A l'attention de {Correspondant}
DÉCLIC N° 64

Sommaire                                 
1. Nouvelle fonction: le comptage des occurrences
2. Les 2 types très distincts de bases de données Déclic :
    les bases de prospection téléphonique, d'au maximum 3000 fiches par utilisateur
    les bases de mailing pouvant contenir plusieurs centaines de milliers de fiches
3.
La nouvelle option "Message" pour les "Tâches"
4. Au sommaire de DéclicN°65 et des suivantes

1. Nouvelle fonction: le comptage des occurrences
Commençons par préciser ce que l'on entend par occurrence et par comptage des occurrences.
L'occurrence d'une valeur d'un critère (ou zone de la base de données) est le nombre de fiches affectées de cette valeur pour ce critère.
Le comptage des occurrences d'un critère consiste à calculer les occurrences pour toutes les valeurs prises par le critère.

Par exemple, les occurrences du critère "Intérêt" sont les nombres de fiches dont le contenu de la zone "Intérêt" est "Très intéressant", "Intéressant", "Peu Intéressant", ...

Notons que le comptage des occurrences n'a d'intérêt que pour les critères qui correspondent à des plages de valeur (avec plusieurs fiches pour chaque valeur). En particulier le comptage des occurrences pour le critère "No Fiche" est sans intérêt puisque l'occurrence est 1 pour tous les Numéros de Fiches (il n'y a qu'une fiche par N°).

Comme pour la plupart des fonctions Déclic, le comptage des occurrences porte sur les fiches repérées par les coches sélectionnées. Si aucune coches n'est sélectionnée (cas le plus courant) le comptage porte sur toutes les fiches.

On accède à la fonction "Comptage des occurrences" par l'écran "Tri et positionnement sur 1 critère" en cochant la case "Comptage des occurrences du critère" (cf. écran ci-dessus).

Après le choix du critère dans la liste déroulante, un clic sur le bouton "Comptage" affiche la liste du comptage des occurrences.
L'enregistrement de cette  liste dans le tableau "occurrences.xls" est proposé. Ce tableau contient autant de lignes que de valeurs prises par le critère, avec pour chaque ligne l'occurrence dans la 1ère colonne et la valeur dans la seconde.
La figure ci-contre est un exemple de tableau obtenu par le comptage des occurrences sur le critère "Origine".

Signalons qu'il est possible, mais beaucoup plus long, d'effectuer un tel comptage des occurrences en exportant la zone concernée dans Excel. Il faut alors utiliser la fonction "Sous Totaux" de l'onglet "Données" et choisir la formule "Nombre". C'est la raison pour laquelle cette fonction n'a pas été introduite plus tôt dans Déclic.
Mais, comme développé au paragraphe suivant, Excel est inutilisable pour le Bases des données de plus de 65536 fiches.
C'est pourquoi, en raison de l'utilisation de plus en plus fréquente de très grosses bases de données, notamment pour les Emailing, il est devenu nécessaire d'introduire cette fonction dans Déclic.

2. Les 2 types très distincts de bases de données Déclic :
On distingue 2 types de bases de données Déclic très différentes tant par leur volume en nombre de fiches que par leur utilisation
. les bases de prospection, (essentiellement utilisées pour la prospection téléphonique)  d'au maximum 3000 fiches par utilisateur, sur lesquelles on effectue principalement des fonctions:
. de rappel sur les dates ou sur les heures
. de qualification, principalement le renseignement de la zone "Compte rendu des Entretiens"
. de courriers (imprimante, fax, email) un par un ou par petits lots,
. de recherche et de positionnement sur une fiche.
Pour une bonne efficacité et un bon confort d'utilisation il est recommandé, sauf cas particulier, de ne pas dépasser 3000 fiches par utilisateur. Passé ce seuil, un utilisateur, à raison de 80 appels par jour en moyenne, met plus de 2 mois pour faire le tour de son fichier et sa mémoire perd beaucoup en efficacité. De plus, les opérations de recherche et de positionnement sur une fiche, fréquentes en prospection, deviennent lentes. 
 . les bases de mailing pouvant contenir plusieurs centaines de milliers de fiches et de ce fait déconseillées pour la prospection.
Pour ces très grosses bases de données (qui ne peuvent pas être traités avec Excel limité à 65.536 lignes), Déclic permet de réaliser utilement les fonctions de gestion de bases de données suivantes:
.
le tri des fiches et le positionnement,
. le repérage par les coches pour une utilisation ultérieure,
. le renseignement systématique d'une zone des fiches repérées,
. la suppression des fiches repérées,
. le traitement des doublons (repérage, suppression),
. le comptage des occurrences exposé ci-dessus.
Avec ces fonctions Déclic permet de réaliser toutes les opérations nécessaires à la préparation de mailing sur de très grosses bases de Données pour lesquelles un tableur (notamment Excel) ne peut-être utilisé.

3.
La nouvelle option "Message" pour les "Tâches"

Sur de nombreux ordinateurs l'option "Beep" de l'écran "Tâches" (qui génère un Beep toutes les minutes lorsque la 1ère tâche est arrivée à échéance) fonctionne mal car l'intensité du Beep de Windows n'est pas réglable.
C'est pourquoi l'option "Message" a été introduite (cf. image ci-dessus). Lorsqu'elle est validée le message ci-dessous s'affiche dès que la première tâche (tâche affectée de la date la plus ancienne) est arrivée à échéance.

Il est vivement conseillé de répondre "Oui" au message pour afficher l'écran tâche et:
. soit exécuter la tâche (cas normal)
. soit la supprimer (cas exceptionnel)
. soit repousser sa date (cas exceptionnel)

En cas de réponse "Non" (déconseillée) le message ne s'affiche à nouveau qu'après une ouverture de l'écran tâche ou un réaffichage de l'écran principal.

4. Au sommaire de DéclicN°65 à paraître le 15 Juin 2006 et des suivantes.
. Améliorations de l'écran tâches
. Nouveau didacticiel prévu: Recherche d'informations dans Déclic
. Point sur la sécurité contre la perte et le vol d'informations dans Déclic

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