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Didacticiel :  Utilisation de base du logiciel Déclic. Principales fonctionnalités.
 
3. Courriers et Mailings

3.1 Généralités sur les Courriers
3.2 Les divers types de courriers
3.3 Les Courriers-types. La fusion
3.4 Trois exemples de courriers Déclic

3.1 Généralités sur les Courriers
Les courriers et les mailings ont toujours tenu une grande place dans la prospection commerciale. L'arrivée et le développement de l'Email en ont encore accru l'importance.
De par leur nature, les courriers constituent un sujet relativement complexe. Pour rassurer les utilisateurs, signalons que les difficultés se situent essentiellement au niveau de la mise en place (conception des documents-types évoqués plus bas), mais précisons que l'utilisation des fonctions courriers est très simple. A titre d'exemple, citons l'expédition d'un Email qui s'effectue en 5 clics, avec une extrême simplicité, en moins de 20 secondes (cf. le 1er exemple du §4).
Dans cette page nous n'aborderons que les notions de base permettant un première approche des fonctions Courrier du logiciel Déclic, fonctions qui sont exposées en détail dans l'Aide et dans les 2 didacticiels:
"Les fonctions Courrier-Mailing internes",
"Les fonctions d'impression par l'intermédiaire de Microsoft Word".

3.2 Les divers types de courriers
Il est important de bien distinguer les différents types (ou modes) de courriers car ils se traitent de façon différentes.
On distingue 3 modes de classification des courriers:
1. Classification en fonction de l'acheminement suivant laquelle on distingue les 3 modes suivants:
. les lettres sur support papier expédiées par poste (en déclin)
. les télécopies expédiées par lignes téléphoniques (également en déclin)
. les emails expédiés par Internet (en forte expansion)

2. Classification en fonction du mode de réalisation suivant laquelle on distingue :
. les courriers "à la volée". Ce sont les courriers réalisés, un par un, immédiatement après la décision de leur création. C'est souvent le cas des emails que l'on expédie immédiatement après l'entretien téléphonique (cf. l'exemple du §3.4.1).
. les courriers par lots. Ce sont, par exemple, le cas des lettres d'accompagnement de documentation expédiées, le soir, après la cession de prospection téléphonique (cf. l'exemple du §3.4.2).
. les envois en nombre ou mailings 

3. Classification en fonction de la technique de réalisation, suivant laquelle on distingue, dans Déclic, les 2 types de courriers suivants:
. les courriers internes au logiciel Déclic réalisé grâce à une sorte de traitement de texte interne au logiciel
Ce type de courrier est décrit en détail dans le didacticiel "Les fonctions Courrier-Mailing internes".
. les courriers réalisés par l'intermédiaire d'un traitement externe, généralement Microsoft Word.
Ce type de courrier est décrit dans le didacticiel "Les fonctions d'impression par l'intermédiaire de Microsoft Word".
Dans cette page d'introduction, nous signalerons simplement que ces 2 types de courriers (internes et externes) présentent de nombreuses similitudes et qu'ils sont notamment tous deux basés sur la notion de courrier-type décrite ci-dessous.

3.3 Les Courriers-types. La fusion
Les courriers-types sont des "modèles" de courrier qui correspondent aux divers types de courriers utilisés dans la prospection, par exemple, des lettres de confirmation d'entretien, de confirmation de rendez-vous, d'envoi de documentation, ...
Comme le montrent les 2 figures ci-dessous, un courrier-type comporte essentiellement:
. le texte du courrier avec sa présentation ou mise en forme (police, taille, couleur des caractères, ...).
. des champs qui permettent d'insérer dans le courrier des informations provenant de la fiche courante (fiche concernée par le courrier), en particulier les nom et adresse du destinataire, comme le montre les figures.
Dans la pratique, cette liaison (ou fusion au sens Word) entre le document-type et la fiche courante s'effectue par l'intermédiaire d'un "fichier de liaison" généré automatiquement, à chaque création de courrier, par le logiciel.
La rédaction de ces courriers-type, avec les champs, constitue l'essentiel de la mise en place le la fonction courrier pour une base de données Déclic.

 

Document-type brut (avant fusion)

 

         Document-type fusionné

3.4 Trois exemples de courriers Déclic
Pour fixer les idées et montrer la simplicité de l'utilisation des courriers, nous détaillerons ci-dessous la réalisation de trois types de courriers :
1 Expédition d'un Email (à la volée)
Pour expédier un email, il suffit (avec quelques variantes en fonction du gestionnaire d'email utilisé) de:

. Double-cliquer sur l'email (darrieu@transroute.fr sur la figure ci-contre)
. Choisir l'email-type (par ex. Confirmation de rendez-vous)
. Validez le message qui vous informe que vous allez ouvrir la page "Nouveau Message" avec l'Email et l'Objet renseignés.
. Faire un clic droit dans le corps de l'Email pour coller le texte situé dans le presse-papier. Retoucher, éventuellement, ce texte.
. Cliquer sur le bouton "Envoi" pour expédier.

2 Réalisation de lettres à fin d'une cession de prospection (cas d'expédition par lots)
Pour réaliser divers courriers décidés en cours de prospection, il suffit de :

en cours de prospection,

. cliquer, en cours de prospection, dans la zone Courrier (à l'extrême droite de la zone Correspondants) de chaque correspondant auquel on souhaite expédier une lettre,
.
choisir dans la liste des lettres (similaire à la liste des emails, figure ci-dessus), la lettre-type à utiliser pour chaque correspondant concerné.

. choisir dans la fenêtre "Choix du Courrier-type" qui s'ouvre, la 1ère option "Renseigner la zone courrier... ", ce qui a pour effet de renseigner la zone courrier avec le code de la lettre-type. Cf. figure ci-contre


en fin de prospection,

. cliquer sur le bouton "Courrier Mailing" pour accéder à l'écran Courrier
. cliquer sur le bouton "Sélection des courriers dans les fiches" pour faire apparaître dans l'écran tous les courriers prévus pendant la prospection
. cliquer sur le bouton "Impression, fichier d'adresse", pour imprimer après vérifications et corrections éventuelles.
On notera que les courriers imprimés peuvent correspondre à des lettres-types différentes et qu'il s'agit bien d'une impression par lots.

3 Réalisation, "à la volée", d'une lettre au format Word (ou Excel). Dans ce cas la lettre-type est un document Word ou Excel liée à la fiche courante, par l'intermédiaire du document de liaison. Le mode opératoire est alors le suivant:
. cliquer, en cours de prospection, dans la zone Courrier (à l'extrême droite de la zone Correspondants) de chaque correspondant auquel on souhaite expédier une lettre,
. choisir dans la liste des lettres (similaire à la liste des emails ci-dessus), la lettre type à utiliser pour chaque correspondant concerné (ce qui renseigne la zone courrier avec le code de la lettre-type),
. choisir dans la fenêtre "Choix du Courrier-type" qui s'ouvre, la 3ème option "Ouvrir le document (doc ou xls) lié à la fiche courante (figure ci-dessus), ce qui a pour effet d'ouvrir le document-type renseigné par la fiche courante,
.
imprimer dans Word (ou Excel) après modifications éventuelles.

Conclusion  Ces 3 exemples montrent bien que la réalisation de courriers, proprement dite, (une fois les procédures mises en place) est simple et à la portée de tout utilisateur, aussi incompétent en informatique soit-il, après moins d'une heure d'explication sur des exemples concrets.

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