SUPPORT DE FORMATION AU LOGICIEL DÉCLIC

 Introduction:  Notion de Base de Données.  Écran d'Accueil Déclic.
. Base de Donnés de prospection
: Fichier contenant toutes les informations disponibles sur les prospects organisées en rubriques (éventuellement hiérarchisées).
. Base de Donnés Déclic: Fichier contenant toutes les informations disponibles sur les prospects (organisées en rubriques) et contenant tous les paramètres spécifiques utilisés par le programme Déclic pour traiter le type de prospects concernés. (La notion de paramètre se concrétisera et s'éclaircira par la suite.)
. Écran d'Accueil Déclic et le Choix de la Base de Données. Visualisation et description d'un Écran d'Accueil.
Ce Support de Formation a été conçu pour être utilisé en affichant à l'écran la Base de Données "QuickStart" (Prise en Main Rapide). L'essentiel de ce Support se retrouve d'ailleurs dans les 13 dernières fiches (numérotées 4 à 16) de la base QuickStart.   

1 Aperçu des Principales Fonctionnalités du Logiciel Déclic. (fiche 4).
L
'objectif de cette seconde partie de  la "Prise en Main Rapide" est de présenter les fonctions de base avec:
en vert, des suggestions d'exercices à exécuter directement sur la Base de Données,
en bleu, des liens qu'il suffit de double-cliquer. Par exemple les liens #N°Fiche permettent de se positionner sur une fiche par son N°. Vérifiez-le, en double-cliquant sur l'un des liens du plan de la "Prise en Main Rapide" ci-dessous.

              Sommaire des Principales Fonctionnalités du Logiciel Déclic Prospection

1. Aperçu des Principales Fonctionnalités de Déclic (cette fiche)                             Fiche:

#4

2. Le Système d'Aide très complet du logiciel

#5

3. Défilement des fiches. Accès rapide. Création, Suppression de fiches

#6

4. L'Écran Principal: Description générale

#7

5. L'Écran Principal: Les divers types de zones. Paramétrage

#8

6. La mise en forme des informations (polices, couleurs, ...)

#9

7. Lancement de Fonctions par double-clic. Emails, Fax, Document ...

#10

8. Fonctions Internet: Mise à Jour. Prise en main. Recherche Google...

#11

9. Tri des fiches. Coches, Repérage.

#12

10. Rappel des Prospects. Aperçu sur l'utilisation courante de Déclic

#13

11. Recherche de fiches (avec repérage). Recherche dans une fiche

#14

12. Impressions standards sur imprimante et sur tableur. Statistiques.

#15

13. Conclusion. Aperçu sur les principales autres fonctionnalités

#16


Nota: Cette Base de Données "Prise en Main Rapide" (QuickStart.mdb) est une Base Déclic paramétrée de façon très spécifique.  Elle montre bien les possibilités du paramétrage, qui permet d'adapter le logiciel aux besoins les plus divers, mais elle n'est pas très  représentative d'une base de prospection, contrairement à la "Base de Départ pour Entreprise" et à la "Base de Départ pour particulier". La figure du bas de la page suivante correspond à la Base de Départ pour Entreprise.

 2 Le Système d'Aide très complet du logiciel Déclic (fiche 5).  
Un des points forts du logiciel Déclic réside dans son système d'Aide très complet. Il comporte:
. Les 10 Vidéos
(sur le Site Déclic) présentant en détail le logiciel (conseillées au départ). Visualisez: /videos.htm
. Les Didacticiels exposant, avec des exemples imagés, tous les points importants du logiciel.  Explorez-les en affichant l'index des didacticiels  /didacticiels/index.htm , puis, en cliquant sur les liens.
. L'Aide Contextuelle sur tous les boutons et tous les titres de zone, par un clic avec la touche "Ctrl" enfoncée.  Essayez, en maintenant la touche "Ctrl" enfoncée et en cliquant sur le bouton "Pages Jaunes", par exemple.
. Les FAQ: Frequently Asked Questions (ou Foire Aux Questions).  En cours de réalisation.
. L'Aide de type Windows, détaillée, précise, et à jour (touche F1 ou double-cliquez sur Déclic.chm ).
. Le Site Déclic
qui contient notamment les News mensuelles d'information sur Déclic. Consultez : /index.html .
. La Présente Base de données "QuickStart", permettant une prise en main rapide (15 minutes) du logiciel Déclic.
En complément de ce système d'aide (bouton en bas et à gauche), nous assurons une Hotline au 01.30.30.60.70 et sommes en mesure de proposer des formations personnalisées, sur site client.

