A l'attention de {Correspondant}
DÉCLIC N° 54

Sommaire
1. Rappel de terminologie sur les zones de l'écran principal
2. Les 3 formats de zones: texte, numérique, date
3
. La nouvelle fonction permettant de changer le format d'une zone
4. Au sommaire de DéclicN°55

1. Rappel de terminologie sur les zones de l'écran principal
Les zones de données de l'écran principal permettant d'afficher et de modifier toutes les informations des prospects ou clients, ont deux caractéristiques de nature totalement différentes:
. le Type de la zone qui concerne les facilités de mise à jour de la zone. Rappelons qu'il existe 4 types de zones:
. les Zones de Texte, pouvant contenir du texte libre non contrôlé,
. les Zones de Liste Modifiable, permettant de choisir une des entrées d'une liste et de la modifier directement dans la zone par la suite,
. les Zones de Liste Non Modifiable, obligeant à choisir l'une des entrées (ce qui permet de codifier l'information),
. les Zones de Liste à Entrées Multiples, permettant d'insérer successivement plusieurs entrées de la liste séparés par des "+".
. le Format de la zone qui caractérise le format du contenu de la zone, format qui peut être texte, numérique ou date. Ces 3 formats possibles seront abordés dans le paragraphe suivant.

2. Les 3 formats de zones: texte, numérique, date
2.1 L
es zones de format Texte peuvent contenir n'importe quelque texte alpha numérique. Ce sont les zones les plus couramment utilisées. Dans les bases de départ, toutes les zones sont de format texte, sauf le N° de fiche et les 3 zones "Date de Mise à Jour", "Date de Rappel", "Date de Création".
Les zones de format Texte se prêtent particulièrement bien à l'utilisation des Listes (modifiables, non
modifiables, à entrées multiples) décrites ci-dessus.

Les zones de texte possèdent une caractéristique, la longueur ou nombre de caractères maximum

Notons que les zones de format Texte peuvent être utilement utilisées pour contenir des nombres ou des dates en utilisant des listes adaptées, comme le montre les 2 exemples ci-dessous:

Exemple de Liste pour saisir des Ages d'une population
 
moins de 20 ans
de 20 à 25 ans
de 26 à 45 ans
de 46 à 60 ans
plus de 60ans
Exemple de Liste pour saisir des Dates d'entrée en entreprise
 
avant 1940
de 1940 à 1970
de 1971 à 1990
de 1991 à 2000
après 2000

Lorsque les tranches sont judicieusement définies, l'appartenance à une tranche est souvent plus facile à exploiter et plus utile que la valeur précise (numérique ou date).

Notons que les zones "Compte-rendus des entretiens" et "Mémo" sont des zones de format Texte particulières, avec les 2 caractéristiques suivantes:
. elles sont  de longueur illimitée
. elles peuvent être mises en valeur (gras, souligné, couleur, police, ...)

2.2 Les zones de format numérique ne peuvent contenir que des données strictement numériques entières.
L'intérêt de ces zones est qu'elles sont triées numériquement (12 est supérieur à 2, contrairement aux zones de texte).
Les 3 principaux inconvénients de ces zones
de format numérique sont:
. la difficulté d'utiliser des listes, en raison de l'impossibilité de définir des tranches (toujours non-numériques). Par exemple, pour saisir l'âge d'une personne il faut définir une liste avec plus de 100 entrées, en raison de l'impossibilité de définir des entrées du type ">100 ans" ou "<15 ans"
. l'affichage de message d'erreur au changement de fiche lorsque le contenu de la zone
de format numérique n'est pas strictement numérique et l'impossibilité de quitter la fiche tant que l'erreur n'est pas corrigée.
. l'impossibilité d'ajouter un commentaire
(toujours non-numérique) derrière le nombre, contrairement aux zones de texte.
En raison de ces 3 inconvénients, il est conseillé de n'utiliser des zones
de format numérique que lorsque l'on ne peut pas faire autrement (obligation de trier sur la valeur numérique exacte de la zone). L'utilisation de tranches décrite ci-dessus permet le plus souvent de remplacer avantageusement des zones de format numérique par des zones de format texte.
Dans les bases de Départ, seul le "N° de fiche" est une zone
de format numérique

