A l'attention de {Correspondant}
DÉCLIC N° 59

Sommaire                                 
1. Amélioration du calendrier des rappels: Possibilité d'indiquer,
    pour chaque jour, une information spécifique (par ex. un congé)

2. Conseils pour optimiser l'utilisation du système de rappel
3. Au sommaire de DéclicN°60 et des suivantes

1. Nouvelle possibilité d'indiquer pour chaque jour une information spécifique (par exemple un congé).

Il est maintenant possible de saisir pour chaque jour une information spécifique, en bas et au centre du calendrier (cf. figure ci-dessus). Les 2 premières lignes de cette information, d'une quinzaine de caractères chacune, sont visibles (en vert); les autres lignes sont accessibles par défilement.
Dans le calendrier, les jours avec une information spécifique sont en vert; ce qui permet de les distinguer des dimanches et jours fériés en rouge, des samedis en violet et des autres jours (en principe travaillés) en bleu..
L'objectif principal de l'introduction des informations spécifiques est d'éviter la prise de rappels pour des jours non travaillés (non bleus), notamment des jours de  vacances, de formation, ...
Nota: Les "Infos du Jour" sont spécifiques à chaque utilisateur, dans le cas d'une utilisation en réseau.

2. Conseils pour optimiser l'utilisation du système de rappel
Dans l'activité prospection, il est fondamental de distinguer et de traiter de façon adéquate les 2 types de rappel :
. les rappels à une date (ou jour) donnée. Il s'agit du cas le plus fréquent où :
  . soit le prospect accepte (ou souhaite) un rappel à une certaine date,
  . soit, bien qu'il n'ait pas été question de rappel lors de l'entretien, il paraît judicieux de rappeler le prospect à une certaine date.
Dans ces deux cas il n'est généralement pas question d'heure de rappel et seule la date est importante à saisir. Dans le cas peu fréquent où le prospect demande à être rappelé à un moment précis de la journée il est possible de l'indiquer dans la zone "Libellé rappel" juste à droite de la date de rappel.
. les rappels à une heure donnée (généralement le jour même). Il s'agit le plus souvent du cas où un collaborateur ou une standardiste signale que la personne recherchée ne sera joignable qu'à une heure donnée. Dans ce cas la saisie de l'heure de rappel est importante.
Nous n'aborderons pas ici ce cas, relativement exceptionnel, des rappels à une heure donnée, décrits dans Déclic N°16 (Écran Tâches à effectuer qui sera revu début 2006), pour nous concentrer sur le cas, général et très important, des rappels à une date donnée.
Compte tenu des dernières améliorations, Déclic Prospection permet un rappel des prospects à une date donnée très efficace  à condition de faire preuve d'un minimum de rigueur et de régularité Citons les principales règles à respecter:
a. Saisir impérativement après chaque entretien, un compte rendu d'entretien, même très sommaire et  une date de rappel à l'aide du calendrier, ce qui très généralement ne prend que quelques petites secondes. Trois cas de figure se présentent:
. l'entretien n'a pas pu avoir lieu. Dans ce cas, il faut saisir (derrière l'horodatage) une abréviation qui caractérise la cause de l'échec de l'appel et repousser à plus tard la date de rappel, sauf en cas d'intention de rappeler le prospect ultérieurement dans la même journée. Dans ce cas, il pourra être utile de repérer le prospect avec la coche blanche pour le retrouver plus facilement.
. une date de rappel (ou de suite à donner) est convenue avec le prospect lors de l'entretien. Il conviendra alors d'ouvrir immédiatement (pendant l'entretien) le calendrier pour vérifier que cette date ne correspond pas à un jour d'indisponibilité (jour en vert) et valider cette date de rappel (par un double-clic). Ensuite il faudra bien-sûr saisir un compte rendu concis et détaillé de l'entretien.
. dans le cas le plus fréquent où la date de rappel (ou de suite à donner) n'a pas été définie pendant l'entretien, une date de rappel optimale devra alors être estimée, en tenant compte des nombres de rappels déjà prévus pour chaque jours qui s'affichent dans le calendrier, afin de planifier au mieux la charge de prospection.
b
. Procéder systématiquement à des rappels, à intervalles réguliers et rapprochés
L'idéal est d'effectuer des rappels journaliers qui permettent de profiter pleinement de la fonction "Rappel en date du jour" et de bénéficier au maximum des informations communiquées par les prospects sur leur disponibilités.
Ces rappels peuvent être effectués :
.
systématiquement en début de session en positionnant l'option de traitement N°16 à :
"A" pour rappeler à partir de la plus ancienne date de rappel
"J" pour rappeler sur la date du jour

