A l'attention de {Correspondant}
DÉCLIC N° 65

Sommaire                                 
1. Le rappel des prospects dans Déclic
2. Remaniement complet de la fonction des "Tâches à effectuer"

3. Mise en service de la version 2006.7
4. Au sommaire de DéclicN°66 et des suivantes

1. Le rappel des prospects dans Déclic
1.1 C
onsidérations générales sur le rappel des prospects

Le rappel des prospects constitue la fonction primordiale de toute prospection commerciale.
Il convient de distinguer 2 types de rappels très différents:

.
les rappels à une date donnée. Il s'agit du cas le plus fréquent où :
  . soit le prospect accepte (ou souhaite) un rappel à une certaine date,
  . soit, bien qu'il n'en ait pas été question lors de l'entretien, il s'avère judicieux de rappeler le prospect à une certaine date.
Dans ces deux cas il n'est généralement pas question d'heure de rappel et seule la date est à saisir. Dans le cas peu fréquent où le prospect demande à être rappelé à un moment particulier de la journée il est possible de l'indiquer dans la zone "Libellé rappel" juste à droite de la date de rappel.

.
les rappels à une heure donnée (généralement le jour même). Il s'agit le plus souvent du cas où un collaborateur ou une standardiste signale que la personne recherchée ne sera joignable qu'à une heure donnée. Dans ce cas la saisie de l'heure de rappel est importante.
1.2 Les rappels à une date (ou jour) donnée
Cette fonction capitale repose sur les 3 actions suivantes:
. Saisir une date de rappel impérativement après chaque entretien (ou tentative d'entretien), à l'aide du calendrier et un compte rendu d'entretien, même très sommaire.
. Procéder systématiquement à des rappels, à intervalles réguliers et rapprochés
L'idéal est d'effectuer des rappels journaliers qui permettent de profiter pleinement de la fonction "Rappel en date du jour" et de bénéficier au maximum des informations communiquées par les prospects sur leur disponibilités.
Ces rappels peuvent être effectués :

. systématiquement en début de session en positionnant l'option de traitement N°16 à :
"A" pour rappeler à partir de la plus ancienne date de rappel
"J" pour rappeler sur la date du jour
.
en cours de session, à tout moment, en cliquant sur le bouton "Rappels, Accès rapide" qui affiche le panel ci-contre permettant de choisir un "Mode Rappel":
sur "la date du jour" (1ère option), ou
sur "la plus ancienne" date de rappel (2ème option)
.Rappelons que le passage en "Mode Rappel" consiste à trier la base sur la date de rappel et à se positionner, soit sur la date de rappel du jour, soit sur la plus ancienne date de rappel.

. Épurer les rappels dépassés. Une des principales causes de difficulté dans le rappel (qui peut complètement paralyser la fonction rappel) réside dans l'accumulation des dates de rappel dépassées; dans ce cas, lorsque l'utilisateur sélectionne le mode rappel, un très grand nombre de prospect à rappeler lui est signalé, ce qui le démoralise et paralyse son action.
Devant une telle situation il est primordial de réagir par un examen individuel de toutes les fiches à rappeler, examen conduisant:
. soit à supprimer la date de rappel (ou la positionner à "NON"),
. soit à remplacer la date de rappel périmée par une date de rappel future pour les prospects intéressants,
. soit à supprimer le prospect après transfert éventuel dans une base rebut,
Notons que la suppression ou le transfert des fiches peut-être effectué globalement à la fin de l'opération si les fiches concernées ont été repérées par une coche (ce qui est beaucoup plus rapide).
Dans une base de données prospects opérationnelle, il ne doit pratiquement pas y avoir de dates de rappel dépassées à la fin de chaque session de prospection.

1.3 Les rappels à une heure donnée (généralement le jour même)
Ce type de rappel se présente principalement lorsque, lors d'un premier appel, il est indiqué qu'il ne sera possible d'obtenir le correspondant recherché qu'à une certaine heure.
Il doit rester relativement exceptionnel (3 maximum pour une même journée), sinon les alarmes (sonores et visuelles) vont devenir très gênantes et perturber la prospection.
Notamment, pour ne pas trop augmenter le nombre de rappels à une heure donnée, il convient de ne pas faire rentrer dans cette catégorie les rappels dans la matinée (ou l'après-midi) et même les rappels en fin (ou début) de matinée (ou d'a-m). Ces rappels sont à traiter comme des rappels à une date de rappel à une date donnée en indiquant dans la zone "Libellé rappel" juste à droite de la date de rappel, la contrainte de rappel.

La nouvelle fonction "Tâches" décrite au §2 suivant
est particulièrement adapté au rappel des Prospects à une date et une heure donnée. Pour rappeler un prospect à une heure précise, il suffit:
. de cliquer sur le bouton "Tâches" à partir de la fiche du prospect
. de cliquer sur le bouton "Insertion d'une nouvelle tâche relative à la fiche en cours"
. de renseigner l'heure de la tâche et éventuellement compléter la Description avec le motif du rappel
Puis au déclenchement des alertes visuelles et sonores ci-dessous décrites
. d'ouvrir l'écran Tâches et de cliquer sur le bouton "Retour sur la fiche concernée".