3 Défilement des fiches. Accès rapide. Création, Suppression de fiches. (fiche 6).
Une fiche contient (en principe) toutes les informations relatives à une entreprise ou à une personne, pour les bases de particuliers. (Ce n'est pas le cas pour la  présente base QuickStart, paramétrée de façon très spécifique.)
Les fiches sont caractérisées par leur Titre (en haut et à gauche) et leur  N° (en haut et au centre).
Les 2 grosses flèches vertes (situées en bas et à droite) permettent de faire défiler les fiches dans l'ordre du tri courant des fiches (ici le N° de fiche). Cet ordre est indiqué sous "Critères de Tri" (en bas, à droite). Faites défiler les fiches par N° croissants et décroissants.
Le bouton "Accès rapide à une Fiche" affiche un petit écran qui permet :
. d'accéder à l'une des 100 dernières fiches consultées ou modifiées (fonction très pratique).
. d'afficher la 1ère et la dernière fiche dans l'ordre du tri courant.
. d'accéder à une fiche par le début de son Titre ou par son N°.
Affichez la 1ère fiche, la dernière, puis revenez sur la 6è.
Le bouton "Créer, Suppr. ..." permet de supprimer la fiche courante et de créer une (ou des) nouvelle fiche. Créez une nouvelle fiche et supprimez-la.

4 L'Écran Principal: Description générale. (fiche 7).
L'écran principal a été conçu pour afficher, le plus clairement possible, toutes les informations relatives aux fiches de la Base concernée, et tous les outils utiles à l'exploitation. Cet écran est constitué essentiellement du :
. Secteur Entreprise (en haut), contenant toutes les informations spécifiques à l'Entreprise. Dans le cas particulier de cette Base QuickStart, le secteur Entreprise a été détourné de sa fonction normale, notamment dans sa partie droite.
Par contre l'image ci-dessous correspond à une Base de Données de prospection classique où le Secteur Entreprise contient des informations relatives à l'entreprise (cordonnées géographiques et téléphoniques, Activité, Effectif, ...)   
. Secteur Correspondants (au centre), contenant les renseignements relatifs aux Correspondants dans l'Entreprise.
Le nombre de correspondants (ici un seul) est paramétrable pour chaque fiche.
. Secteur Entretiens, contenant normalement (pas dans  la Base QuickStart, mais dans l'exemple ci-dessous ) les Compte-rendus d'Entretiens (ou visites). L'image ci-dessous contient des exemples de Compte-rendus d'Entretiens.
Au premier clic dans ce secteur, une boîte de dialogue s'ouvre et permet de choisir l'intérêt de l'entretien, après quoi, le compte-rendu est horodaté automatiquement. Cliquez dans ce secteur et saisissez un compte-rendu.
. Secteur Boutons de Commandes (en bas), donnant accès aux diverses fonctions et autres écrans du logiciel qui seront abordés dans les fiches suivantes de cette base QuickStart 


Écran Principal de Prospection de la Base de Départ pour Entreprise (représentatif d'un usage classique du logiciel Déclic)

