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Didacticiel :  Gestion des Rappels

Date et Heure de Rappel 

 La zone "Date de Rappel" et l'écran "Calendrier".
L'utilisation des zones Date et Heure de rappel constitue la base du processus de rappel des prospects décrit dans le didacticiel dans la  "Vue d'ensemble sur le Rappel".

La zone "Date de Rappel", permet d'indiquer à quelle date le Prospect doit être rappelé. Cette zone peut être renseignée aussi avec "NON" dans le cas d'un Prospect qu'il ne faut plus rappeler quelle qu'en soit la raison (ex. Objectif atteint) ou avec une zone "Vide" si la Date de Rappel n'est pas définie.
La Date de Rappel se met à jour à l'aide de l'Écran Calendrier (figure ci-dessus) que l'on peut ouvrir en cliquant sur le titre "Date de Rappel" ou en double-cliquant sur la zone Date de Rappel. Il est également possible d'ouvrir le calendrier à l'aide de la touche "$" du clavier, lorsque l'on se trouve dans la zone des Entretiens.
Le calendrier s'ouvre sur le mois en cours. On peut changer de mois et d'année à l'aide des listes qui s'ouvrent en cliquant dans les zones concernées. On peut également faire défiler les mois à l'aide des 2 boutons  < et >.

Une fois le calendrier ouvert il suffit de double-cliquer sur la date désirée. Cette date sera transférée dans la zone "Date de Rappel" de l'Ecran principal lors de la fermeture du calendrier.
Il est aussi possible de cliquer sur :
. le bouton "NON" si l'on souhaite renseigner avec "NON" en rouge la Date de Rappel pour bien préciser qu'il ne faut plus rappeler le Prospect.
. le bouton "Vide" si l'on ne souhaite pas renseigner la Date de Rappel (cas du rappel non prévu).
Comme le montre la figure ci-dessus, le calendrier indique, sous chaque N° de jour, le nombre de rappels prévus pour ce jour. Derrière le dernier jour, le nombre total des rappels du mois est indiqué (231 dans le cas de la figure ci-dessus). Le calendrier donne ainsi, mois par mois, une vue d'ensemble des rappels, très utile pour planifier les rappels.
Le calendrier indique également, pour chaque date sélectionnée, le numéro de semaine (en haut et à droite), ce qui permet de gérer les rappels avec les numéros de semaines.
Le calendrier signale également :
. en rouge, les dimanches et jours fériés avec le nom du jour férié sélectionné ("Jour de l'An" dans le cas de la figure ci-dessus)
. en magenta
les samedis
. en vert les jours pour lesquels une information particulière (par exemple une indisponibilité, un jour de vacances, ...)  a été indiqué, dans la zone contenant actuellement "Jour de l'An". Pour insérer (ou modifier) une information, il suffit de sélectionner le jour concerné et d'insérer (ou modifier) directement dans la zone.  Le calendrier peut ainsi jouer le rôle d'agenda.
. en bleu les jours normalement travaillés pour lesquels il est possible de prendre des rappels.

Le fond de la zone Date de Rappel de l'écran principal change de couleur selon la date qu'elle contient:
. le fond est jaune quand la zone n'est pas renseignée,
. le fond est rouge si la zone contient "NON" (Prospect à ne pas rappeler),
. le fond est vert quand la Date de Rappel correspond à la date du jour (Prospect à rappeler),
. le fond est bleu quand la Date de Rappel correspond à une date périmée (Prospect à rappeler),
. le fond est blanc quand la Date de Rappel est postérieure à la date du jour (Prospect à rappeler plus tard).
 

Rappelons que l'utilisation de cette zone "Date de Rappel" est complémentaire de celle de la zone "Heure de Rappel"; ces deux zones étant insérées dans l'écran de la "Liste des Fiches à Rappeler".


Nota: Le renseignement de la Date de Rappel est capital. Il peut être contrôlé à l'aide de l'option de traitement N°46.
Au changement de fiche, dans le cas où la Date de Rappel est périmée ou n'est pas renseignée :

. si l'option de traitement N°46 est positionnée à "I" (pour Impérative), le changement de fiche est refusé et l'utilisateur est obligé de renseigner la Date de Rappel avec une date non périmée.

. si l'option de traitement N°46 est positionnée à "S" (pour Souhaité), l'utilisateur est informé et un retour sur la fiche pour rectification lui est conseillé.

La zone "Heure de Rappel" et la liste de choix des heures

Cette zone, non titrée, située à droite de la Date de Rappel permet d'indiquer une Heure de Rappel éventuellement suivie par un commentaire sur le rappel.
L'Heure de Rappel doit être indiquée sous la forme normalisée "HH:MM" afin que les lignes figurent dans la "Liste des Fiches à Rappeler" dans l'ordre souhaité des rappels (cette liste est triée en ordre décroissant sur la date de rappel et en ordre croissant sur l'heure de rappel).
Pour faciliter la saisie de l'heure de rappel, la liste (figure ci-contre) contenant les heures de rappels les plus usuelles s'affiche en cliquant sur la zone Heure de Rappel.

Cette liste étant une liste modifiable, il est possible de modifier l'heure de rappel choisie dans la liste et de la compléter (ou de la remplacer) par un commentaire sur le rappel. On notera que dans la figure ci-contre, le commentaire "pour contrat' a été rajouté derrière l'heure.

Cette liste de choix des Heures de Rappel peut être mise à jour dans l'écran "Outils", comme toutes les autres listes (bouton "Sélectionner une Table ou un Fichier").
Il est possible d'éviter l'ouverture de cette liste en positionnant l'Option de traitement N°9 à "P". La zone "Heure de Rappel" se nomme alors "Note sur Rappel" et devient une zone de texte.

Zone et Liste     
"Heure de Rappel
+ Commentaire"

 

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