2. Remaniement complet de la fonction des Tâches à effectuer
D'importants aménagements ont été apportés à l'écran "Tâches" ci-dessous, en particulier
. l'introduction de la notion d'État d'une tâche
. l'amélioration du système d'alerte sonore et visuelle
. l'amélioration de la fonction "Retour à la fiche concernée"

. Introduction de la notion d'État d'une tâche en remplacement de la Priorité
La 2ème colonne contenait antérieurement la "Priorité" de la Tâche (Forte, Moyenne ou Faible). Cette notion de "Priorité", qui n'avait pas grand intérêt et n'était que très peu utilisée, a été remplacée par la notion d'État.
Maintenant, la 2ème colonne "État", calculée automatiquement en fonction de la 1ère colonne, peut prendre l'une des 4 valeurs suivantes:
 ."* A Exécuter" si la date et l'heure de la tâche sont atteintes, cas de la 1ère tâche de la figure ci-dessus.
. "Planifiée" si la date et l'heure de la tâche ne sont pas atteintes cas de la 2ème et 3ème tâches de la figure ci-dessus.
. "* Effectuée". Cet état correspond au cas où l'utilisateur, après avoir cliqué sur le bouton "Retour à la Fiche concernée", choisit l'option "Positionnement sur la fiche N°xxx avec Validation de la Tâche". La tâche est alors affectée de la date du jour + 10 ans pour ne plus devenir tâche à exécuter. Il s'agit généralement du cas où l'utilisateur ne se résigne pas à supprimer la tâche car il n'est pas certain d'être en mesure de la traiter complètement.
. "Non Planifiée", état qui correspond à des tâches pour lesquelles il n'est pas possible pour l'instant d'indiquer une date précise d'exécution. Ces tâches sont affectées de la date du jour + 20 ans pour ne plus devenir tâche à exécuter avant attribution d'une date d'exécution.
L
es états "* A Exécuter" et "* Effectuée" sont précéder d'une "*" pour montrer qu'ils nécessitent une action rapide:
. soit exécuter la tâche
. soit la repousser à une date ultérieure
. soit la supprimer.
Signalons que les états "* A Exécuter" et "Planifiée" sont les plus importants. Les 2 autres états sont d'une utilisation occasionnelle, pour des usages particuliers.
Le tableau des Tâches étant normalement trié en ordre croissant sur la 1ère colonne "Date & Heure", les tâches figurent dans l'ordre des états "* A Exécuter", "Planifié", "* Effectuée", "Non Planifiée".
Si la 1ère tâche du tableau est dans l'état "* A Exécuter", le calendrier et la montre sont rouge et le système d'alerte (Beep, Message) décrit ci-dessous est actif.
. Amélioration du système d'Alerte sonore et visuelle
Sur de nombreux ordinateurs l'option "Beep" de l'écran "Tâches" (qui génère un Beep toutes les minutes lorsque la 1ère tâche est arrivée à échéance) fonctionne mal car l'intensité du Beep de Windows n'est pas réglable.
C'est pourquoi l'option "Message" a été introduite. Lorsqu'elle est validée un message s'affiche dès que la première tâche (tâche affectée de la date la plus ancienne) est arrivée à échéance.
Ce message précise le N° et le titre de la fiche arrivée à échéance et propose à l'utilisateur d'ouvrir l'écran "Tâches".
Il est vivement conseillé de répondre "Oui" au message pour afficher l'écran tâche et:
. soit exécuter la tâche (cas normal)
. soit la supprimer (cas exceptionnel)
. soit repousser sa date (cas exceptionnel)
En cas de réponse "Non" (déconseillée) le message ne s'affiche plus avant une réouverture de l'écran tâche ou un réaffichage de l'écran principal.
.
Amélioration de la fonction "Retour sur la fiche concernée"
, fiche dont le N° (précédé d'un "#") figure dans la description de la tâche.
Cette fonction provoque maintenant l'affichage d'un panel de choix très clair, avec 3 possibilités:
1. Positionnement sur la fiche concernée par la tâche et suppression de cette tâche. C'est le cas normal.
2. Positionnement sur la fiche concernée et validation de la tâche. La validation de la tâche consiste à affecter l'état "*Effectué" à la tâche (avec +10 ans dans la date). Cette option est utilisée dans le cas exceptionnel où l'utilisateur se refuse à supprimer la tâche, n'étant pas certain de pouvoir l'exécuter complètement.
3. Positionnement sur la fiche concernée sans validation de la tâche. Cas exceptionnel où l'utilisateur souhaite consulter la fiche concernée sans exécuter la tâche.

3. Mise en service de la version 2006.7
La Version 2006.7 est disponible dans l'espace client du site Internet Déclic Prospection. Elle contient toutes les dernières améliorations, en particulier:
. la fonction "Tâches" remaniée décrite ci-dessus
. la nouvelle fonction "Comptage des occurrences" décrite dans DéclicN°64
. l'importante amélioration et sécurisation de l'utilisation en réseau décrite dans DéclicN°63 et 62
L
a
Version 2006.6 qui n'est restée sur le site que 15 jours était une version transitoire contenant quelques erreurs.
Nous conseillons vivement aux utilisateurs qui l'auraient téléchargée de la remplacer par l'actuelle version 2006.7 rectifiée et complétée.
Rappelons que la mise à jour du logiciel Déclic s'effectue très simplement et sans risque en cliquant sur le bouton "Mise à Jour Internet" de l'écran d'accueil (choisir "Ouvrir" et non "Enregistrer").

4. Au sommaire de DéclicN°66 à paraître le 15 Juillet 2006 et des suivantes.
. Améliorations de la fonction fusion-publipostage des courriers
. Nouveaux didacticiels prévus: Recherche d'informations. Impression des courriers, fusion-publipostage
. Point sur la sécurité contre la perte et le vol d'informations dans Déclic

Les Déclic   Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

 

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