5 Écran Principal: Les divers Types de zones (texte, listes). Paramétrage. (fiche 8).
Les zones de l'écran principal, repérées par leur titre, peuvent être de 4 types :
. Zone de Texte (ex. Titre de la Fiche, Adresse,...), où l'on peut saisir librement du texte.
Modifiez la zone Adresse.
. Liste Non Modifiable (ex. Mr/e), où l'on peut choisir une entrée dans une liste. Modifiez la zone Mr/e avec sa liste.
. Liste Modifiable (ex. Intérêt, CA Prévu, ...), où l'on peut choisir une entrée dans une liste puis la modifier.
Essayez.
. Liste à Entrées Multiples (ex. Produits Prop.), où l'on peut choisir successivement plusieurs entrées dans une liste. Rajoutez un produit dans la zone Produits Proposés.
Il est possible, grâce au paramétrage, d'adapter l'écran principal aux diverses situations en modifiant :
. les titres des zones
pour qu'ils caractérisent bien le contenu,
. la nature des zones et éventuellement le contenu des listes associées,
. la longueur des zones et le nombre de correspondants de chaque fiche (cf fiche suivante #9 ).
Pour plus de détails consultez le didacticiel sur le paramétrage initial:
/didacticiels/sommaire_parametrage_initial.htm

6 Mise en forme des informations de l'écran principal (polices, couleurs,,...)  (fiche 9)
Les boutons de mise en forme
(situés au centre et à droite) permettent la mise en forme des Entretiens, dans l'ordre :
Souligné, italique, Gras, grandes et petites tailles, Choix de le Police , couleur jaune, rouge, bleu, vert (clic gauche sur un bouton couleur), surlignement en jaune, rouge, bleu, vert (clic droit sur un bouton couleur).
Les boutons "Couleur" précités permettent également de colorier et de surligner les zones des secteurs Entreprises etCorrespondants (voir ci-dessus).
Essayez ces divers boutons après avoir sélectionné quelques caractères de cette ligne.
Toutes ces fonctions de mise en forme sont très utiles pour caractériser et mettre en valeur les informations.
Le bouton "Correspondant", permet de choisir, pour chaque fiche, le nombre de correspondants affichés (un seul pour cette fiche), et ainsi d'optimiser l'espace disponible des "Entretiens".Rajoutez un second correspondant pour cette fiche, en cliquant sur "Correspondant", puis sur "Choix du Nombre ...".
Le bouton "Modifier les longueurs des zones" de l'écran "Paramètres" permet de modifier la longueur de la plupart des zones afin de les adapter à leur contenu et d'améliorer la disposition de l'écran (à essayer plus tard).
Pour plus de détails, consultez le didacticiel sur le paramétrage initial:
/didacticiels/sommaire_parametrage_initial.htm .

 7 Lancement de Fonctions, de Programmes ou Documents, par un double-clic. (fiche 10).
Dans n'importe quelle zone de l'écran principal, un double-clic sur un :
. Email
provoque l'affichage de la liste des Emails-types prévus. Un clic sur un Email-type de cette liste ouvre l'écran Nouveau Message du gestionnaire avec l'Adresse Email et l'Objet renseignés, et le corps de l'Email-type personnalisé dans le presse-papier. Expédiez un Email-type d (Envoi de doc.) au Support Déclic support@declic-marketing.com
. Site Internet,
provoque l'affichage du Site. Consultez le site Déclic www.declic-prospection.com
. Programme ou Document reconnu par Windows, déclenche l'application associée. Essayez un double-clic sur un programme, un document texte, Excel ou Word.  Ex.: Services.exe  Doublon.xls  Contrat.doc.
. N° de téléphone
provoque la numérotation analogique ou Internet Protocol, en fonction du paramétrage. Essayez le N°: 12.34.56.78.90 si un téléphone est correctement connecté à votre ordinateur.
. N° de télécopie sous la forme "F:N°" (N° à 10 chiffres), émet une télécopie (procédure similaire à l'Email).
. Un lien vers une fiche (#N°) , positionne sur la fiche concernée. Accédez à la fiche suivante N°11 par le lien #11

