A l'attention de {Correspondant}
DÉCLIC N° 61

Sommaire                                 
1. Exposé d'une méthode d'Archivage élaborée de fiches
    1.1 Principe et avantages de la méthode proposée
    1.2 Description de toutes les étapes de l'archivage
    1.3 Utilisation de la fiche récapitulative de l'archivage
    1.4 Récapitulatif de toutes les fonctionnalités utilisées

2. Nouvelle version 2006.2 du logiciel Déclic
3. Au sommaire de DéclicN°62 et des suivantes

1. Archivage élaboré de fiches vers une base archive
1.1 Principe et avantages de la méthode proposée
Le principe est de créer dans la base courante une fiche récapitulative de l'archivage contenant une ligne par fiche archivée avec les principales zones de la fiche (critères de recherche) et un lien permettant l'ouverture de la base archive et l'accès direct à la fiche concernée (cf. figure ci-dessous).

1.2 Description de toutes les étapes de l'archivage
a) Repérage automatique (fonction repérage) et manuel (clic sur la coche)
Généralement une entrée "A archiver" ou "Sans Intérêt" figure dans la liste de choix de la zone Intérêt.
Il conviendra alors d'utiliser la fonction "Repérage suivant 1 critère" pour repérer avec une coche les fiches affectées de cette entrée. La coche blanche réservée à des utilisations éphémères convient parfaitement.
On pourra ensuite en parcourant les fiches repérées avec la coche blanche (à l'aide des 2 boutons qui l'entourent), vérifier que les fiches repérées sont bien candidates à l'archivage et éventuellement corriger en inversant manuellement la coche blanche .
b) Renseignement éventuel d'une zone avec le N° de fiche (qui autrement serait perdu)
Lors d'un transfert d'une fiche vers une autre base de données, la seule information perdue est le N° de fiche, puisque ce dernier est affecté automatiquement à la fiche transférée (1er numéro disponible). On peut très simplement conserver ce numéro de fiche en le recopiant dans une zone non utilisée (ou peu utilisée) de la fiche ("Ville (suite)" par ex.), par l'intermédiaire des 3 opérations ci-dessous:
. création d'un modèle de champ: No Fiche + Ville (suite)
. exportation, avec ce modèle, des fiches repérées avec la coche blanche
. dans le tableau obtenu, avec Excel, recopie de la 2è colonne dans la 3è (sauf la 1ère ligne)
. avec la fonction "Mise à Jour à partir d'un tableau" renseignement avec ce tableau modifié de la zone "Ville (suite)" avec le numéro de fiche.  

c) Renseignement des fiches repérées avec la mention " *** Archive JJ/MM/AA, 234 fiches ***"

Cette opération s'effectue à l'aide de la fonction "Ajout dans la zone Entretien" (bouton "Services" de l'écran Courrier).
Cette information ajoutée permettra de connaître, pour toutes les fiches de la base archive, la date d'archivage. 
 
