A l'attention de {Correspondant}
DÉCLIC N° 44

Sommaire
1. Point sur le système d'Aide Déclic
    1.1 Inventaire des outils d'Aide Disponible dans Déclic
    1.2 Les 2 principales problématiques du système d'Aide
2. Nouveau Didacticiel sur l'Impression par l'intermédiaire de Word
3
. Au sommaire de DéclicN°45

1. Point sur le système d'Aide Déclic
Étant donné les nombreuses nouvelles fonctionnalités et améliorations apportées au logiciel, son utilisation s'est compliquée, malgré nos efforts de simplification et de clarification.
Comme pour la plupart des logiciels, le principal problème d'utilisation réside dans la difficulté d'apprentissage et d'exploitation optimale du programme en utilisant toutes les possibilités appropriées à un usage donné. 
C'est pourquoi nous avons développé de nombreux outils pour rendre le système d'Aide performant.

1.1 Inventaire des Outils d'Aide Disponible dans Déclic

1.1.1 Le Fichier d’Aide (de type Windows) très complet détaillé et à jour constitue  la documentation de référence du logiciel. Signalons les 2 éléments du fichier d'Aide, particulièrement importants pour la recherche d'information :
. Le sommaire ou table des matières de l'aide permettant un accès direct à toutes les rubriques par liens hypertextes.
. L'index permettant des recherches par "mots clefs"
La dernière version du fichier d'aide est inclus dans la Mise à Jour, en permanence disponible sur le site Internet.
1.1.2 Les Aides contextuelles, au nombre de 103 à ce jour, situées à tous les endroits critiques, permettent par un simple clic sur les boutons , d'accéder immédiatement à la rubrique concernée de l'aide.
1.1.3 Les Bulles d’Aide (optionnelles pour ne pas gêner dans l'utilisation courante) fournissent les premières informations sur tous les boutons et les zones des écrans.
1.1.4 la Visite Guidée fournit les premières explications et suggère des exercices dans le cadre concret d’une base de données exemple.
1.1.5 la Vidéo Initiation (ou Présentation), disponible sur le CDRom en version sonorisée (conseillée) d'une durée d'environ 14 minutes, et non sonorisée (la version non sonorisée est téléchargeable à partir du site Internet). Cette Vidéo Initiation fournit une présentation claire des principales possibilités du logiciel. Elle est surtout utile aux nouveaux utilisateurs.
1.1.6 les Conseils du jour, consultables dans l'écran d'accueil, présentent des conseils pratiques (FAQ, Frequently Asked Questions, Foire Aux Questions, trucs et astuces ) qui trouvent difficilement leur place ailleurs. Une classification par type d'intérêt en facilite l'accès.
1.1.7 les Didacticiels, contenant
. une table des matières ou liste des chapitres du didacticiel avec les renvois hypertextes correspondants,
. des chapitres comportant systématiquement en début et fin, des barres de défilement contenant des liens vers le chapitre précédent, le chapitre suivant, le sommaire et l'index,
. un index ou glossaire
contenant tous les principaux mots clefs du sujet traité avec les renvois hypertextes correspondants,
. des liens hypertextes internes entre sujets connexes,
. des liens hypertextes externes vers d'autres documents ou vers l'Internet,
. des images, notamment des captures d'écrans judicieusement commentées. 
De par leur format HTML, les didacticiels peuvent être en permanence disponibles sur des sites internet. De ce fait ils constituent un élément de la nouvelle et prometteuse méthode de formation "Elearning" ou (formation par internet)
1.1.8 les News qui jouent un rôle très important pour informer les utilisateurs de la mise en service de nouvelles fonctions ou des améliorations de fonctions existantes
1.1.9 le Site Internet www.declic-prospection.com contenant toutes les dernières informations sur les logiciels Déclic, notamment la liste des principales dernières améliorations.

1.2 Les 2 principales problématiques du système d'Aide
Deux problématiques sont à prendre en considération pour mettre en place un système d'Aide efficace et ainsi permettre une bonne utilisation du logiciel :
. 1.2.1 Informer l'utilisateur de la présence d'une fonction (où d'une méthode) lui permettant de résoudre un problème donné. Cette information est capitale car si l'utilisateur ne la connaît pas il ne pourra pas bénéficier d'une fonction susceptible de lui faire gagner beaucoup de temps et de lui fournir de nouvelles possibilités. Par exemple, nombreux sont les utilisateurs qui ressaisissent  des informations au lieu de les importer parce qu'ils ne connaissent pas l'existence des fonctions d'importation et de mise à jour.
Le problème est difficile car très souvent l'utilisateur ne sait pas très bien ce qu'il recherche. Il ressent un besoin, souvent imprécis, et se doute qu'une fonction de Déclic est susceptible de satisfaire, au moins partiellement ce besoin.
Dans ce cas nous conseillons de rechercher principalement dans:
. le sommaire de l'aide et les titres des rubriques
. l'index de l'aide en utilisant des "mots clefs" adaptés
. la liste des titres des Conseils accessibles à partir de l'écran d'accueil
Par exemple, supposons le cas d'un utilisateur qui souhaite renuméroter ses fiches et se doute de l'existence d'une fonction qui le permette. Cet utilisateur peut trouver ce qu'il recherche avec les 3 démarches suivantes:
. parcourir la table des matières de l'aide puis les titres contenus dans les "Fonctions spéciales" des "Outils Déclic" pour découvrir la rubrique "Renumérotation des Fiches dans l'ordre du tri courant"
. utiliser l'index de l'aide en entrant "renu" (début de renumérotation) dans la zone de saisie pour trouver la rubrique d'index "Renumérotation séquentielle des fiches"
. parcourir les titres des Conseils pour trouver le conseil N°45 "Renumérotage des Fiches"

