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6. Exemple concret de réalisation d'un Mailing

Le Mailing est l'opération la plus complexe. Les étapes de sa réalisation sont exposées ci-dessous à l'aide d'un exemple concret (texte en vert).

. Réalisation éventuelle du document-type du Mailing
Si la lettre envisagée n'existe pas, il convient de la créer comme indiquée au paragraphe 2.
Si elle existe déjà on pourra éventuellement la modifier.
On pourra par exemple mettre à jour un document-type existant "Offre promotionnelle juin 2002" en modifiant la date et les prix (Bouton "Créer Modif." de l'écran Courrier).
. Repérage des fiches sur lesquelles porte le Mailing
Il convient de repérer par les méthodes exposées dans le Didacticiel "Tri et Repérage des fiches" les fiches qui contiennent les correspondants destinataires.
On pourra par exemple repérer avec la coche verte les fiches du 95 en vue d'un mailing dans ce département.
. Sélection des correspondants destinataires du Mailing et création du tableau
Sélectionner, pour les fiches repérées, les correspondants comme exposé au paragraphe 4.
On pourra par exemple choisir "Dernier correspondant" afin de sélectionner , pour chaque fiche repérée, le dernier correspondant renseigné (qui généralement est le plus actif). Le nombre d'envoi sera lors égal au nombre de fiches du 95 repérées par la coche verte.
. Vérification et mise à jour éventuelle du tableau
Le tableau obtenu donne une image de l'expédition qui va être réalisée.
Il est possible d'apporter des modifications à la sélection des courriers en :
. en modifiant la sélection des fiches soit automatiquement en modifiant le repérage, soit manuellement en cliquant sur les coches correspondantes dans les fiches.
Après ces modifications il faut, pour mettre à jour le tableau effacer la sélection (Bouton "Aucun Correspondant" de l'écran Sélection Mailing) et sélectionner de nouveau.
Après ces modifications il faut, pour mettre à jour le tableau effacer la sélection (Bouton "Aucun Correspondant" de l'écran Sélection Mailing) et sélectionner de nouveau.
On pourra par exemple rajouter le 78 au 95 pour le repérage par la coche verte et rajouter encore quelques fiches du 75 en cliquant manuellement sur la coche verte de ces dernières fiches. Pour mettre à jour le Tableau Mailing, il faudra d'abord le vider et ensuite resélectionner avec la coche verte.
. en modifiant manuellement la sélection des correspondants par l'utilisation du mode Mailing dans les fiches prospects (modification de la zone Mailing en intervertissant le 2 valeurs possibles: "X" ou " "). Pour passer un mode Mailing il faut, dans l'écran Principal cliquer sur le bouton "C" en haut et à droite du secteur des correspondants.
On pourra par exemple, après s'être positionné en mode mailing (avec "M" à la place de "C" sur le bouton Courrier-Mailing), parcourir toutes les fiches cochées en vert pour vérifier tous les destinataires du mailing (zone mailing égale à "X"). On pourra supprimer certains destinataires (en remplaçant le  "X" par un " ") et en rajouter d'autres (en remplaçant le  " " par un "X") dans la zone mailing. Le Tableau Mailing sera automatiquement mis à jour.

Il est possible également possible d'apporter des modifications au contenu des lettres en modifiant certaines zones du tableau (adresse, civilité et orthographe des correspondants, ...). Toutefois, ceci est déconseillé, car les fiches correspondantes ne son pas modifiées. Il est préférable de modifier les fiches, d'effacer la sélection (Bouton "Aucun Correspondant" de l'écran Sélection Mailing) et de sélectionner de nouveau.

. Impression et archivage comme décrit au paragraphe 5.
Pour transmettre au gestionnaire d'impression de Windows le mailing correspondant au tableau que nous venons de constituer (un document d'impression par ligne du tableau) il suffit de cliquer sur le bouton "Imprimer" de l'écran Courrier  puis sur "Imprimante".

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