8 Fonctions Internet: Recherche Google, Pages Jaunes, ...  (fiche 11).
Sur la fiche précédente nous avons déjà signalé l'accès à un Site Internet et le lancement d'un Email.
De nombreuses autres fonctions permettent de tirer pleinement profit de l'utilisation d'Internet dans la prospection :
. La Prise en Main à Distance facilitant l'assistance dans les cas les plus difficiles Cf. /declic_news_97.htm
. La Mise à Jour Internet automatisée permettant de toujours disposer d'une version à jour. Cf. /declic_news_118.htm
. Aide Internet: 10 Didacticiels, 9 Vidéos formation ... Cf. /videos.htm  Accédez à ces liens par double-clic.
. Lancement d'une Recherche Google (ou Bing) sur un mot ou sur une phrase. Cf. /declic_news_117.htm Pour lancer une recherche Google sur "Logiciel de prospection": Sélectionnez cette phrase. En appuyant sur la touche shift (Majuscule), cliquez sur la phrase. Puis relâchez la touche shift. Constatez que Déclic est en 1ère page.
. La Recherche accélérée dans les Pages Jaunes par un clic-droit sur le bouton "Pages Jaunes" qui ouvre le site Pages Jaunes avec l'Entreprise suivie du Code Postal dans le presse-papier. Effectuez un clic-droit sur le bouton Pages Jaunes. Sur la page jaune qui s'ouvre collez le presse-papier dans la zone "Quoi, qui ?". Déplacez le Code Postal "95300" dans la zone "Où ?". Ne laissez que Déclic dans la zone "Quoi, qui ?" et cliquez sur le bouton "Trouver".
Vous obtenez les coordonnées de "Déclic Marketing Direct".
Cf. /declic_news_118.htm
. Le Lancement d'un Site Internet avec un (ou des) code(s) dans le presse-papier Très pratique pour utiliser des services nécessitant des identifiants et des codes. Cliquez sur le bouton "Utilitaires et Documents".
Dans la liste cliquez sur la dernière entrée: "Compte CIC + www.filbanque.com^Identifiant - Mot de Passe". Vérifiez que la page d'identification du Site CIC s'ouvre avec votre Identifiant et Mot de Passe dans le presse-papier. Vous n'avez plus qu'à les coller en bonne place. Merci la mémoire!
Cf. /declic_news_120.htm.
. La Téléphonie Internet Protocol Lancement d'appels sortants Cf. /declic_news_72.htm

9 Tri des fiches, Coches, Repérage .  (fiche 12).
Le bouton Tri permet de trier les fiches sur 1 (ou 2) critère(s)
et de se positionner suivant ce (ou ces) critère(s).
Le critère de tri actuel (tri courant) est le N° de fiche, comme indiqué en bas et à droite, en bleu, sous "Critères de Tri".
Pour plus de détails sur le tri des fiches, consultez le didacticiel 
/didacticiels/sommaire_tri_reperage.htm.
Les 6 Coches de couleurs (en bas et au centre), servent à repérer des fiches pour un usage donné (impression, exportation, suppression ...). Les coches peuvent être positionnées :
. soit manuellement, en cliquant dessus.
Essayez de valider et de dévalider certaines coches de cette fiche.
. soit automatiquement, par la fonction Repérage (bouton "Tri Repérage") en fonction de critères (ex:Département=95)
Pour plus de détails sur le Repérage des fiches, consultez le didacticiel  
/didacticiels/sommaire_tri_reperage.htm .
Nota: Il est possible de parcourir les fiches repérées par une coche à l'aide des 2 petits boutons de défilement (situés sous le bouton "Fiches à rappeler").
Voir l'Aide Contextuelle (Ctrl + clic sur ces boutons) et essayez le défilement.

