A l'attention de {Correspondant}
DÉCLIC N° 66

Sommaire                                 
1. Analyse des besoins relatifs aux courriers
2. Les réponses à ces besoins apportées par Déclic  

3. Considérations sur la simplification du publipostage
(abandon de l'impression par Word avec la Macro "Lettre")
4. Au sommaire de DéclicN°67

Les fonctions courriers de Déclic ont été revues et simplifiées. Notamment la très compliquée fonction d'impression par Word avec la macro "Lettre" a été supprimée et remplacée par une fonction de publipostage un peu moins complète mais beaucoup plus simple.
Il n'en reste pas moins que ces fonctions courriers restent relativement complexes en raison du nombre et de la diversité des possibilité offertes et surtout de la complexité des fonctions de fusion publipostage de Word auxquelles il est fait appel.
L'objectif principal de cette News est de clarifier ce sujet important.

1. Analyse des besoins relatifs aux courriers
L'objectif est d'obtenir des courriers (lettre, email ou télécopie) d'une excellente présentation et personnalisés par les informations des fiches prospects, notamment pour ce qui est des adresses.
Très généralement, dans le cas de la prospection, il s'agit de courriers-types, c'est à dire de courriers qui correspondent à des modèles prédéfinis: confirmation de rendez-vous, d'entretien, envoi de documentation , de tarifs, ...
Trois situations se présentent :
.
l'opérateur souhaite imprimer (ou expédier dans le cas d'email ou de télécopie) immédiatement un document, très généralement personnalisé par la fiche en cours (ou affichée).
C'est le cas de certaines lettres importantes pour lesquelles l'opérateur accepte d'interrompre sa prospection, le temps d'imprimer et de contrôler sa lettre.
C'est surtout le cas des emails et des télécopies puisque les durées d'expédition sont négligeables et qu'il n'y a aucune raison de différer l'envoi.
.
l'opérateur souhaite imprimer en différé. Il souhaite notifier son intention d'imprimer ultérieurement une lettre de type donné pour la fiche courante, sans interrompre son action de prospection. L'ensemble des lettres notifiées seront alors imprimées avec leurs informations de personnalisation et leurs documents types respectifs, d'un seul coup, au moment choisi.
.
l'opérateur souhaite envoyer un même document à un grand nombre de destinataires (mailing). Il devra alors repérer préalablement les fiches concernées et, dans celles-ci les correspondants destinataires du mailing.

2. Les réponses à ces besoins apportées par Déclic  
2.1 Introduction:  Terminologie et éléments communs aux diverses réponses
Les réponses à ces besoins font l'objet des fonctions spécifiques de Déclic abordées ci-dessous, du point de vue des principes. Des didacticiels exposant pas à pas et dans le détail les modalités d'utilisation de toutes ces fonctions sont en cours de préparation et seront disponibles début septembre.
Ces fonctions relatives aux courriers reposent sur les 2 éléments ci-dessous :
 
. Le courrier-type caractérisé par :
  . son Code, maintenant sur 2 caractères
    si le code est majuscule le courrier-types est une lettre
    si le code est minuscule le courrier-types est un email ou fax
  . son Titre précis sur 50 caractères
  . son Texte enrichi (gras, italique, couleurs, police, taille, ...)
  . ses champs de personnalisation
. Le tableau des courriers à expédier ou le fichier de liaison
Ce tableau de l'écran courrier contient tous les champs de personnalisation pour tous les courriers prévus. Le fichier de liaison est une image de l'écran courrier au format Word ou Excel (en fonction de l'option de traitement N°13).

  