Citons également deux autres sources qui  peuvent être utiles:
. les news mensuelles qui signalent toutes les nouvelles fonctions ou les améliorations de fonctions existantes. Nous conseillons aux utilisateurs de parcourir au moins le sommaire de chaque News à sa parution. Rappelons que l'historique des News se trouve sur le site Déclic Prospection. Il contient les sommaires de toutes les News et pourra se révéler très utile pour les recherches.
. La rubrique "Dernières Améliorations" du  Site Déclic Prospection.
. 1.2.2 Fournir à l'utilisateur toutes les modalités de mise en oeuvre de la fonction qu'il souhaite utiliser.
Une fois que l'utilisateur a bien identifié la fonction (ou la méthode) à utiliser pour satisfaire son besoin, il lui est généralement facile de trouver toutes les modalités d'utilisation de cette fonction en:
. utilisant l'aide contextuelle relative à cette fonction si elle existe. Dans l'exemple précédent l'utilisateur n'a qu'à cliquer sur le bouton d'aide contextuelle situé en face de l'option "Renumérotation des Fiches dans l'ordre du tri courant" qu'il souhaite utiliser pour tout savoir sur cette fonction, notamment les risques encourus lors de son utilisation et les précautions à prendre.
. recherchant dans le sommaire ou dans l'index de l'aide, comme précédemment décrit, dans le cas contraire
.
1.2.3 En conclusion, nous pouvons dire que cette seconde problématique est relativement bien traitée et que l'utilisateur bien informé des possibilités du logiciel trouve généralement assez vite les modalités de mise en oeuvre d'une fonction dont il connaît l'existence.
En revanche la première problématique l'est beaucoup moins bien car elle est beaucoup plus difficile à solutionner. Pour bien montrer cette difficulté citons un dernier exemple caractéristique:
Il est fréquent et très utile de coller dans la zone "Entretiens" du texte provenant par exemple d'un tableau Excel ou d'un Site Internet, les "Pages Jaunes" notamment. Un tel texte contient généralement des caractères de contrôle parasites, très gênants et difficiles, voir même impossibles, à supprimer. Or, il existe une solution toute simple, un clic droit sur le bouton "Coller" pour coller un texte expurgé des caractères de contrôle. Mais encore faut-il le savoir! Et il est très difficile d'informer les utilisateurs sur un tel sujet car il est impensable d'y consacre une rubrique d'aide spéciale. Le mieux est encore de lui réserver un "Conseil" (ou FAQ), mais son titre "Coller sans caractère de contrôle" risque de ne pas attirer les foules!
Pour améliorer cette difficile situation nous envisageons:
.
. de développer un petit moteur qui recherche l'information simultanément dans toutes les sources d'aide décrites ci-dessus.
. d'engager les utilisateurs à faire davantage appel à l'assistance téléphonique. Lorsqu'un problème correspondant à une réalité concrète et identifiée nous est posé, il est très rare que nous ne trouvions pas une solution qui satisfasse l'utilisateur.

2. Nouveau Didacticiel sur l'Impression par l'intermédiaire de Word
Une première version de ce didacticiel est déjà disponible sur le Site Internet
Son contenu est le suivant:
1. Présentation des 2 méthodes proposées:
    Création d'un Fichier liste d'adresses. Fusion avec Word
    Impression par Word de Lettres types Déclic
2. Rappel sur la "fusion-publipostage" de Microsoft de Word
3. Création de Fichier liste d'adresses. Fusion avec Word
4. Principe et utilisation de la fonction "Impression par Word"
5. Mise en place de la fonction "Impression par Word"
6. Comparaison des 2 méthodes. Avantages et inconvénients
Il est à notre avis difficile de faire beaucoup mieux que ce didacticiel pour permettre, à un utilisateur disposant des bases nécessaires sur Windows et Word et suffisamment motivé, un bonne utilisation de ces fonctions d'impression par l'intermédiaire de Word, fonctions par nature relativement complexe.
Plus généralement, les didacticiels nous paraissent être une excellente solution à la formation et l'information sur le logiciel Déclic pour de multiples raisons que nous exposerons dans la news suivante. C'est pourquoi nous comptons développer l'usage les didacticiels en:
. améliorant et réorganisant les 7 didacticiels actuels
. créant de nouveau didacticiels, dont un sur la Recherche d'informations dans Déclic
. permettant un téléchargement simple et rapide de la dernière version des Didacticiels à partir du Site

3. Au sommaire de DéclicN°45 à paraître le 15 Septembre 2004
. Point sur les didacticiels.
.
Téléchargement de la dernière version des Didacticiels à partir du Site
. Nouveau Didacticiel sur la Recherche d'informations dans Déclic

Les Déclic  Précédentes sont disponibles à:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

 

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