A l'attention de {Correspondant}
DÉCLIC
  N° 71

Sommaire
1. Épuration d'une base de données Déclic
  1.1 Repérage des fiches à épurer
  1.2 Transfert des fiches à épurer vers la base "Archive"
  1.3 Intérêt d'une fiche "Épuration" (ou "Archivage")
  1.4 Réalisation d'une fiche "Épuration" (ou "Archivage")
2. Mise en service de la version 2007.1
3.
Au sommaire de DéclicN°72

1. Épuration d'une base de données Déclic
Il est périodiquement nécessaire de supprimer d'une base de données prospection les fiches devenues sans intérêt; cette opération peut notamment s'effectuer en début ou en fin d'année. Pour que cette opération s'effectue sans risque, il est intéressant d'archiver (ou conserver) les fiches épurées dans une base "Archive" et de mettre au point une méthode permettant de retrouver facilement ces fiches en cas de besoin. En effet, il arrive que des prospects jugés sans aucun intérêt se manifestent spontanément.
La méthode proposée repose, comme exposé ci-dessous, sur la constitution d'une fiche Archive (voir ci-dessous)
.

1.1 Repérage des fiches à épurer
Le repérage des fiches à épurer se prépare généralement tout au long de l'exploitation de la base de données, en affectant les fiches que l'on souhaite supprimer lors de la prochaine épuration, d'un "code Intérêt" caractéristique, par exemple "0 A Supprimer". Le repérage proprement dit, par une coche, des fiches à épurer, s'effectuera juste avant l'épuration, en utilisant la fonction "Repérage sur un critère".
1.2 Transfert des fiches à épurer vers la base "Archive"
Le transfert consiste à copier les fiches à épurer dans la base Archive et ensuite à les supprimer de la base courante
La copie s'effectue à l'aide de la Fonction Import-Export "Exportation vers une base Déclic" en utilisant la coche qui a servi au repérage.
La suppression s'effectue à l'aide de la Fonction Spéciale "Suppression des fiches repérées"
1.3 Intérêt d'une fiche "Épuration" (ou "Archivage")
Il est intéressant de créer une fiche "Epuration" pour:
- garder la trace de l'épuration avec la liste de toutes les fiches épurées et permettre de saisir des informations concises sur les fiches épurées sans avoir à ouvrir la base "Archive". La fiche "Epuration" permet d'éviter la suppression totale de la fiche épurée dans la base courante, en conservant l'essentiel de la fiche sous le format très réduit d'une ligne du tableau "Épuration"
- retrouver la trace d' une fiche épurée dans la fiche Archive en cas de recherche de cette fiche. Par exemple, si la fiche correspondant à l' entreprise "Transroute" a été épurée donc supprimée de la base courante et transférée dans  la base "Archive", une recherche sur la chaine de caractères "Transroute" permettra de constater que cette chaine figure dans la fiche "Epuration" et d'en déduire que la fiche "Transroute" existe dans la base "Archive"
-  éventuellement fournir un lien direct permettant d'accéder à la fiche (retrouvée comme exposé ci-dessus). Pour cela il faut disposer du numéro de la fiche épurée dans la base "Archive". Le lien à utiliser sera alors le chemin de la base "Archive" suivi d'une virgule et du numéro de la fiche dans la base "Archive". Un double clic sur ce lien provoquera l'ouverture de la base "Archive" et le positionnement sur la fiche recherchée. 

1.4 Réalisation d'une fiche "Épuration" (ou "Archivage")
 
Comme le montre la figure ci-dessus le contenu d'une fiche Archive est un tableau dont les colonnes correspondent à des zones et les lignes à des fiches épurées (autant de lignes dans le tableau que de fiches épurées). Les zones choisies pour les colonnes doivent être les zones les plus utilisées pour les recherches de fiches; ce qui permettra, lors de recherches, de retrouver dans la fiche Archive la trace de fiche épurée. Le choix des zones ou colonnes du tableau de la fiche Archive est donc particulièrement important pour pouvoir facilement retrouver la trace des fiches épurées.
On peut éventuellement rajouter une colonne contenant le numéro de la fiche dans la base "Archive" pour permettre un accès direct à la fiche, comme exposé au paragraphe précédent. L'obtention de ce numéro de fiche dans la base "Archive" s'effectue par une exportation dans la base "Archive" et une mise à jour du tableau d'épuration. Cette opération relativement complexe est réservée aux utilisateurs chevronnés.
 