. en cours de session en cliquant sur le bouton "Rappels, Accès rapide" qui affiche le panel ci-contre permettant de choisir un rappel:
sur "la date du jour" (1ère option)
sur "la plus ancienne" date de rappel (2ème option)
Le bouton "Mode Rappel" permet de passer en mode rappel c'est-à-dire de trier sur la zone Date de Rappel et de se positionner sur le 1er prospect à rappeler (date du jour ou date la plus ancienne suivant l'option choisie).
Le bouton "Restaure" permet, en fin de session de rappels, de restaurer l'état antérieur (tri et positionnement).

 c. Épurer les rappels dépassés. Une des principales cause de difficultés dans le rappel (qui peut complètement paralyser la fonction rappel) réside dans l'accumulation des dates de rappel dépassées; dans ce cas, lorsque l'utilisateur sélectionne le mode rappel, un très grand nombre de prospect à rappeler lui est signalé, ce qui le démoralise et paralyse son action.
Devant une telle situation il est primordial de réagir par un examen individuel, au moins pour les prospects les plus récents, examen conduisant :
. soit à supprimer la date de rappel (ou positionner à "NON") dans la plupart des cas.
. soit à remplacer la date de rappel périmée par une date de rappel future pour les prospects intéressants.
Une telle opération prend du temps, mais elle est généralement très profitable car elle permet de réactualiser (au sens propre) des prospects dont on avait oublié l'intérêt.
Si l'examen des anciens prospects n'est pas possible rapidement, il convient de les transférer dans une base de données annexe pour une vérification ultérieure éventuelle.
Dans une base de données prospects opérationnelle, il ne doit pratiquement pas y avoir de dates de rappel dépassées.

Remarques complémentaires:
.
Même sans utiliser la fonction rappel, lors du parcours des fiches dans un ordre quelconque (différent de la date de rappel), la couleur de la zone date rappel permet une prise en compte visuelle de la situation du rappel d'un prospect.
Rappelons les 5 situations et couleurs possibles pour la date de rappel :
. Date de Rappel vide (sur fond Jaune) ou date de rappel non définie
. Date de Rappel NON (sur fond rouge) ou interdiction d'appel
. Date de Rappel du jour (sur fond vert)
. Date de Rappel dépassée (sur fond bleu)
. Date de Rappel non encore atteinte (sur fond blanc)
.
L'utilisation de la Coche Blanche peut s'avérer très utile dans une session de rappels. Elle permet notamment de repérer, en vue d'un repositionnement rapide ultérieure (à l'aide des boutons de défilement qui l'entourent) les prospects qu'il convient de rappeler à nouveau avant la fin de la session
.
Les boutons de défilement du calendrier (vers les mois suivants ou précédents) sont très pratiques, notamment en fin d'année, pour éviter d'avoir à utiliser les listes de choix sur le mois et sur l'année.

3. Au sommaire de DéclicN°60 à paraître le 15 janvier 2006 et des suivantes.
. Possibilité de Codes Lettres Type à 2 caractères, davantage mnémoniques
.
Point sur la sécurité contre la perte et le vol d'informations dans Déclic
. Méthode éprouvée d'archivage des fiches (avant suppression)
. Nouveau didacticiel prévu: Recherche d'informations dans Déclic

Les Déclic   Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

 

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