2.3 Les zones de format date ne peuvent contenir que des dates valides.
L'intérêt de ces zones est qu'elles sont triées comme des dates (01/01/06 est supérieur 31/12/05, contrairement aux zones de texte).
Les 3 principaux inconvénients de ces zones
de format date, très similaires aux inconvénients des zones de format numérique, sont:
. la difficulté d'utiliser des listes, en raison de l'impossibilité de définir des tranches (toujours non-numériques).
. l'affichage de message d'erreur au changement de fiche lorsque le contenu de la zone
de format date ne contient pas une date valide et l'impossibilité de quitter la fiche tant que l'erreur n'est pas corrigée.
. l'impossibilité d'ajouter un commentaire
(toujours de format non-date) derrière la date, contrairement aux zones de texte.
En raison de ces 3 inconvénients, il est conseillé de n'utiliser des zones
de format date que lorsque l'on ne peut pas faire autrement (obligation de trier sur la valeur date exacte de la zone). L'utilisation de tranches décrite ci-dessus permet le plus souvent de remplacer avantageusement des zones de format date par des zones de format texte.
Dans les bases de départ, seul les 3 zones "Date de Mise à Jour",
"Date de Mise Rappel", "Date de Mise Création" sont des zones dates. 

3. La nouvelle fonction permettant de changer le format dune zone

Une nouvelle fonction a été créée pour permettre de très facilement changer le format d'une zone de l'écran principal en conservant le maximum des données relatives à cette zone dans la base de données.
Néanmoins, dans le cas de changement de format Texte vers Numérique ou Texte vers Date, les données qui ne peuvent pas être interprétées respectivement comme un nombre ou une date sont perdues. Le programme indique le nombre de valeurs correctement converties sur le nombre total de valeurs.
Par contre, dans le cas de changement vers le format Texte, il n'y a pas de perte d'information à condition que la longueur (en nombre de caractères) choisie soit suffisante.
L'utilitaire permet également de modifier la longueur d'une zone de format Texte.
Si la nouvelle longueur choisie est supérieure à l'ancienne (ce qui est généralement le cas) il n'y a pas de perte d'informations. Dans le cas contraire certaines données peuvent être tronquées à la nouvelle longueur. Le programme indique le nombre de valeurs tronquées sur le nombre total de valeurs.

Pour accéder à cette nouvelle fonction il faut utiliser les boutons "Outils" + "Fonctions Spéciales" + "Structuration des Informations" + "Format des zones de l'écran principal".

Un clic dans la zone "Zone à formater" (figure ci-dessus) affiche la liste des zones dont le formatage est possible (pratiquement toutes les zones de l'écran principal, sauf  le "N° de fiche", les 3 zones "Date de Mise à Jour", "Date de Rappel", "Date de Création", la zone "Compte rendu" et les zones du Mémo).

A la fin de l'utilisation de la fonction, si des modifications de format ont été effectuées, l'application Déclic est fermée. Il convient alors de relancer la base de données concernée pour que les modifications de format soient prises en compte.

4. Au sommaire de DéclicN°55 à paraître le 15 Juillet 2005
. Les avantages de l'aide au format "HTML"
. Point sur le nouveau didacticiel prévu: Recherche d'informations dans Déclic
.
Téléchargement de la dernière version des Didacticiels à partir du Site

Les Déclic   Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

 

Grâce à vos suggestions, les logiciels Déclic évoluent et s'améliorent constamment..
Merci de me communiquer vos remarques et critiques à :
virginie@declic-marketing.com

Pour vous désabonner, répondez avec le mot "désabonner" dans l'objet.

Lettre éditée par Déclic Marketing Direct S.A. au capital de 152.449 €  RC:Pontoise 404 441 776   Tel:01.30.30.60.70