2. Mise en service de la version 2007.1
La Version 2007.1 est maintenant disponible sur le site Internet Déclic Prospection. Elle contient toutes les importantes améliorations apportées en 2006, en particulier:
- Nouvelle fonction: Comptage des occurrences: Le comptage des occurrences permet de connaître pour chaque zone, le nombre de fiches correspondant à chaque valeur prise par la zone. Ce comptage est particulièrement intéressant pour les zones de liste car il indique le nombre de fiches pour chaque entrée de la liste. Cf. Déclic n°64.
- Refonte de l'écran des Tâches à exécuter: Grâce à d'importants aménagements de l'écran "Tâches", en particulier l'introduction de la notion d'État d'une tâche et des améliorations du système d'alerte visuelle et sonore, les "Tâches" de Déclic apportent maintenant une solution simple et efficace au Rappel des prospects à une heure donnée. Cf. Déclic n°65
- Nouvelle possibilité d'indiquer dans le calendrier pour chaque jour une information spécifique (par exemple un congé):
Les jours avec une information spécifique sont en vert, les dimanches et jours fériés en rouge, les samedis en violet et les autres jours (en principe ouvrés) en bleu. Ce qui permet d'éviter de prendre des rendez-vous pour les jours non ouvrés (notamment les jours de vacances). Les "Infos du Jour" sont spécifiques à chaque utilisateur, dans le cas d'une utilisation en réseau. Cf. Déclic
n°59.
- Amélioration de la recherche rapide d'une fiche: Il est maintenant possible de remplacer le "N° de Fiche" par un autre identifiant  (le "Code Client" par exemple). On  peut ainsi effectuer une recherche rapide sur une zone quelconque de l'écran principal. Pour plus de détails Déclic n°55.
- Une solution simple pour le repérage et la suppression des doublons: Cette nouvelle fonction permet le repérage des doublons à l'aide de la "zone identifiant"  (1er critère de tri) et leur élimination à l'aide de la "zone qualifiante" (2ème critère). Pour plus de détails Déclic n°57.
- Accès direct à l'écran "Rendez-vous" d'Outlook, Cf. Déclic
n°62.
- Nouvelles fonctions de Déclic utiles pour le traitement des grosses bases de données:
Concaténation de 2 zones, comptage du nombre de caractères d'une zone, vérification de la structuration d’adresses Email, ... Ces fonctions permettent de palier l’impossibilité d’Excel à traiter des tableaux de plus de 65.536 lignes. Tous les détails dans Déclic
n°68.
- Nouveau paramètre "Répertoire par défaut" pour les liens cliquables permettant de placer dans les fiches des liens très courts vers des documents ou des fonctions. Pour plus de détails Déclic
n°58.
-
Nouveau lien permettant d'ouvrir une base Déclic avec une nouvelle occurrence de Déclic. et de se positionner sur une fiche donnée. 
Pour plus de détails Déclic
n°58.

Rappelons que la mise à jour du logiciel Déclic s'effectue très simplement et sans risque en cliquant sur le bouton "Mise à Jour Internet" de l'écran d'accueil (choisir "Ouvrir" et non "Enregistrer").

3. Au sommaire de DéclicN°72 à paraître le 15 février 2007
. Amélioration de l'expédition de fiches par Email. Remplacement du fichier BMP par un fichier JPG beaucoup plus léger.
. Possibilité de téléphonie I.P. (Internet Protocol)
. Nouveaux didacticiels sur les fonctions de Recherche.

Les Déclic   Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

 

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