d) Création (si ce n'est déjà fait) d'une base Archive
Cette éventuelle création devra s'effectuer à partir de la base courante (pour conserver le paramétrage, notamment le nom des zones), par la fonction "Création d'une base de données vide". Cette nouvelle base de données devra être placée soit dans le répertoire de l'application, soit dans le répertoire par défaut (cf. Déclic n°58.) et avoir un nom très court ("AR" par exemple) de façon à ce que sont chemin soit globalement court, par exemple">AR.mdb" (">" désignant le répertoire par défaut défini dans l'écran paramètre).   
e) Dans la base rebut effacement de la coche blanche utilisée (pour que les nouvelles fiches importées soient bien identifiées).
f) Importation dans la base rebut des fiches repérées par la coche blanche dans  la base courante.
g) Dans la base rebut, création (si ce n'est déjà fait) d'un modèle de champ permettant de constituer le tableau récapitulatif de l'archivage.
Ce tableau devra contenir les principales informations utiles à la recherche d'une fiche, dont la zone "Ville (suite)" contenant l'ancien N° de fiche dans la base courante et la zone "No Fiche" contenant le nouveau dans la base archive.  
h) De la base archive exportation, avec ce modèle, du tableau récapitulatif de l'archivage
i) Constitution de la colonne "lien" vers la fiche de la base rebut (en utilisant les formules Excel).
Il faut modifier le contenu de la colonne "No Fiche" du tableau, en remplaçant:
"JJJJ" par ">AR.MDB,JJJJ" si la base est dans le répertoire par défaut ou par "AR.MDB,JJJJ" si la base est dans le répertoire de l'application.   
Pour plus de détails consultez le Didacticiel "Mise en forme d'un tableau pour l'importation"
j) Changer les titres de colonne "Adresse (suite)" et "No Fiche" en "Lien" et "Fiche"
k)
Créer et paramétrer la fiche Répertoire d'Archive
Il faut donner un titre explicite à cette fiche comme cela a été fait dans l'exemple de la figure ci-dessus. De plus, il faut:
. terminer par ". " (point et blanc) le titre de cette fiche pour éviter l'ouverture du panel intérêt et le positionnement en fin de zone au 1er clic (ce qui est très gênant pour ce genre de fiche).
. maximiser la hauteur de la zone entretien en choisissant "M" dans la boîte de dialogue qui s'ouvre en cliquant sur la zone rouge "Correspondants (X)" de l'écran principal.
l)
Copier la totalité du tableau et coller dans la zone Entretien de cette fiche répertoire. Ajuster dans Excel la largeur des colonnes du tableau pour qu'il se place bien dans la fiche répertoire (faire plusieurs essais car on ne peut pas modifier les largeurs dans la fiche).
Le tableau inséré est très stable et on peut y insérer des commentaires et le mettre en forme (gras couleurs). Toutefois un ne peut pas créer de nouvelles cellules.

m) Suppression des fiches archivées dans la base courante, après vérification.

A l'exposé de ces 13 points, l'opération paraît longue et complexe. En fait pour un utilisateur expérimenté de Déclic, elle ne prend pas plus d'une demi-heure, non compris
l'affinement du repérage (clic sur la coche pour l'inverser), opération "de gestion" qui peut-être longue dans certains cas.

1.3 Utilisation de la fiche récapitulative de l'archivage
Quand on cherche (bouton "Cherche") une fiche archivée, on tombe très généralement sur la fiche récapitulative de l'archive , puisqu'elle contient les principaux critères de recherche.
Il convient alors d'utiliser le bouton "Cherche dans Fiche" pour se positionner immédiatement sur la ligne correspondant à la fiche recherchée (le critère de recherche est conservé).
On peut alors consulter et éventuellement copier ou annoter les informations de cette ligne.
Si besoin est on peut double-cliquer dans la zone "Lien" de la ligne pour ouvrir la base de données archive et se positionner sur la fiche correspondant à la ligne sélectionnée.
La fiche récapitulative de l'archivage permet donc de conserver dans la fiche courante les principales informations des fiches archivées. De plus elle permet également, d'un simple clic, l'accès à l'intégralité des fiches archivées dans la base archive.

1.4 Récapitulatif de toutes les fonctionnalités utilisées
La méthode d'archivage ci-dessus exposée présente l'intérêt pédagogique d'utiliser bon nombre de fonctionnalités importantes de Déclic, notamment parmi les dernières développées. Nous les citons toutes ci-dessous:
. Le repérage automatique de fiches par critères (fonction tri-repérage), affiné par un repérage manuel (clic sur la  coche, pour l'inverser).
. Utilisation de la coche blanche (réservée à un usage éphémère) et des boutons de défilement qui l'entourent.
. Création d'un modèle de champ (bouton "Fonctions Spéciales" de l'écran "Outils").
. Exportation des fiches repérées vers un tableau (bouton "Import Export" de l'écran "Outils").
. Mise à Jour à partir d'un tableau (bouton "Import Export" de l'écran "Outils").
. Ajout dans la zone "Entretiens" d'une chaîne de caractères (bouton "Services" de l'écran "Courrier").
. Création d'une nouvelle base de données vide avec un paramétrage identique à la base de départ (bouton "Import Export" de l'écran "Outils").
. Importation dans une base des fiches repérées dans une autre base (bouton "Import Export" de l'écran "Outils").
.
Utilisation du Répertoire par défaut, permettant des chemins courts ("<" replace le chemin du répertoire par défaut défini dans l'écran paramètres ou la table utilisateur).
. Utilisation des coches, repérage, comptage, effacement.
. "Mise en forme d'un tableau pour l'importation" dans Excel.
. Insertion d'un tableau Excel dans la zone "Entretien". Annotation et mise en forme du tableau inséré.
.
Utilisation la terminaison ". " (point et blanc) pour le titre d'une fiche afin éviter l'ouverture du panel intérêt et le positionnement en fin de zone au 1er clic, ce qui est très gênant pour certains types de fiches.
. Utilisation de la boîte de dialogue qui s'ouvre en cliquant sur la zone rouge "Correspondants (X)", pour modifier et maximiser la hauteur de la zone entretien.
. Suppression des fiches repérées par une (ou plusieurs) coches.
. Utilisation du bouton "Cherche dans Fiche" en liaison avec le bouton "Cherche" (conservation du critère de recherche).
. Utilisation du lien "Base.mdb, N°" pour ouvrir avec une autre occurrence de Déclic la base de données "Base.mdb" et se positionner sur la fiche N°.

