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2. Mise en forme du tableau pour l'Importation (zones adresse-ville et rue, civilité)

Il est généralement indispensable de mettre en forme certaines zones pour qu'elles puissent être correctement utilisées par le logiciel Déclic, principalement:
.
la zone Correspondant.
Fréquemment le Prénom et le Nom du Correspondant sont dissociés dans 2 colonnes distinctes F et G par exemple . Il convient donc de les réunit dans une nouvelle colonne H avec l'entête "Correspondant".
Pour cela il suffit de
1. Insérer la nouvelle colonne H
2. placer en H2 la formule réunissant le Prénom et le Nom, séparés par un blanc:
=F2&" "&G2
3. Recopier cette formule dans la colonne H de toutes les lignes du tableau.
4. Sélectionner toutes les données contenues dans les colonnes H puis faire "Édition" "Copier", puis "Édition" "Collage spécial" "Valeurs" et "OK".
5. Il est alors possible de supprimer les colonnes E et F.
. les zones Adresse-ville. Fréquemment le code postal et la ville sont réunis dans une seule colonne. Il convient alors de les dissocier dans deux colonnes distinctes en utilisant les possibilités du tableur (principalement les fonctions de traitement de chaînes de caractères dont les principales sont décrites dans le glossaire).
Avec Excel par exemple, il faut:
1. Insérer 2 colonnes vides à droite de la zone contenant l'adresse-ville (dans notre exemple, nous supposons que l'adresse-ville est en colonne D et que nous insérons les colonnes E et F).
2. Placer la formule ci-dessous, calculant le code postal, dans la cellule E2:
=GAUCHE(D2;TROUVE(" ";D2;1))
3. Placer la formule ci-dessous, calculant la ville, dans la cellule F2:
=DROITE(D2;NBCAR(D2)-TROUVE(" ";D2;1))
4. Recopier ces 2 formules dans toutes les lignes du tableau.
5. Sélectionner toutes les données contenues dans les colonnes E et F puis faire "Édition" "Copier", puis "Édition" "Collage spécial" "Valeurs" et "OK".
6. Il est alors possible de supprimer la colonne D.
. les zones Adresse-rue. Fréquemment le numéro de la voie, le type de voie et le nom de la voie sont réunis dans une seule colonne (alors que dans l'écran principal, ils sont dissociés).
Pour éviter la tâche très complexe de dissocier l'adresse-rue, il est conseillé de copier l'intégralité de l'adresse-rue dans la zone "Nom Voie"  et d'utiliser ultérieurement la fonction "Structuration, Vérification des Adresses Rue" située dans l'écran Outils du logiciel Déclic.
Nota: Cette méthode suppose que l'option de traitement N°31 soit positionnée à "O" (adresse rue formatée en 3 zones : N°, Voie, Nom de la voie).
. les zones Civilité. Il est indispensable que les civilités soient de la forme "Mr", "Me" ou "Ml". Il est possible de remplacer assez rapidement les autres valeurs en triant le tableau sur la zone civilité.

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