10. Rappel des Prospects. Aperçu sur l'utilisation courante du logiciel.  (fiche 13). 
Le bouton "Fiche à Rappeler"
permet d'afficher la liste des "Fiches à rappeler" triée en ordre décroissant sur la date de rappel puis en ordre croissant sur l'heure de rappel (ce tri correspond à l'ordre optimal de rappel). Afficher cette liste.
La date de rappel se renseigne en cliquant sur le bouton "Date de Rappel" et en sélectionnant une date dans l'écran Calendrier qui s'ouvre. Modifiez la date de rappel de cette fiche, puis réaffichez la liste des fiches à rappeler.
L'heure de rappel se renseigne en cliquant dans le bouton "Heure de Rappel" situé à droite de la Date de Rappel et en choisissant dans la liste, l'heure souhaitée qui peut être ensuite complétée par un commentaire sur le rappel. Modifiez l'heure de rappel de cette fiche. Pour plus de détails sur la Fonction Rappel, consultez l'aide: a:71
Aperçu sur l'utilisation de base (la plus courante) du logiciel
:
Dans une prospection classique, l'utilisateur utilise le bouton "Fiches à rappeler" (ci-dessous) pour afficher la Liste des Fiches à Rappeler et choisir la fiche qu'il souhaite exploiter pour l'afficher dans l'Écran Principal.
Cet écran (décrit précédemment en
#7 et #8) contenant toutes les informations utiles (notamment les compte-rendus d'entretien précédents), permet le rappel d'un prospect dans les meilleures conditions.
Après quoi, l'utilisateur clique dans la présente zone des compte-rendus d'entretien, pour saisir son compte-rendu
(horodaté automatiquement) puis choisit une nouvelle date (et éventuellement heure) de rappel à l'aide des boutons dédiés.
Il clique ensuite sur le bouton "Fiches à rappeler" pour passer à la fiche à rappeler suivante , et ainsi de suite .
..
Une démonstration de cette Utilisation de Base de Déclic est présentée dans la première partie (fiches #1, #2 et #3).

11. Recherche de fiches (avec repérage éventuel). Recherche dans une fiche. (fiche 14).
Recherche de fiches
: Dans le cadre d'une prospection courante, précédemment décrite, il arrive souvent qu'il faille retrouver une (ou des) fiche sur un ou plusieurs mots ou parties de mots; par exemple, une partie du nom de l'entre-prise, un (ou des) mot noté dans les Entretiens. (On peut aussi dire: "recherche sur une chaîne de caractères".)
L'écran Recherche qui s'affiche en cliquant sur le bouton "Recherche de fiches" (en bas et au centre-gauche) permet :
. de choisir les zones sur lesquelles va porter la recherche (une, plusieurs, toutes). Pour plus de détails : a:403 .
. de saisir le (ou les) mot recherché dans les zones choisies. Pour plus de détails sur ce point : a:401 .
. d'afficher la liste des fiches satisfaisant à la recherche. Un clic dans cette liste permet d'ouvrir la fiche correspondante.
Si une seule fiche satisfait à la recherche, cette fiche est ouverte immédiatement (sans affichage de la liste de résultat).
Si plusieurs zones d'une fiche satisfont à la recherche, une ligne est affichée pour chacune de ces zones.
Notons que la casse (majuscule, minuscule) n'est pas prise en compte dans les recherches.
A titre d'exemple, recherchez les fiches contenant le mot "cherche" dans la zone "Mots clefs". Seule la présente fiche satisfait à cette recherche. On constate donc un retour immédiat sur cette fiche, sans affichage de la liste de résultat.
Effectuez la même recherche dans toutes les zones (Recherche Générale). La liste résultat contient 7 lignes concernant 4 fiches. Repositionnez-vous sur cette fiche N°14 qui figure 4 fois dans la liste (4 zones différentes concernées).
Recherche de fiches avec repérage: En validant une ou plusieurs coches de l'écran "Recherche", on repère avec la (les) coche choisie, les fiches qui satisfont à la recherche. Combinée avec les opérations logiques sur les coches, cette fonction offre de très larges possibilités. Voir: a:402 .
Repérez avec la Coche Verte les 3 fiches qui contiennent "Cherche". Faites-les défiler. Pour cela, faites un clic droit sur la Coche Verte pour valider la couleur de défilement verte, et utiliser les petits boutons de défilement.
Recherche dans une fiche: Un clic droit sur le bouton "Recherche ..." permet de rechercher une chaîne de caractères dans toutes les zones de la fiche. De nouveaux clics droits permettent de se déplacer sur toutes les autres chaînes éventuellement présentes. Cette fonction est très utile pour les fiches très renseignées comme celle-ci.
Rechercher "chaîne" dans la présente fiche. Pour cela faites des clics droits successifs sur le bouton "Recherche ..." et constatez que vous vous déplacez sur les nombreuses occurrences de "chaîne" .
Pour plus de détails sur la recherche en général, consultez l'aide : a:16 .

