A l'attention de {Correspondant}
DÉCLIC
  N° 74

Sommaire
1. Envoi de Fiches par Email au format compressé JPEG
2. Envoi de Fiches par Email au format Excel
3. Mise à disposition de la version 2007.3
4. Au sommaire de DéclicN°75

1. Envoi de Fiches par Email au format compressé JPEG

1.1 Rappels sur le principe et l'intérêt de la fonction "Expédition de fiche par Email"
La fonction "Expédition de fiche par Email" permet de créer un fichier image de la fiche courante, fichier qui peut être très facilement expédié, en l'annexant à un Email. Il est ainsi possible de communiquer toutes les informations sur un prospect, à un correspondant distant, notamment à un commercial.
1.2 Les 3 limitations ou inconvénients de cette fonction:  
.
L'image expédiée est exactement la photo de l'écran, au moment de l'exécution de la fonction. Il s'en suit que les parties non visibles des zones et le "Mémo" ne sont pas transmis. En particulier, le contenu de la zone des comptes rendus d'entretien peut être tronqué de sa partie non visible.Dans ce cas, il est important, avant d'exécuter la fonction, de bien positionner l'ascenseur, afin que la partie de la zone entretien, qui intéresse le destinataire, soit bien visible. Dans le cas de la figure ci-dessus, si l'on avait affiché le début de la zone entretien, la fin de cette zone n'aurait pas été visible sur l'image, en particulier la phrase en gros caractères rouges "Exemple de fiche ..."
. Le fichier envoyé est une image fidèle de la fiche mais  n'est pas exploitable avec des outils bureautiques (impossibilité de faire des "copié-collé",...)
. La fonction ne permet d'expédier les fiches qu'une par une, avec création d'un fichier image par fiche.
Comme on le verra dans le paragraphe suivant, ces trois inconvénients disparaissent avec l'expédition de fiches par Email au format Excel.
1.3 Nouvelle possibilité de création d'images au format compressé JPEG, au lieu du format antérieur BMP, très volumineux
Jusqu'à présent, l'utilisation de la fonction avait un quatrième inconvénient important, la grande taille (environ 2230Ko), qui posait fréquemment des problèmes à l'expédition de l'Email. Dorénavant, l'utilisation du format compressé JPEG, permet de compresser de plus de dix fois la taille (moins de 220 Ko) et ainsi de supprimer tout problème lors de l'expédition de l'Email.
1.4 Conclusion
La fonction "Expédition de fiche par Email" permet de créer un fichier image de la fiche courante au format JPEG. Ce fichier, annexé à un Email,  peut être expédié sans problème. Il est ainsi possible d'expédier le contenu visible d'une fiche à un correspondant, un commercial distant par exemple.

2. Envoi de Fiches par Email au format Excel
2.1 Principe et modalités de l'envoi de fiches par Email au format Excel
Pour réaliser un envoi de fiches par Email au format Excel, il faut:
. créer (une fois pour toutes) un modèle de "champs" qui définit toutes les zones à transmettre. Généralement, ce modèle contiendra tous les "champs" (au nombre de 74), afin d'être certain de ne rien oublier.
. repérer, avec une coche, les fiches que l'on souhaite expédier. Signalons qu'il n'est pas nécessaire de repérer dans les deux cas suivants: exportation de toutes les fiches et exportation de la fiche courante (dans ce dernier cas, il faut cocher la case "Exportation fiche courante" dans l'écran "Import Export de Données").
. lancer la fonction "Exportation vers un tableau" avec le modèle créé. On obtient ainsi un tableau Excel dont la première ligne est la liste des "champs" du modèle utilisé, et autant de lignes que de fiches repérées. 

Pour insérer les fiches dans sa base de données, le correspondant distant n'aura plus qu'à importer ce tableau

2.2 Avantages et Inconvénients de l'envoi de fiches par Email en format Excel
Contrairement à l'expédition au format image, le résultat n'est pas facilement lisible en raison du trop grand nombre de colonnes du tableau (généralement 74).
Mais ce tableau Excel peut être exploité automatiquement, notamment il peut être Importé dans une base Déclic en recréant les fiches exportées.
Les fiches copiées sont identiques aux fiches originales; les parties non visibles des zones sont transmises (contrairement à la transmission par image, décrite ci-dessus). Seule la mise en forme (gras, couleur...) des zones "Compte Rendu des Entretiens" et "Mémo" est perdue (les cellules du tableau Excel ne permettant pas de transmettre les caractères de contrôle de mise en forme).
Il est important de noter que les bases origine et destination doivent avoir le même format, en particulier le même titrage des zones, puisque les titres sont utilisés pour définir les champs d'exportation et d'importation (dans le modèle à l'exportation et dans la première ligne du tableau importé à l'importation).    
 
2.3 Conclusion 
L'envoi de fiches par Email en format Excel permet d'exporter des fiches vers une base de données Déclic distante, la transmission de données s'effectuant par Email, à l'aide d'un tableau Excel.

3.Mise à disposition de la version 2007.3
La Version 2007.3 est maintenant disponible sur le site Internet Déclic Prospection. Elle contient  les dernières améliorations concernant la téléphonie IP, la compatibilité avec Windows VISTA et la nouvelle possibilité d'envoyer des fiches par Email au format compressé JPEG, décrite ci-dessus.

Rappelons que la mise à jour du logiciel Déclic s'effectue
très simplement et sans risque en cliquant sur le bouton "Mise à Jour Internet" de l'écran d'accueil (choisir "Ouvrir" et non "Enregistrer").

4. Au sommaire de DéclicN°75 à paraître le 15 Mai 2007
. Recherche de fiches et d'informations dans une base Déclic.
. Nouveaux didacticiels sur les fonctions de Recherche.

Les Déclic   Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

 

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