2. Disponibilité de la version 2006.2

La Version 2006.2 est disponible sur le site Internet Déclic Prospection. Elle contient toutes les dernières améliorations, en particulier:
. Améliorations des courriers-types décrites dans . Déclic n°60 : code sur 2 caractères et possibilité de modifier le titre.
. Amélioration du calendrier des rappels: Possibilité d'indiquer, pour chaque jour, une information spécifique (par ex. un congé). Cf. Déclic n°59.
. Nouveau paramètre "Répertoire par défaut" pour les liens cliquables. Cf. Déclic n°58.
. Solution simple pour le repérage et la suppression des doublons. Cf. Déclic n°57.
. Nouvelles possibilités de présentation de l'écran principal (agrandissement de la zone Entretiens). Cf. Déclic n°56.
. Amélioration de la recherche rapide d'une fiche Cf. Déclic n°55.
. Nouvelle fonction permettant de changer le format d'une zone (texte, numérique ou date). Cf. Déclic n°54.
. Base de données "QuickStart.mdb permettant une prise en main rapide du logiciel. Cf. Déclic n°53.
. Importantes améliorations de l'expédition des Emails à partir de Déclic Cf. Déclic n°52. Renseignement automatique des zones Email et Objet de la fenêtre Nouveau Message.
. Possibilité de zones en lecture seule Cf.. DéclicN°51
. 6 zones au lieu de 4 en haut de l'écran "Mémo" Cf. DéclicN°51
. Améliorations du panel de "Modification des Options de Traitement" Cf.. DéclicN°51
. Importantes améliorations de l'expédition des Emails Cf.. DéclicN°52
. Nouvelle base "Prise en main rapide (QuickStart.mdb) Cf.. DéclicN°52 & 53

Rappelons que la mise à jour du logiciel Déclic s'effectue très simplement et sans risque en cliquant sur le bouton "Mise à Jour Internet" de l'écran d'accueil (choisir "Ouvrir" et non "Enregistrer").

3. Au sommaire de DéclicN°62 à paraître le 15 mars 2006 et des suivantes :
. Point sur la sécurité contre la perte et le vol d'informations dans Déclic
. Nouvelles options de traitement N° 37 permettant d'accélérer l'affichage du calendrier en supprimant le calcul des nombres de rappels à effectuer par jour.
 . Nouvelles options de traitement N° 38 permettant d'accélérer et de sécuriser le traitement des grosses bases de données multi-utilisateurs.
. Nouveau didacticiel prévu: Recherche d'informations dans Déclic

Les Déclic   Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

 

Grâce à vos suggestions, les logiciels Déclic évoluent et s'améliorent constamment..
Merci de me communiquer vos remarques et critiques à :
virginie@declic-marketing.com

Pour vous désabonner, répondez avec le mot "désabonner" dans l'objet.

Lettre éditée par Déclic Marketing Direct S.A. au capital de 152.449 €  RC:Pontoise 404 441 776   Tel:01.30.30.60.70