout d'un certain temps. Comme le montre les 2 exemples évoqués ci-dessous la planification de l'opération dépend du nombre et de l'importance des mises à jour effectuées sur la base de données, et de la place disponible sur le disque de sauvegarde.
Notons la très grande analogie de la sauvegarde historique ci-dessus décrite avec les "Points de restauration de Windows XP" qui ne sont autre qu'une "sauvegarde historique" de l'état du système.

2.2 Planification préconisée dans le cas d'une utilisation journalière intensive
Il s'agit du cas fréquent d'utilisateurs, souvent en réseau, qui travaillent plusieurs heures par jour, voir même à plein temps sur une base de données Déclic. Une sauvegarde journalière sur un disque dur physiquement  différent de celui de la base de données (et non une autre partition du même disque) est alors vivement conseillée. Notons que cette sauvegarde dure moins d'une minute.
Au bout d'une semaine 4 de ces 5 sauvegardes journalières pourront être supprimées si le besoin de place disque se fait sentir.
De même au bout d'un mois toutes les sauvegardes hebdomadaires sauf une pourront être supprimées.

2.3 Planification préconisée dans le cas d'une utilisation occasionnelle
Dans le cas d'une utilisation occasionnelle d'une base de données il convient de se fier pour déclancher la "sauvegarde historique" au "nombre de fiches modifiées depuis la dernière sauvegarde" fourni à la fermeture du logiciel (cf. 1ère figure du §1).
Certaines de ces sauvegardes historiques pourront être éliminées au cours du temps, en fonction de leur intérêt et de l'espace disque disponible. Si comme c'est souvent le cas l'espace disque ne manque pas, aucun inconvénient à toutes les conserver.
2.4 Autres avantages de la "sauvegarde historique". Citons les 2 principaux
. La "sauvegarde historique" permet la conservation de l'état de la base de données avant un évènement important, par exemple une épuration. Dans ce cas le nom de l'archive pourra être complété avec cet évènement.
. Elle facilite l'expédition à un utilisateur distant, sous format compressé, d'une base bien référencée et datée par son nom.
Nota: Dans le cas d'une utilisation en réseau, même si une sauvegarde globale est prévue sur le réseau, il est conseillé,  d'effectuer périodiquement une sauvegarde interne, étant donné la simplicité et la rapidité (moins d'une minute) de cette sauvegarde. Il s'avère en effet qu'il est souvent long et difficile de récupérer une base Déclic d'une sauvegarde réseau, surtout si l'administrateur du réseau n'est pas sur place.

3. Les boutons dans tous les tableaux de l'application 
Dans tous les tableaux des divers écrans de l'application figure ce nouveau bouton tableur. Citons les tableaux concernés:
. Les nombreux tableaux de l'écran Outils (bouton "Sélectionner un Fichier ou une Table") qui se répartissent en 2 catégories:
   les tables correspondant aux listes de saisie des rubriques de l'écran principal
   les divers fichiers utilisés dans l'application (fichier principal, fichiers paramètres, fichier de suivi des sessions, ...)
. Les tableaux générés par la fonction spéciale "Table des fiches repérées suivant un modèle"
. Les tableaux, Courriers, Mailing, Archive, de format similaires.
. Les tableaux de Tâches
Le bouton "Tableur" permet d'afficher les données de tous ces tableaux dans le tableur en service de Windows et de les traiter avec toutes les possibilités du tableur (impression personnalisée, tri, sélection, ...).
L'ouverture du logiciel Déclic sur l'environnement Windows s'en trouve encore notablement améliorée.

4. La nouvelle version 2004.5
La nouvelle version 2004.5 comprendra toutes les importantes améliorations apportées au logiciel Déclic depuis le début de l'année 2004 et évoquées ci-dessous:
. Nouvelle sauvegarde simple, fiable, rapide et parfaitement adaptée à l'application décrite au §1
. Le nouveau bouton Tableur dans tous les tableaux, décrit ci-dessus au §2
. Possibilité d'importer et d'exporter directement en format Excel (cf. DÉCLIC  N°41)
. Nouvelle barre d'outils (insérer, copier, coller, trier) relatifs aux lignes de tableaux (cf. DÉCLIC  N°40)
. Outils relatifs aux lignes de correspondants (cf. DÉCLIC  N°39) :
  Choix du nombre de correspondants pour la fiche en cours    
  Optimisation du nombre de correspondants affichés pour toutes les fiches    
  Tri des lignes de correspondants de la fiche en cours

. Nouvel Écran Recherche ergonomique et fonctionnel (cf. DÉCLIC  N°39 et  N°38)
. Indication du nombre de rappels pour chaque jour du mois dans le Calendrier (cf. DÉCLIC  N°37)
T
ous les clients disposant d'un contrat de location ou d'assistance sont
vivement incités à l'installer. En effet,
. d'une part les clients ont tout intérêt à utiliser cette dernière version améliorée et vérifiée, et
. d'autre part notre assistance technique se trouve grandement facilité par l'utilisation de la dernière version.
Cette mise à jour s'effectue directement (choisir "Ouvrir" et non "Enregistrer") et très simplement, en quelques minutes et sans risque, à l'adresse: www.declic-prospection.com/maj_declic_prospection.htm.
Certains lecteurs pourront s'étonner de la succession rapide des mises à jour de Déclic, déjà la 5ème depuis le début de l'année 2004. Les causes en sont:
. les nombreuses et importantes améliorations que nous apportons au logiciel
. la réparation des défauts (ou bugs) qui sont pour la plupart induits par les améliorations
. l'évolution de l'environnement en général et technologique en particulier. Dans le cas particulier de la sauvegarde étudié au §1 on a pu constater les impacts récents de:
     . l'apparition massive et destructrice des virus
     . la diffusion de disques à grandes capacité et de graveurs de CDrom et DVDrom
     . la disparition en cours de la disquette.
En cela nous sommes logés à la même enseigne que Microsoft qui incite vivement, presque toutes les semaines, ses clients à installer ses "mises à jour critiques".
5. Au sommaire de DéclicN°43 à paraître le 15 Juin 2004
. Point sur l'Impression par Word et l'expédition d'Email par Word.
. Nouveau Didacticiel sur l'édition et l'impression avec Microsoft Word
. Insertion automatique du code utilisateur dans les entretiens (suppression de l'option de Traitement N°22).

Les Déclic  Précédentes sont disponibles à:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

 

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