2.2 Impression sur Imprimante
2.2.1 Impression en différée dans l'écran courrier. 2 possibilités :
. Utilisation des documents types. Il s'agit de la 1ère option de la figure de droite qui imprime chaque document du tableau (avec Imprime = OUI) en utilisant le document-type dont le code figure dans la colonne "Code_Lettre".
. Utilisation de documents (Word) de fusion liés au fichier de liaison
Il s'agit de la 2ème option de la figure de droite qui utilise la "Fusion-publipostage de Word" (ou d'un logiciel équivalent) aves des documents de fusion correspondant aux lettres-types et liés au fichier de liaison. Chaque document de fusion doit être affecté d'une "option de requête" (au sens Word) sur son code lettre-type pour limiter l'impression avec ce document aux lettres affectées du code lettre-type concerné.
Contrairement à l'option précédente (1ère option), cette seconde option ne traite que les lettres d'un seul code lettre-type à la fois.
On notera que les principales difficultés de cette option ne proviennent pas de Déclic mais de la "fusion-publipostage" de Word.
2.2.2 Impression immédiate dans l'écran principal. 2 possibilités :
.
collage la lettre-type personnalisé dans le document "Transit.doc" (seconde option de la figure de gauche)
Le document "Transit.doc", généralement un papier à lettre, doit-être préparé une fois pour toute à l'avance.
Cette option présente les avantages suivants :
. simplicité (un simple collage du document-type personnalisé)
. possibilité de modifier le document et d'améliorer sa mise en forme, avec toutes les possibilités de Word
. possibilité de sauvegarder intégralement ce document sous un autre nom s'il a été notablement modifié, en plus de l'archivage Déclic dans la fiche (Code lettre-type + date).
. utilisation d'un document (Word) de fusion lié au fichier de liaison
(3ème option de la figure de gauche)
Cette option est similaire à la seconde option du paragraphe précédent.
Toutefois, elle n'utilise pas la fusion-publipostage mais des liaisons externes vers le fichier de liaison qui dans ce cas ne contient que 2 lignes (une ligne d'entête et une ligne correspondant à la fiche courante).
L'option de requête n'est pas nécessaire puisqu'un seul document est imprimé. Mais si elle est définie, elle ne gêne pas.
Cette option présente les mêmes avantages que la précédente (simplicité mise à part).
2.2.3 Envoi en nombre d'une même lettre-type.
2 possibilités :
. utilisation de la fonction mailing.
Elle consiste à :
  . repérer les fiches concernées par le mailing et,
  . dans celles-ci sélectionner les correspondants destinataires du mailing.

Pour ce faire l'écran Mailing dispose de nombreuses possibilités. Elles sont décrites dans l'aide:
http://www.declic-prospection.com/aide_declic/ecran_mailings.htm
Citons simplement la récente et très pratique possibilité de sélectionner les correspondants par la couleur.
. utilisation de la fonction fusion-publipostage de Word avec un document de fusion lié au fichier de liaison
Il s'agit de la 2ème option de la figure de droite déjà décrite au § 2.2.1 .

2.3 Expédition des emails et des Télécopies
. Expédition immédiate un par un (cas général)
Il suffit de double cliquer sur l'adresse Email ou le N° de Télécopie ("F:" + 10 chiffres) et de choisir le document-type dans la liste qui s'affiche.
Rappelons l'importante amélioration qui permet d'afficher la fenêtre "Nouveau message" d'Outlook ou d'Outlook Express avec l'adresse Email et l'objet renseignés.
. Envoi en nombre à l'aide du fichier de liaison et d'un logiciel spécialisé
Pour l'envoi en nombre d'emails ou de télécopie Déclic ne fait que préparer le fichier de liaison, après avoir éventuellement supprimé les doublons, cf. Déclic N° 57.
L'expédition proprement dite, très complexe notamment en raison de limitations sans cesse croissantes imposées par les fournisseurs et les opérateurs, fait l'objet de logiciels spécifiques.
Nous sommes en mesure de conseiller utilement les utilisateurs pour le choix de ces logiciels. Nous disposons en effet d'une incontestable expérience dans l'emailing puisque cette lettre Déclic est diffusée tous les mois (sauf en août) depuis 6 ans, avec actuellement plus de 1500 destinataires. 

3. Considérations sur la simplification du publipostage (abandon de l'impression par Word avec la Macro "Lettre")
Comme signalé dans l'introduction, la fonction d'impression par Word avec la macro "Lettre" a été supprimée. En raison de sa grande complexité d'utilisation et surtout de mise en place (installation dans Word de la macro), cette fonction, qui n'était utilisée que par quelques clients, a fait perdre patience et découragé bon nombre d'utilisateurs.
Son intérêt était qu'elle permettait une impression avec Word l'impression simultanée de lettres correspondant à des codes lettres-types différents, similaire à l'impression à l'impression directe (1ère option de la figure de droite).
On peut faire l'équivalent avec la fonction de remplacement (Fusion publipostage, 2ème option de la figure de droite), mais il faut relancer la fonction pour tous les codes-lettres-types utilisés. Ce qui n'est généralement pas gênant car la fonction est presque toujours utilisée avec un seul code lettre-type.
La simplification compense très largement cette petite limitation

 

4. Au sommaire de DéclicN°67 à paraître le 15 Septembre 2006
Comme tous les ans Déclic News ne paraîtra pas au mois d'août, mais l'assistance téléphonique sera assurée.
.
Sixième anniversaire de la lettre mensuelle Déclic
! ! !
.
Nouveaux didacticiels sur les fonctions courriers et fusion-publipostage.
. Point sur la sécurité contre la perte et le vol d'informations dans Déclic.

Les Déclic   Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

 

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