Sommaire

1. Nouvelle option de traitement N°30 permettant d'éviter
    les doublons sur la zone Entreprise (ou Nom)
2. Rappel sur les traitements des doublons disponibles dans Déclic
3. Au sommaire de DéclicN°71

1. Nouvelle option de traitement N°30 permettant d'éviter les doublons sur la zone Entreprise (ou Nom)
Le but de cette nouvelle option de traitement est d'éviter la création involontaire de fiches dont le contenu de la zone Entreprise (ou Nom, pour les bases de particuliers) est identique à celui d'une fiche déjà existante.

. Si l'option est renseignée à "I" l'utilisateur est informé (par la boite de dialogue ci-dessus), qu'il ne peut pas créer de fiche; il lui est ainsi impossible de générer des doublons sur la zone Entreprise (ou Nom).
. Si l'option est renseignée à "A" l'utilisateur n'est qu'informé et peut tout de même créer une fiche et ainsi générer un doublon sur la zone Entreprise (ou Nom).
. Si l'option est renseignée à toute autre valeur, plus aucun contrôle de doublon n'est effectué, comme antérieurement.

Il est à noter que dans le cas d'une base de données multiutilisateurs, le contrôle des doublons s'effectue sur l'ensemble de la base de données. Il est donc possible que l'autre fiche affectée du même contenu dans la zone Entreprise (ou Nom) n'appartienne pas au même utilisateur qui ne pourra donc pas retrouver cette fiche.
Le nota figurant en bas de la boite de dialogue ("L'autre instance appartient peut-être à un autre utilisateur") a pour but d'informer l'utilisateur de cette situation, afin qu'il ne soit pas surpris de ne pas trouver de doublon, à proprement parlé, dans ses propres fiches.

Il est à noter que le contrôle des doublons s'effectue par une correspondance exacte (au caractère près) du contenu des zones; toutefois, les blancs devant et derrière ne sont pas pris en compte, de même que la casse des caractères (majuscule, minuscule). Il s'en suit que "  DUPONT  " et "Dupont" seront considérés comme un doublon.

Remarque: L'option de traitement N°14 qui existait déjà dans les versions précédentes, a été améliorée et permet, désormais, d'éviter les doublons sur la zone "Téléphone" de façon en tous points similaires à ce qui vient d'être exposé.

2. Rappel sur les traitements des doublons disponibles dans Déclic
La recherche et la suppression des doublons (prospects figurant 2 ou plusieurs fois dans une base de données) sont capitales dans toute prospection commerciale
Le logiciel Déclic apporte deux types de solutions à ce problème des doublons:
. Il permet d'éviter la création de doublons sur la zone Entreprise (ou Nom) ou sur la zone Téléphone,  à la création de nouvelles fiches, comme exposé ci-dessus.
Il est important de noter que cette méthode ne s'applique qu'à la création de fiches et non pas à l'importation de fiches à partir de bases de données externes.
. Il permet de détecter, pour les supprimer, les doublons existants dans une base de données, notamment après une importation de nouvelles fiches. Cette seconde solution est exposée en détail dans DéclicN°57. Nous ne rappellerons ci-dessous que les principes de la méthode proposée.
Elle repose sur le contrôle d'une "zone identifiante", généralement le Téléphone ou la Raison Sociale (ou Nom), mais aussi la Télécopie ou toute autre zone. La "zone identifiante" est la zone sur laquelle sont recherchés les doublons.
Le choix du double à conserver s'effectue généralement comme exposé dans la News précitée, en utilisant une "zone qualifiante" qui permet de distinguer les doubles à conserver des doubles à supprimer
La détection des doublons s'effectue après un tri de la base de données sur la "zone identifiante" en premier critère et la "zone qualifiante" en second critère. Avec un tel tri, les doublons sont consécutifs et les doubles à conserver sont toujours soit en premier, soit en dernier. Le logiciel propose un repérage par la coche blanche des doubles à supprimer qui sont ensuite faciles à éliminer.