12. Impressions standards sur imprimante ou sur tableur. Statistiques.  (fiche 15).
Le bouton "Impressions, Statistiques"(en bas, centre) permet d'imprimer les éditions standards. Citons les principales:
. Impression de la fiche. Imprimez cette fiche. Consultez l'aide : a:701
(l'impression des fiches de cette base QuickStart permet de constituer un jeu de fiches "Support de Formation"),
. Récapitulatif journalier, Récapitulatif périodique, sur imprimante ou sur tableur a:702 ,
. Liste d'une plage Date de Rappel, ou liste des fiches à rappeler pour cette plage, sur imprimante ou tableur,
. Liste des Fiches Repérées, sur imprimante ou tableur, permettant, des impressions rapides et élaborées a:705 .
Essayez une impression sur tableur. Cliquez sur "Impressions, ..." puis sélectionnez "Liste des fiches repérées", cochez Tableur et cliquez sur OK. Répondez OK (pour faire porter l'opération sur toutes les fiches) et choisissez le modèle Liste.EXP (le modèle définit les colonnes). Validez le fichier xls proposé. Le tableur s'ouvre avec la liste.
Notons que les impressions sur tableur permettent de profiter de toutes les possibilités des tableurs (tri, sélection, mise en forme, impression ...).

13. Conclusion. Aperçu sur les principales autres Fonctionnalités.  (fiche 16).
De nombreuses Fonctionnalités n'ont pu être abordées dans cette Prise en Main Rapide. Citons les principales (qu'il convient d'étudier au fur et à mesure des besoins), avec les liens vers la documentation (aide, didacticiels, vidéos).
. le Paramétrage 
/didacticiels/sommaire_parametrage_initial.htm
. les Boutons utilitaires paramétrables  a:34
. les Modèles de champs (utiles pour les exportations, les impressions, les listes)  a:26
. les Importations et Exportations de données  /didacticiels/sommaire_importation.htm
. les Courriers et Mailings  /didacticiels/sommaire_courrier.htm
. les Tâches à effectuer (avec alarmes sonores et visuelles)  a:20
. le Mode "Calcul du Potentiel" qui permet d'évaluer le Chiffre d'Affaire futur contenu dans la base de données a:103
. l'Utilisation en Réseau (multi-utilisateurs)  /didacticiels/sommaire_reseau.htm
. le Traitement des Coches (bouton en bas et à gauche) a:23
. les Notes qui contiennent des infos générales  a:43 . Consultez-les (clic droit sur le bouton "Système d'Aide").
. le Mémo, complément de la fiche  a:91 . Cliquez sur le bouton Mémo (en rouge).
La couleur du bouton Mémo  (blanche, verte, orange ou rouge) caractérise l'importance de son contenu (non directe-ment visible depuis l'écran principal).
Le titre du bouton Mémo est paramétrable. On peut, par exemple le nommer "Devis" pour consigner dans les Mémos les devis réalisés pour chacun des  prospects (ou clients).